Oświadczenie w formie pisemnej i pisemne oświadczenie

Pojęcie „oświadczenia w formie pisemnej” występuje m. in. w art. 56 ust. 4 zdanie pierwsze ustawy Pzp.

Zgodnie z art. 56 ust. 4 zdanie pierwsze ustawy Pzp osoby, o których mowa w ust. 1 i 3, składają, pod rygorem odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia, oświadczenie w formie pisemnej o istnieniu albo braku istnienia okoliczności, o których mowa odpowiednio w art. 56 ust. 2 lub 3 ustawy Pzp. 

Minimalne wymagania dla zachowania formy pisemnej określa art. 78 § 1 k.c.  Do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. W przypadku oświadczenia w formie pisemnej jest to złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym jego treść. Podpis jest charakterystycznym dla danej osoby znakiem graficznym wywodzącym się z jej imienia i nazwiska. Podpis ma również określony cel, ponieważ jest potwierdzeniem złożonego oświadczenia i aby skutecznie takie potwierdzenie stanowić, musi spełniać podstawowy wymóg - musi pozwalać na identyfikację osoby, która bądź w imieniu własnym, bądź w imieniu reprezentowanego przez siebie podmiotu określone oświadczenie woli złożyła. W orzecznictwie Sądu Najwyższego konsekwentnie przyjmuje się, że niezbędną cechą podpisu jest jego własnoręczność. Określenia „własnoręczny” zostało expressis verbis użyte w art. 78 k.c. Konieczność własnoręczności podpisu wynika z tego, że przy podpisie chodzi o udokumentowanie nie tylko brzmienia nazwiska, ale także i charakteru pisma, by w ten sposób ułatwić orientację w rozpoznaniu osoby. (…) Zasadniczo podpis powinien wyrażać co najmniej nazwisko. Nie jest konieczne, aby było to nazwisko w pełnym brzmieniu, gdyż dopuszczalne jest jego skrócenie, nie musi ono być także w pełni czytelne. Podpis powinien jednak składać się z liter i umożliwiać identyfikację autora, a także stwarzać możliwość porównania oraz ustalenia, czy został złożony w formie zwykle przezeń używanej. Podpis powinien więc wykazywać cechy indywidualne i powtarzalne.

Na zagadnienie kształtu własnoręcznego podpisu Sąd Najwyższy zwrócił uwagę w uchwale z dnia 30 grudnia 1993 r., III CZP 146/93 oraz wyroku z dnia 24 czerwca 2009 r., I CSK 447/08, w której stwierdził, że „Nie można zatem formułować ogólnych wskazań co do długości lub kształtu podpisu, poza tym, że ma on stanowić napisane nazwisko, niekoniecznie czytelnie, ale w sposób charakterystyczny dla osoby podpisanej. Istotne jest bowiem to, by napisany znak ręczny - przy całej tolerancji co do kształtu własnoręcznego podpisu - stwarzał w stosunku do osób trzecich pewność, że podpisujący chciał podpisać się pełnym swoim nazwiskiem oraz że uczynił to w formie, jakiej przy podpisywaniu dokumentów stale używa. Takiej pewności nie stwarzają same inicjały, czyli parafa, toteż nie mogą być one uznane za podpis wystawcy weksla. Podpis nieczytelny stanowi wyraz woli napisania nazwiska jedynie wówczas, gdy podpisujący w taki właśnie sposób pisze swoje nazwisko, składając podpisy na dokumentach. Dlatego też podpis nieczytelny powinien być złożony w formie zwykle używanej przez wystawcę weksla, a więc w formie, która jest tym samym znana szerszemu kręgowi osób. Tak wykonany podpis, choć nie daje się odczytać, wyraża napisane nazwisko a zarazem pełni funkcję identyfikacyjną”. 

W uchwale III CZP 146/93, Sąd Najwyższy zwrócił również uwagę, że „Nie jest konieczne, aby było to nazwisko w pełnym brzmieniu, gdyż dopuszczalne jest jego skrócenie, nie musi ono być także w pełni czytelne. Podpis powinien jednak składać się z liter i umożliwiać identyfikację autora, a także  stwarzać możliwość porównania oraz ustalenia czy został złożony w formie zwykle przezeń używanej; podpis więc powinien wykazywać cechy indywidualne i powtarzalne.”

Oświadczenie w formie pisemnej nie jest pisemnym oświadczeniem.  

W przypadku gdy wybór najkorzystniejszej oferty nie nastąpi przed upływem terminu związania ofertą, określonego w dokumentach zamówienia, zamawiający przed upływem terminu związania ofertą, zwraca się jednokrotnie do wykonawców o wyrażenie zgody na przedłużenie tego terminu o wskazywany przez niego okres, nie dłuższy niż 60 dni (art. 220 ust. 3 ustawy Pzp). Przedłużenie terminu związania ofertą, wymaga złożenia przez wykonawcę pisemnego oświadczenia o wyrażeniu zgody na przedłużenie terminu związania ofertą (zob. art. 220 ust. 4 ustawy Pzp). W takim przypadku wykonawca może przesłać zamawiającemu „pisemne oświadczenie o wyrażeniu zgody na przedłużenie terminu związania ofertą” pocztą elektroniczną jako skan uprzednio sporządzonego oświadczenia w formie pisemnej lub przesłać takie oświadczenie, jako treść wpisaną bezpośrednio w mailu, a nie jako załącznik do maila.

Pojęcie „pisemnego oświadczenia” nawiązuje do pojęcia „pisemności” (art. 7 pkt 16 Pzp). Pisemność to sposób wyrażenia informacji przy użyciu wyrazów, cyfr lub innych znaków pisarskich, które można odczytać i powielić, w tym przekazywanych przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. 

Użyte w art. 7 pkt 16 Pzp wyrażenie przy „użyciu wyrazów, cyfr lub innych znaków pisarskich” oznacza, że komunikacja musi być prowadzona w postaci tekstowej, a nie dźwiękowej lub wizualnej. Wyrazy, cyfry lub inne znaki pisarskie muszą być uzewnętrznione w postaci widzialnej postaci oraz w sposób umożliwiający ich kopiowanie np. w postaci papierowej lub elektronicznej. 

Znaki pisarskie to między innymi cyfry, litery, znaki interpunkcyjne, symbole matematyczne, chemiczne, fizyczne, astronomiczne, kartograficzne, techniczne, abrewiatury (np. $, §, €, £, ¥, ©, ®).

Pojęcie pisemności nie wymaga, aby dokument był podpisany podpisem własnoręcznym obejmującym treść oświadczenia lub opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Na gruncie pojęcia „pisemności” zamawiający może, wpisując treść wezwania bezpośrednio w mailu, wezwać wykonawcę do:

  1. udzielania  wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert oraz przedmiotowych środków dowodowych lub innych składanych dokumentów lub oświadczeń (art. 223 ust. 1 zdanie pierwsze ustawy Pzp),
  2. udzielania wyjaśnień, w tym złożenia dowodów w zakresie wyliczenia ceny lub kosztu, lub ich istotnych części składowych (art. 224 ust. 1 ustawy Pzp),
  3. złożenia, poprawienia lub uzupełnienia oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, podmiotowych środków dowodowych, innych dokumentów lub oświadczeń składanych w postępowaniu (art. 128 ust. 1 ustawy Pzp),
  4. udzielania wyjaśnień dotyczących treści oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, lub złożonych podmiotowych środków dowodowych lub innych dokumentów lub oświadczeń składanych w postępowaniu (art. 128 ust. 4 ustawy Pzp),
  5. udzielania wyjaśnień dotyczących treści przedmiotowych środków dowodowych (art. 107 ust. 4 ustawy Pzp),
  6. potwierdzenia, że podmiotowe środki dowodowe złożone bez wezwania zamawiającego są nadal aktualne.  

Zamawiający może, wpisując treść wezwania bezpośrednio w mailu, przed wyborem najkorzystniejszej oferty wezwać wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 10 lub 5 dni dni, aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych (art. 126 ust. 1 i art. 274 ust. 1 ustawy Pzp).

Z instytucji „pisemności” może również skorzystać wykonawca.

Wykonawca może, wpisując treść odpowiedzi na wezwanie zamawiającego, bezpośrednio w mailu, m. in.: udzielić  wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert oraz przedmiotowych środków dowodowych lub innych składanych dokumentów lub oświadczeń, udzielić wyjaśnień, w zakresie wyliczenia ceny lub kosztu, lub ich istotnych części składowych, udzielić wyjaśnień dotyczących treści oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, lub złożonych podmiotowych środków dowodowych lub innych dokumentów lub oświadczeń składanych w postępowaniu, a także udzielić wyjaśnień dotyczących treści przedmiotowych środków dowodowych.

Jeżeli termin związania ofertą upłynął przed wyborem najkorzystniejszej oferty, zamawiający wzywa wykonawcę, którego oferta otrzymała najwyższą ocenę, do wyrażenia, w wyznaczonym przez zamawiającego terminie, pisemnej zgody na wybór jego oferty (art. 252 ust. 2 ustawy Pzp). W takim przypadku wykonawca może wyrazić pisemną zgodę wpisując treść takiej zgody bezpośrednio w mailu.

 

Zespół wPrzetargach