Czy elektroniczną kopią dokumentu potwierdzoną za zgodność z oryginałem będzie formularz oferty sporządzony w formie pisemnej, postaci papierowej, a następnie zeskanowany oraz zapisany w formacie .pdf i w takim formacie opatrzony kwalifikowanym podpi

Czy elektroniczną kopią dokumentu potwierdzoną za zgodność z oryginałem będzie formularz oferty sporządzony w formie pisemnej, postaci papierowej, a następnie zeskanowany oraz zapisany w formacie .pdf i w takim formacie opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym?

 

Zgodnie z § 5 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 27 czerwca 2017 r. w sprawie użycia środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz udostępniania i przechowywania dokumentów elektronicznych (Dz.U. z 2017 r. poz. 1320 ze zm. w Dz.U. z 2018 r. poz. 1991), w przypadku przekazywania przez wykonawcę elektronicznej kopii dokumentu lub oświadczenia, opatrzenie jej kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez wykonawcę albo odpowiednio przez podmiot, na którego zdolnościach lub sytuacji polega wykonawca na zasadach określonych w art. 22a Pzp, albo przez podwykonawcę jest równoznaczne z poświadczeniem elektronicznej kopii dokumentu lub oświadczenia za zgodność z oryginałem.

Elektroniczną kopią dokumentu będzie zatem dokument, którego oryginał istnieje w formie pisemnej, postaci papierowej, zeskanowany, a następnie opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym (wykonanie elektronicznego odwzorowania dokumentu (skan) sporządzonego w postaci papierowej).

Zgodnie z art. 10a ust. 5 Pzp oferty, wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu oraz oświadczenie, o którym mowa w art. 25a Pzp, w tym jednolity dokument, sporządza się, pod rygorem nieważności, w postaci elektronicznej i opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Z przepisu art. 10a ust. 5 Pzp wynika, że dla zachowania prawidłowej formy oferty nie wystarcza opatrzenie dokumentu w postaci elektronicznej kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W przepisie tym ustawodawcza wyraźnie wskazał, że oferta musi być „sporządzona” w postaci elektronicznej.

Użyte w art. 10a ust. 5 Pzp wyrażenie „sporządza się” oznacza „wykonać, przygotować coś” (zob. https://sjp.pwn.pl/sjp/sporzadzic;2523191.html)

Takie rozumienie użytego w art. 10a ust. 5 Pzp wyrażenia „sporządza się” wynika z przepisów rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie użycia środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz udostępniania i przechowywania dokumentów elektronicznych.

Zgodnie z § 5 ust. 1 pkt 1 rozporzadzenia „Jeżeli oryginał dokumentu lub oświadczenia, o których mowa w art. 25 ust. 1 ustawy, lub inne dokumenty lub oświadczenia składane w postępowaniu o udzielenie zamówienia, nie zostały sporządzone w postaci dokumentu elektronicznego, wykonawca może sporządzić i przekazać elektroniczną kopię posiadanego dokumentu lub oświadczenia.”

Godnie natomiast z § 5 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w przypadku przekazywania przez wykonawcę elektronicznej kopii dokumentu lub oświadczenia, opatrzenie jej kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez wykonawcę albo odpowiednio przez podmiot, na którego zdolnościach lub sytuacji polega wykonawca na zasadach określonych w art. 22a Pzp, albo przez podwykonawcę jest równoznaczne z poświadczeniem elektronicznej kopii dokumentu lub oświadczenia za zgodność z oryginałem.

Z przepisu § 5 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia wynika, że wersja elektroniczna dokumentu, który pierwotnie został sporządzony w innej formie niż elektroniczna, to „elektroniczna kopia posiadanego dokumentu”.

Uznanie zeskanowanego dokumentu uprzednio sporządzonego w formie pisemnej za elektroniczna kopię dokumentu wynika również z uzasadnienia do projektu rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów zmieniającego rozporządzenie w sprawie użycia środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz udostępniania i przechowywania dokumentów elektronicznych: „Projektowane brzmienie § 5 ust. 1 i 2 jest przede wszystkim konsekwencją zmodyfikowanego (z dniem 18 października 2018 r.) brzmienia art. 10a ust. 5 ustawy Pzp, z którego będzie jednoznacznie wynikało, że nie wszystkie oświadczenia składane w postępowaniu o udzielenie zamówienia muszą być sporządzane, pod rygorem nieważności, w postaci elektronicznej i opatrywane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, ale jedynie te oświadczenia, o których mowa w art. 25a ustawy Pzp, w tym jednolity europejski dokument zamówienia. Mając na względzie powyższe, projektuje się, aby nie tylko dokumenty, o których mowa w art. 25 ust. 1 ustawy Pzp, ale i oświadczenia, które nie zostały oryginalnie sporządzone w postaci dokumentu elektronicznego, ale w postaci dokumentu papierowego opatrzonego własnoręcznym podpisem, mogły być składane jako elektroniczna kopia takiego dokumentu lub oświadczenia, potwierdzona za zgodność z oryginałem kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Należy przy tym wyjaśnić, że pod pojęciem „elektronicznej kopii takiego oświadczenia lub dokumentu” będzie rozumiane wykonanie elektronicznego odwzorowania oryginalnego oświadczenia lub dokumentu sporządzonego pierwotnie w postaci papierowej, czyli skan oświadczenia lub dokumentu papierowego. Wprowadzenie takiej regulacji ma sprzyjać wykonawcom, zwłaszcza z sektora mikroprzedsiębiorców, małych i średnich przedsiębiorców. Wypada zauważyć, że oświadczenia, o których mowa w art. 25 ust. 1 ustawy Pzp, a w szczególności wymienione w rozporządzeniu wydanym na podstawie art. 25 ust. 2 ustawy Pzp, są w istocie oświadczeniami własnymi wykonawcy, podwykonawcy czy podmiotu trzeciego, które nie zawsze są sporządzane na potrzeby konkretnego postępowania o udzielenie zamówienia ani tym bardziej w formie elektronicznej. Zatem dopuszczenie możliwości składania skanów oryginalnych oświadczeń lub dokumentów, sporządzonych w postaci papierowej, ma m.in. przyczynić się do sprawności i odformalizowania postępowań o udzielenie zamówienia.”

Pojęcie „elektroniczna kopia dokumentu” występuje również w art. 220 § 3 k.p.a. Zgodnie z tym przepisem, jeżeli strona lub inny uczestnik postępowania nie może uzyskać w formie dokumentu elektronicznego zaświadczenia wymaganego do potwierdzenia faktów lub stanu prawnego lub innego dokumentu wydanego przez podmiot publiczny w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, jak również potwierdzenia uiszczenia opłat i kosztów postępowania, strona lub inny uczestnik postępowania może złożyć elektroniczną kopię takiego dokumentu, po uwierzytelnieniu jej przez wnoszącego, przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub podpisu zaufanego.

Elektroniczną kopią dokumentu będzie zatem wykonanie elektronicznego odwzorowania dokumentu papierowego, czyli skan dokumentu papierowego.

Skan dokumentu, który został uprzednio sporządzony w formie pisemnej, postaci papierowej, opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym będzie zatem tylko kopią oryginalnego dokumentu.

 

Opracowanie:  Zespół wPrzetargach

(na podstawie wyroku z dnia 4 stycznia 2019 r., KIO 2611/18)