Parafa pełni odmienną funkcję niż podpis, a parafowanie dokumentu świadczy jedynie o tym, że został on przygotowany do złożenia

W orzecznictwie Sądu Najwyższego konsekwentnie przyjmuje się, że niezbędną cechą podpisu jest jego własnoręczność.

Określenia „własnoręczny” jest ono jednak expressis verbis użyte w art. 78 k.c. Konieczność własnoręczności podpisu wynika z tego, że przy podpisie chodzi o udokumentowanie nie tylko brzmienia nazwiska, ale także i charakteru pisma, by w ten sposób ułatwić orientację w rozpoznaniu osoby.

Zasadniczo podpis powinien wyrażać co najmniej nazwisko. Nie jest konieczne, aby było to nazwisko w pełnym brzmieniu, gdyż dopuszczalne jest jego skrócenie, nie musi ono być także w pełni czytelne. Podpis powinien jednak składać się z liter i umożliwiać identyfikację autora, a także stwarzać możliwość porównania oraz ustalenia, czy został złożony w formie zwykle przezeń używanej; podpis więc powinien wykazywać cechy indywidualne i powtarzalne.

Podpis nieczytelny stanowi wyraz woli napisania nazwiska jedynie wówczas, gdy podpisujący w taki właśnie sposób pisze swoje nazwisko, składając podpisy na dokumentach. Dlatego też podpis nieczytelny powinien być złożony w formie zwykle używanej przez wystawcę weksla, a więc w formie, która jest tym samym znana szerszemu kręgowi osób. Tak wykonany podpis, choć nie daje się odczytać, wyraża napisane nazwisko a zarazem pełni funkcję identyfikacyjną.

Podpis może być skrócony, nie musi być czytelny, a pominięcie w nim pewnych liter nie musi świadczyć o podpisaniu się innym nazwiskiem, a jedynie o skorzystaniu z dopuszczalnej i stosowanej praktyki złożenia własnoręcznego podpisu w sposób skrócony, za pomocą techniki oddającej indywidualne cechy piszącego.

Pomijanie pewnych liter, zwłaszcza samej końcówki nazwiska jest, w praktyce obrotu prawnego powszechne. Wymaga się jednak, by napisany znak ręczny - przy całej tolerancji, co do kształtu własnoręcznego podpisu - stwarzał dla osób trzecich pewność, że podpisujący chciał podpisać się pełnym swoim nazwiskiem oraz, że uczynił to w formie, jakiej przy podpisywaniu dokumentów stale używa. W konsekwencji minimum wymagań koniecznych do uznania znaku pisarskiego za podpis jest to, by wyrażał, co najmniej nazwisko, umożliwiał identyfikację autora, przynajmniej według takich kryteriów, jak cechy indywidualne i powtarzalne.

W doktrynie i orzecznictwie nie budzi też wątpliwości, że od podpisu należy odróżnić tzw. parafę, będącą skrótem podpisu lub inicjałem, która też ma charakter powtarzalny i może - choć w przeciwieństwie do podpisu nie musi - wywodzić się od imienia i nazwiska.

Złożenie na dokumencie parafy nie należy traktować jako podpisania dokumentu. Parafa pełni bowiem w obrocie prawnym odmienną funkcję niż podpis. Parafowanie dokumentu świadczy jedynie o tym, że został on sygnowany, czyli przygotowany do złożenia podpisu.

W wyroku z dnia 4 grudnia 2017 r., KIO 2464/17, Krajowa Izba Odwoławcza zwróciła uwagę, że w doktrynie i orzecznictwie kładzie się również nacisk na znaczenie powtarzalności podpisu, który powinien być złożony w formie zwykle używanej, dzięki czemu jest ona znana szerszemu kręgowi osób. Istotne jest bowiem, aby niezależnie od skrótowości skreślonego odręcznie słownego znaku graficznego, zainteresowane osoby trzecie mogły mieć pewność, że dana osoba chciała w ten sposób podpisać się swoim nazwiskiem.

Pewność obrotu wymaga, aby nie było wątpliwości co do tego, czy oświadczenie woli zostało złożone w wymaganej pod rygorem nieważności formie pisemnej, czy też jedynie kartka, na której wydrukowano jego treść została zaparafowana, czyli dokument został przygotowany do podpisania i zapewniona została jego integralność.

Krajowa Izba Odwoławcza uznała, że odwołujący nie dochował należytej staranności i nie podpisał się pod treścią oświadczenia woli, czego nie może zastąpić umieszczenie parafy w rogu każdej strony formularza oferty. W ocenie Krajowej Izby Odwoławczej taki sposób podpisania oferty nie stwarzał po stronie zamawiającego jako odbiorcy pewności, że otrzymał oświadczenie woli zawarcia umowy, którym spółka będzie związana. W razie gdyby było to dla odwołującego korzystne, z łatwością mógłby uchylić się od zawarcia umowy, oświadczając, że na formularzu oferty widnieje jedynie parafa, a nie podpis osoby upoważnionej do reprezentacji spółki.

Opracowanie:  Zespół wPrzetargach