Udostępnianie protokołu, ofert, udzielonych wyjaśnień, podmiotowych i przedmiotowych środków dowodowych oraz zwrot projektów, rysunków, modeli, próbek oraz innych podobnych materiałów
Zamawiający dokumentuje przebieg postępowania o udzielenie zamówienia, sporządzając w jego toku protokół postępowania. Protokołu postępowania nie sporządza się w przypadku, gdy zamówienia udziela się na warunkach określonych w umowie ramowej zawartej z jednym wykonawcą lub z kilkoma wykonawcami, bez przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia.
Protokół postępowania jest dokumentem sporządzanym przez zamawiającego, który potwierdza przebieg postępowania o udzielenie zamówienia.
Zamawiający nie ma obowiązku podawania w protokole postępowania informacji, które zostały podane w ogłoszeniu o zamówieniu, pod warunkiem załączenia tego ogłoszenia do protokołu postępowania.
Sposób dokumentowania oraz przechowywania dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, wzory protokołów postępowania, zakres dodatkowych informacji zawartych w protokole postępowania oraz sposób oraz formę udostępniania zainteresowanym protokołu postępowania wraz z załącznikami określa rozporządzenie Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 18 grudnia 2020 r. w sprawie protokołów postępowania oraz dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz.U. poz. 2434).
Zamawiający dokumentuje czynności i zdarzenia związane z danym zamówieniem publicznym lub umową ramową w uporządkowany sposób, umożliwiający odtworzenie chronologicznego przebiegu wszystkich etapów danego postępowania oraz istotnych czynności poprzedzających jego wszczęcie, a także czynności związanych z zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego lub umowy ramowej.
Protokół postępowania musi zawierać co najmniej:
- nazwę i adres zamawiającego;
- wskazanie przedmiotu i wartości zamówienia;
- informację o trybie udzielenia zamówienia i wskazanie okoliczności uzasadniających zastosowanie wybranego trybu, jeżeli przepisy ustawy przewidują przesłanki zastosowania tego trybu;
- wartość umowy w sprawie zamówienia publicznego, umowy ramowej lub dynamicznego systemu zakupów;
- powody odstąpienia od wymogu użycia środków komunikacji elektronicznej przy składaniu wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert, podmiotowych środków dowodowych lub przedmiotowych środków dowodowych;
- wyniki badania i oceny ofert oraz wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, wraz z podaniem imion, nazwisk albo nazw wykonawców, numerów identyfikacji podatkowej (NIP) lub numerów identyfikacyjnych REGON;
- powody unieważnienia postępowania;
- informacje o istnieniu okoliczności, o których mowa w art. 56 ust. 2 i 3 ustawy Pzp;
- informacje o złożonych oświadczeniach, o których mowa w art. 56 ust. 4 ustawy Pzp;
- imię i nazwisko albo nazwę wykonawcy, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, oraz powody wyboru jego oferty, a także, jeśli jest to wiadome, wskazanie części zamówienia lub umowy ramowej, którą ten wykonawca zamierza powierzyć podwykonawcom, a także imiona i nazwiska albo nazwy ewentualnych podwykonawców, jeżeli są już znani;
- imiona i nazwiska członków komisji przetargowej i innych osób, które wykonywały czynności w prowadzonym postępowaniu;
- uzasadnienie nadzwyczajnych okoliczności, o których mowa w art. 415 ust. 3 lub w art. 422 ust. 3 ustawy Pzp, w przypadku zamówień w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa;
- uzasadnienie przekroczenia limitu 50% wartości zamówienia, o którym mowa w art. 455 ust. 1 pkt 3 lit. c ustawy Pzp, w przypadku zamówienia w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa.
Zamawiający zapewnia przechowywanie dokumentacji postępowania, w tym protokołu postępowania i załączników do protokołu postępowania, tak aby przez cały okres jej przechowywania miał on bieżący dostęp do kompletnej dokumentacji, w celu umożliwienia jej niezwłocznego udostępnienia oraz odtworzenia, w sposób niebudzący wątpliwości, chronologicznego ciągu czynności i zdarzeń związanych z danym postępowaniem, w tym istotnych czynności poprzedzających jego wszczęcie, a także czynności związanych z zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego lub umowy ramowej.
Protokół postępowania jest jawny od początku jego prowadzenia i udostępniany na wniosek. Natomiast załączniki do protokołu postępowania udostępnia się po dokonaniu wyboru najkorzystniejszej oferty albo unieważnieniu postępowania, z tym że: oferty wraz z załącznikami udostępnia się niezwłocznie po otwarciu ofert, nie później jednak niż w terminie 3 dni od dnia otwarcia ofert, z tym że treść oferty wstępnej i ofert składanych w trakcie negocjacji, wraz z załącznikami, w trybie negocjacji z ogłoszeniem, zamawiający udostępnia od dnia otwarcia ofert ostatecznych, a jeżeli udziela zamówienia na podstawie ofert wstępnych - od dnia wyboru oferty najkorzystniejszej.
W ocenie Urzędu Zamówień Publicznych „W świetle art. 74 ust. 2 pkt 1 nowej ustawy Pzp oferty wraz z załącznikami składane w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego powinny zostać udostępnione (na wniosek) przez zamawiającego niezwłocznie po ich otwarciu, nie później jednak niż w terminie 3 dni od dnia, w którym nastąpiło otwarcie ofert. Obowiązek niezwłocznego udostępniania ofert, o którym mowa w ww. przepisie, należy rozumieć jako konieczność podjęcia przez zamawiającego czynności w najkrótszym możliwym terminie (po wpłynięciu wniosku o udostępnienie), mając na uwadze okoliczności związane z prowadzonym postępowaniem o udzielenie zamówienia. Powyższe oznacza co do zasady, iż udostępnienie ofert powinno nastąpić bez zbędnej zwłoki w terminie nie dłuższym niż 3 dni od daty ich otwarcia. Ponadto w postępowaniach prowadzonych w trybie negocjacji z ogłoszeniem, stosownie do art. 166 ust. 3 nowej ustawy, oferty wstępne oraz oferty składane w trakcie negocjacji wraz z załącznikami powinny być udostępniane od dnia otwarcia ofert ostatecznych, a jeżeli zamawiający zdecydował się na udzielenie zamówienia na podstawie ofert wstępnych, oferty te powinny zostać udostępnione od dnia wyboru oferty najkorzystniejszej.”
W przypadku, o którym mowa w art. 275 pkt 3 ustawy Pzp (tryb podstawowy w wariancie z obligatoryjnymi negocjacjami - wariant 3), treść ofert, które podlegają negocjacjom, zamawiający udostępnia wraz z załącznikami od dnia otwarcia ofert ostatecznych.
Załącznikami do protokołu są oferty, opinie biegłych, oświadczenia, informacja z zebrania z wykonawcami, zawiadomienia, wnioski, dowód przekazania ogłoszenia Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej, inne dokumenty i informacje składane przez zamawiającego i wykonawców oraz umowa w sprawie zamówienia publicznego stanowią załączniki do protokołu postępowania.
Wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu wraz z załącznikami udostępnia się od dnia poinformowania o wynikach oceny tych wniosków. Nie udostępnia się natomiast informacji, które mają charakter poufny, w tym przekazywanych w toku negocjacji lub dialogu.
Protokół postępowania lub załączniki do protokołu postępowania udostępnia się w oryginale lub kopii przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Jeżeli udostępnienie protokołu postępowania lub załączników do protokołu postępowania albo ich części przy użyciu środków komunikacji elektronicznej byłoby utrudnione lub niemożliwe z przyczyn o charakterze technicznym, z przyczyn wynikających z przepisów odrębnych, w przypadku odstąpienia od wymagania użycia środków komunikacji elektronicznej z powodu zaistnienia jednej z sytuacji określonej w art. 65 ust. 1 ustawy Pzp, stanowiącej podstawę odstąpienie od wymagania użycia środków komunikacji elektronicznej lub w przypadku zamówień w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa, zamawiający niezwłocznie informuje o tym wnioskodawcę, wskazując, że udostępnienie, zgodnie z wyborem zamawiającego, może nastąpić przez wgląd w miejscu wyznaczonym przez zamawiającego, przesłanie za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe lub za pośrednictwem posłańca.
Wykonawcy, którego oferta nie została wybrana zamawiający zwraca złożone przez niego plany, projekty, rysunki, modele, próbki, wzory, programy komputerowe oraz inne podobne materiały, na jego wniosek.
Na wniosek wykonawcy, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza zamawiający zwraca temu wykonawcy, na jego wniosek, złożone przez niego plany, projekty, rysunki, modele, próbki, wzory, programy komputerowe oraz inne podobne materiały, o ile nie stanowią one załączników do umowy w sprawie zamówienia publicznego.
Zamawiający może natomiast zwrócić złożone przez wykonawcę, w tym również wykonawcę, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, złożone przez niego plany, projekty, rysunki, modele, próbki, wzory, programy komputerowe oraz inne podobne materiały, jeżeli wniosek wykonawcy, nie został złożony w terminie 30 dni od dnia zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego albo unieważnienia postępowania (z wyjątkiem planów, projektów, rysunków, modeli, próbek, wzorów, programów komputerowych oraz innych podobnych materiałów, złożonych przez wykonawcy, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, stanowiących załączniki do umowy w sprawie zamówienia publicznego).
W przypadku zwrotu wykonawcom złożonych przez nich planów, projektów, rysunków, modeli, próbek, wzorów, programów komputerowych i innych podobnych materiałów, informacja o zwrocie stanowi załącznik do protokołu postępowania.
Zamawiający przechowuje protokół postępowania wraz z załącznikami przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, w sposób gwarantujący jego nienaruszalność. Jeżeli okres obowiązywania umowy w sprawie zamówienia publicznego przekracza 4 lata, zamawiający przechowuje protokół postępowania wraz z załącznikami przez cały okres obowiązywania umowy w sprawie zamówienia publicznego.
W przypadku prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia w oparciu o narzędzia i urządzenia komunikacji elektronicznej udostępniane przez inny podmiot, zamawiający może powierzyć mu przechowywanie protokołu postępowania i załączników do tego protokołu w jego systemie teleinformatycznym, pod warunkiem przekazania zamawiającemu elektronicznej kopii wszystkich informacji i dokumentów związanych z takim postępowaniem. W takim przypadku sposób przechowywania oraz przekazywania protokołu postępowania i załączników do tego protokołu oraz elektronicznej kopii wszystkich informacji i dokumentów związanych z takim postępowaniem, musi umożliwiać odczytanie przechowywanych i przekazywanych dokumentów.
Wszystkie dokumenty, w tym dokumenty elektroniczne składane lub wykorzystywane dla celów prowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia, a także przeprowadzanych wstępnych konsultacji rynkowych, stanowiące załączniki do protokołu postępowania, muszą być przechowywane w oryginalnej postaci i formacie, w jakich zostały sporządzone lub przekazane.
Zamawiający jest obowiązany dokumentować wszystkie istotne czynności oraz inne istotne zdarzenia w postępowaniu w zakresie komunikacji z wykonawcami oraz innymi podmiotami, a także w związku z udostępnianiem protokołu postępowania.
Jeżeli przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia przeprowadzono wstępne konsultacje rynkowe, informację o przeprowadzeniu tych konsultacji, o podmiotach, które w nich uczestniczyły, zamawiający podaje w protokole postępowania.
Jawność ofert nie ogranicza się zatem do jawności w jej postaci pierwotnej. W przypadku postępowania jednoetapowego (np. przetarg nieograniczony, tryb podstawowy bez negocjacji) oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, podmiotowe i przedmiotowe środki dowodowe, inne dokumenty i oświadczenia składane w postępowaniu, na wezwanie z art. 126, art. 128 ust. 1-5, art. 223 ust. 1 i art. 224 ust. 1 ustawy Pzp nie są załącznikami do protokołu, które udostępnia się dopiero po dokonaniu wyboru najkorzystniejszej oferty lub unieważnieniu postępowania. Podlegają zatem udostępnieniu zgodnie z zasadami udostępniania ofert.
Opracowano na podstawie art. 73-79 ustawy Pzp.