Referencje w postaci e-maila

Zamawiający wezwał wykonawcę do złożenia dokumentów w trybie art. 26 ust. 1 Pzp2004 (aktualnie art. 128 ust. 1  ustawy Pzp), w tym między innymi do złożenia wykazu zrealizowanych usług, wraz z dokumentami potwierdzającymi, że usługi te zostały zrealizowane należycie.

Wykonawca, jako poświadczenie należytego wykonania przedłożył korespondencję mailową z podmiotami, na rzecz których prace były realizowane. O ile zgodzić się trzeba z zamawiającym, że dokumenty te jako takie nie muszą zawierać wszystkich danych zawartych w wykazie, ich rolą jest jednak potwierdzenie należytego wykonania prac w tym wykazie opisanych.

Oznacza to z jednej strony, że wystawca dokumentu musi poświadczyć należyte wykonanie zamówień, z drugiej zaś, że musi istnieć możliwość powiązania referencji z odpowiednią pozycją z wykazu. 
Skoro referencja ma potwierdzać należyte wykonanie prac, które w treści wykazu są opisane, to musi istnieć możliwość ich połączenia w jakikolwiek sposób. W tym przypadku elementu tego brakuje. 
I tak np. w odniesieniu do zamówienia wyszczególnionego i opisanego w poz. 1 wykazu - tłumaczenia pisemne na rzecz podmiotu H. wykonawca przedkłada e-mail od tego podmiotu, w którym stwierdza się, że: „usługi wykonywane na rzecz H. realizowane w okresie od 30 grudnia 2018 r. do dzisiaj zostały wykonane należycie”. 

Nie wiadomo zatem nawet o jakie usługi chodzi, czy dotyczy to tłumaczeń a jeśli ta jaki był ich zakres, a zatem czy jest to zamówienie opisanew wykazie. 

Analogicznie, w przypadku usług wymienionych w poz. 2 wykazu. 

Treść poświadczenia jest podobna, tym samym powiązanie zamówień wynikających z treści złożonego wykazu i e-maila jest niemożliwe.

Już tylko z tego powodu zamawiający powinien wezwać wykonawcę do uzupełnienia dokumentów, których treść nie potwierdzała, że określone, wymienione w wykazie usługi, zostały wykonane należycie. 
Ponadto Krajowa Izba Odwolawcza podzieliła również zastrzeżenia odwołującego co do formy składanych dokumentów. 

Należy zgodzić się ze stanowiskiem, że tzw. „referencje” tj. stanowiska osób poświadczających należyte wykonanie mają charakter oświadczenia, które może istnieć w dwóch formach. Możliwe jest zatem ich przedstawienie w formie papierowej (którą wykonawca może skonwertować do formy elektronicznej i następnie poświadczyć za zgodność z oryginałem) lub w formie oryginalnego dokumentu elektronicznego. Taki dokument z kolei wymaga opatrzeniago kwalifikowanympodpisem elektronicznym, przez osobę wystawiającąten dokument. 

Wykonawca złożył poświadczenia należytego wykonania, które są wiadomościami e-mail. Te z kolei są odpowiedzią na pytania tego wykonawcy (również w formie e-mail). Owa korespondencja, prowadzona pomiędzy wykonawcą a podmiotami wskazanymi w wykazie usług, nie może być uznana za prawidłową w zakresie, w jakim wymaga się złożenia tych dokumentów we właściwej formie. Zastosowanie w tym przypadku znajdą, przywoływane przez odwołującego przepisy, w tym rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 27 czerwca 2017 r. w sprawie użycia środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz udostępniania i przechowywania dokumentów elektronicznych (tj. Dz. U. z 2020 r., poz. 1261).

Zgodnie z § 4 tego rozporządzenia dokumenty elektroniczne przekazywane za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, o których mowa w § 2 ust. 1, są sporządzane w jednym z formatów danych określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.

Za taki dokument elektroniczny nie sposób uznać wiadomości e-mail. 

Tym samym, niezależnie od ich treści, referencje nie zostały również wystawione w sposób prawidłowy tj. w postaci dokumentu opatrzonego podpisem odręcznym ani dokumentu elektronicznego opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
 
Wyrok z dnia 26 kwietnia 2021 r., KIO 902/21
Źródło:  www.uzp.gov.pl