Składanie ofert dodatkowych w trybie podstawowym, w wariancie 2
W trybie podstawowym, w wariancie 2, w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu oferty mogą składać wszyscy zainteresowani wykonawcy, a następnie zamawiający może prowadzić negocjacje w celu ulepszenia treści ofert, które podlegają ocenie w ramach kryteriów oceny ofert, o ile przewidział taką możliwość, a po zakończeniu negocjacji zamawiający zaprasza wykonawców do składania ofert dodatkowych (art. 275 pkt 2 ustawy Pzp).
Jeżeli w wariancie 2 zamawiający zdecyduje się na negocjacje, po dokonaniu badania i oceny ofert, zamawiający informuje równocześnie wszystkich wykonawców, którzy w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu złożyli oferty: o wykonawcach których oferty nie zostały odrzucone, oraz punktacji przyznanej ofertom w każdym kryterium oceny ofert i łącznej punktacji oraz wykonawcach, których oferty zostały odrzucone, podając uzasadnienie faktyczne i prawne (art. 287 ust. 3 pkt 1 i 2 ustawy Pzp). Jeżeli zamawiający zdecydował się ograniczyć liczbę wykonawców, których zaprosi do negocjacji ofert, informuje również równocześnie wszystkich wykonawców, którzy w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu złożyli oferty, o wykonawcach, którzy nie zostali zakwalifikowani do negocjacji, oraz punktacji przyznanej ich ofertom w każdym kryterium oceny ofert i łącznej punktacji, w przypadku, o którym mowa w art. 288 ust. 1 ustawy Pzp, podając uzasadnienie faktyczne i prawne (art. 287 ust. 3 pkt 3 ustawy Pzp).
Jeżeli w wariancie 2 zamawiający nie prowadzi negocjacji, dokonuje wyboru najkorzystniejszej oferty spośród niepodlegających odrzuceniu ofert złożonych w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu. W takim przypadku zamawiający, tak jak w wariancie 1 wzywa wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania, podmiotowych środków dowodowych, jeżeli wymagał ich złożenia w ogłoszeniu o zamówieniu lub dokumentach zamówienia, aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych (art.
274 ust. 1 Pzp).
Na podstawie art. 288 ust. 1 ustawy Pzp, w wariancie 2 zamawiający może również ograniczyć liczbę wykonawców, których zaprosi do negocjacji ofert, o ile liczba ta jest wystarczająca, aby zapewnić konkurencję i nie jest mniejsza niż 3. W takim przypadku zamawiający wskazuje, w ogłoszeniu o zamówieniu oraz SWZ kryteria oceny ofert, które zamierza stosować w celu ograniczenia liczby wykonawców zapraszanych do negocjacji ofert, oraz podaje maksymalną liczbę wykonawców, których zaprosi do negocjacji ofert.
W wariancie 2 negocjacje są fakultatywne, co oznacza, że zamawiający nawet gdy przewidział możliwość prowadzenia negocjacji w celu ulepszenia treści ofert, które podlegają ocenie w ramach kryteriów oceny ofert, może dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej bez ich przeprowadzenia. Decyzja o przeprowadzeniu negocjacji lub rezygnacji z negocjacji należy wyłącznie do zamawiającego.
Następnie zamawiający zaprasza jednocześnie wykonawców do negocjacji ofert złożonych w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu, jeżeli nie podlegały one odrzuceniu, a jeżeli zamawiający ustalił kryteria, o których mowa w art. 288 ust. 2 ustawy Pzp, zaproszenie kieruje do tych wykonawców, których oferty spełniają w najwyższym stopniu te kryteria, w liczbie ustalonej przez zamawiającego. Ofertę wykonawcy niezaproszonego do negocjacji uznaje się za odrzuconą. Jeżeli liczba wykonawców, którzy w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu złożyli oferty niepodlegające odrzuceniu, jest mniejsza niż 3, w wariancie 2 zamawiający musi kontynuować postępowanie.
Po zakończeniu negocjacji zamawiający informuje równocześnie wszystkich wykonawców, których oferty złożone w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu nie zostały odrzucone, o zakończeniu negocjacji oraz zaprasza ich do składania ofert dodatkowych. Oznacza to, że w wariancie 2 wykonawca zaproszony do negocjacji nie musi brać udziału w negocjacjach. Zamawiający musi zaprosić do złożenia oferty dodatkowej także wykonawców, którzy zostali zaproszeni do negocjacji, ale nie wzięli udziału w negocjacjach.
Zgodnie z art. 296 ust. 1 ustawy Pzp wykonawca może złożyć ofertę dodatkową, która zawiera nowe propozycje w zakresie treści oferty podlegających ocenie w ramach kryteriów oceny ofert wskazanych przez zamawiającego w zaproszeniu do negocjacji (art. 296 ust. 1 zdanie pierwsze ustawy Pzp). Złożenie oferty dodatkowej nie jest więc obowiązkowe. Jeżeli wykonawca zdecyduje się na złożenie oferty dodatkowej, oferta dodatkowa nie może być mniej korzystna w żadnym z kryteriów oceny ofert wskazanych w zaproszeniu do negocjacji niż oferta złożona w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu (art. 296 ust. 1 zdanie drugie ustawy Pzp). Jeżeli wykonawca zaproszony do negocjacji nie przystąpi do negocjacji i nie złoży oferty dodatkowej, jest związany ofertą złożoną w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu, pod warunkiem, że nie upłynął termin związania ofertą. Oferta przestaje wiązać wykonawcę w zakresie, w jakim złoży on ofertę dodatkową zawierającą korzystniejsze propozycje w ramach każdego z kryteriów oceny ofert wskazanych w zaproszeniu do negocjacji (art. 296 ust. 1 zdanie trzecie ustawy Pzp). Oferta dodatkowa, która jest mniej korzystna w którymkolwiek z kryteriów oceny ofert wskazanych w zaproszeniu do negocjacji niż oferta złożona w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu, podlega odrzuceniu (art. 296 ust. 1 zdanie czwarte ustawy Pzp).
Przykład
Jeżeli w zaproszeniu do negocjacji zamawiający wskaże kryteria oceny ofert, w ramach których będą prowadzone negocjacje w celu ulepszenia treści ofert cenę i okres gwarancji, to wykonawca w ofercie dodatkowej może zaoferować niższą cenę i dłuższy okres gwarancji, ponieważ oferta dodatkowa nie może być mniej korzystna w żadnym z kryteriów oceny ofert wskazanych w zaproszeniu do negocjacji niż oferta złożona w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu. Nowe propozycje mogą zatem dotyczyć niższej ceny i dłuższego okresu gwarancji albo wyłącznie niższej ceny, albo wyłącznie dłuższego okresu gwarancji. Oferta dodatkowa nie może bowiem być mniej korzystna w żadnym z kryteriów oceny ofert wskazanych w zaproszeniu do negocjacji (art. 296 ust. 2 zdanie drugie Pzp).
Oferta złożona odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu przestanie bowiem wiązać wykonawcę w zakresie, w jakim złoży on ofertę dodatkową zawierającą korzystniejsze propozycje w ramach każdego z kryteriów oceny ofert wskazanych w zaproszeniu do negocjacji.
Jeżeli wykonawca złożyłby ofertę dodatkową mniej korzystną w ramach któregokolwiek z kryteriów oceny ofert wskazanych w zaproszeniu do negocjacji, oferta tego wykonawcy zostanie odrzucona. W takim przypadku wykonawcę wiąże oferta złożona w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu. Nie jest więc możliwe zaoferowanie w ofercie dodatkowej niższej ceny i krótszego okresu gwarancji albo wyższej ceny i dłuższego okresu gwarancji, nawet jeżeli bilans tych kryteriów w ofercie dodatkowej byłby korzystniejszy bilans tych kryteriów w ofercie złożonej w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu.
Po złożeniu ofert dodatkowych zamawiający dokonuje badania i oceny ofert dodatkowych, a następnie na podstawie art. 274 ust. 1 ustawy Pzp wzywa wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania, podmiotowych środków dowodowych, jeżeli wymagał ich złożenia w ogłoszeniu o zamówieniu lub dokumentach zamówienia, aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych.
Jeżeli złożone przez wykonawcę podmiotowe środki dowodowe, potwierdzają spełnianie warunków udziału w postępowaniu i brak podstaw wykluczenia, komisja przetargowa przedstawia kierownikowi zamawiającego wyniki oceny ofert oraz propozycję wyboru najkorzystniejszej oferty, a kierownik zamawiającego zatwierdza propozycję komisji przetargowej.
Zgodnie z art. 253 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy Pzp niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty zamawiający będzie informować równocześnie wykonawców, którzy złożyli oferty, o: wyborze najkorzystniejszej oferty, podając nazwę albo imię i nazwisko, siedzibę albo miejsce zamieszkania, jeżeli jest miejscem wykonywania działalności wykonawcy, którego ofertę wybrano, oraz nazwy albo imiona i nazwiska, siedziby albo miejsca zamieszkania, jeżeli są miejscami wykonywania działalności wykonawców, którzy złożyli oferty, a także punktację przyznaną ofertom w każdym kryterium oceny ofert i łączną punktację (ust. 1), a także o wykonawcach, których oferty zostały odrzucone (ust. 2) - podając uzasadnienie faktyczne i prawne. Na stronie internetowej prowadzonego postępowania będą zamieszczane tylko informacje, o których mowa w art. 253 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp. Zamawiający może nie ujawniać informacji, o których mowa w art. 253 ust. 1 Pzp, jeżeli ich ujawnienie byłoby sprzeczne z ważnym interesem publicznym.
Józef Edmund Nowicki