Czy opis przedmiotu zamówienia zawsze zależy od potrzeb użytkownika końcowego

W wyroku z dnia 26 maja 2025 r., KIO 1630/25, KIO 1632/25 Krajowa Izba Odwoławcza uznała, że zakaz opisywania przedmiot zamówienia w sposób, który mógłby utrudniać uczciwą konkurencję, w szczególności poprzez wprowadzenie wymagań możliwych do spełnienia przez konkretnego wykonawcę, jeżeli mogłoby to doprowadzić do uprzywilejowania lub wyeliminowania niektórych wykonawców lub produktów, nie ma charakteru absolutnego. Powyższy zakaz nie oznacza zobowiązania zamawiającego do opisania przedmiotu zamówienia w taki sposób, aby każdy zainteresowany wykonawca mógł złożyć ofertę w postępowaniu. Zamawiający jako gospodarz postępowania ma prawo opisania przedmiotu w sposób odpowiadający jego uzasadnionym potrzebom. 

Przepisy ustawy Pzp nie nakładają na zamawiającego obowiązku zapewnienia konkurencji absolutnej kosztem jego potrzeb. Nie musi dostosowywać swoich potrzeb do rynku i nabywać przedmiot dla niego nieprzydatny, tylko po to, aby zapewnić wykonawcom możliwość udziału w postępowaniu. Odwrotnie to rynek powinien dostosowywać się do potrzeb zamawiającego. 

Krajowa Izba Odwoławcza podkreśliła, że zgodnie z orzecznictwem nawet opis przedmiotu zamówienia dokonywany w taki sposób, że wyłącznie jeden wykonawca może złożyć zgodną z nim ofertę, może nie być poczytany za naruszanie zasad wyrażonych w art. 16 ust. 1 oraz art. 99 ust. 1, 2 i 4 ustawy Pzp. Zamawiający może bowiem oczekiwać rozwiązań najnowocześniejszych i wyjątkowych (tak w wyrokach z dnia 1 lutego 2011 r., KIO 79/11, KIO 89/11, KIO 90/11) o ile zamawiający swoje potrzeby uzasadni (podobnie w wyroku z dnia 28 lutego 2012 r., KIO 229/12, KIO 238/12, KIO 239/12, KIO 242/12, KIO 245/12, KIO 247/12) (za wyrokiem z dnia 12 grudnia 2012 r., KIO 2630/12 oraz wyrokiem z dnia 4 stycznia 2018 r., KIO 2707/17). 

Kwestia sposobu wykazania potrzeb zamawiającego może być oparta na uwzględnieniu potrzeb, pochodzącym wprost od użytkownika końcowego lub innej osoby merytorycznie odpowiedzialnej u zamawiającego za zagadnienie techniczne będące przedmiotem sporu (w tym zakresie istnieje powszechna praktyka ustanawiania takich osób pełnomocnikami zamawiającego, z uwagi na ekonomikę postępowania odwoławczego, tak również w przedmiotowym wypadku). Istotą jest bowiem wykazanie w sposób wiarygodny, logiczny i spójny, co było podstawą takich, a nie innych wymagań. Naturalnie nie jest takim uzasadnieniem gołosłowne oświadczenie zamawiającego nie poparte żadną miarodajną argumentacją (tak w wyroku z dnia 3 września 2015 r., KIO 1814/15). Dodatkowo, należy odróżnić uzasadnioną potrzebę od chęci posiadania jakiegoś rozwiązania. 

W przypadku uzasadnionej potrzeby zamawiający winien wykazać, dlaczego dane rozwiązanie jest mu niezbędne do realizacji zadań, a nie jedynie wskazać chęć jego posiadania (tak w wyroku z dnia 20 sierpnia 2018 r., KIO 1527/18).

Dziękujemy za przeczytanie tego artykułu do końca. Czytaj portal wPrzetargach.pl na bieżąco
Portal wPrzetargach.pl to kompendium wiedzy o zamówieniach publicznych