Stanowisko Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych
Prezes Urzędu Zamówień Publicznych w informacji o wyniku kontroli uprzedniej stwierdził naruszenie między innymi art. 128 ust. 1 ustawy Pzp, poprzez zaniechanie wezwania wykonawcy (…) Spółka Jawna do uzupełnienia pełnomocnictwa do podpisania i złożenia oferty w przedmiotowym postępowaniu.
W zakresie dotyczącym naruszenia art. 128 ust. 1 ustawy Pzp Prezes Urzędu Zamówień Publicznych wskazał, że: „W kontrolowanym postępowaniu zamawiający dokonał wyboru jako najkorzystniejszej oferty złożonej przez wykonawcę (…) Spółka Jawna. Oferta złożona przez tego wykonawcę wraz z załącznikami, tj. JEDZ, wypełnionymi przedmiarami robót została podpisana przez Pana P.J. D. Do oferty dołączono również pełnomocnictwo do działania w imieniu wykonawcy w przedmiotowym postępowaniu udzielone przez dwóch wspólników spółki uprawnionych do jej reprezentowania zgodnie z informacją z rejestru Przedsiębiorców KRS - Pana P.A. B. oraz Pana S.M. B. Formularz ofertowy oraz wszystkie załączniki zostały złożone w formie elektronicznej i opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Podpisy każdej z osób zawierają również datę i czas ich złożenia. Po analizie złożonych podpisów stwierdzono w toku kontroli, że dokumenty: formularz oferty, pliki zawierające wypełnione przedmiary robót oraz JEDZ zostały podpisane przez Pana P. J. D. przed udzieleniem mu pełnomocnictwa.
Dlaczego?
Pełnomocnictwo zostało podpisane przez dwóch wspólników w dniu 9 maja 2022 r. o godz. 16:09 i 16:10. Natomiast formularz ofertowy został podpisany o godz. 16:05, JEDZ o godz. 16:03, pliki zawierające wypełnione przedmiary robót zostały podpisane o godz. 16:04 i 16:05 - w dniu 9 maja 2022 r. W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego zamawiający zobligowany jest do badania złożonych ofert pod względem zgodności z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych oraz innymi właściwymi przepisami. Jak stanowi bowiem art. 226 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp, zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli jest nieważna na podstawie odrębnych przepisów. Zamawiający bada oferty pod kątem dochowania odpowiedniej formy, w tym również pod względem zgodności z przepisami o reprezentacji. W przypadku składania oferty podpisanej przez pełnomocnika należy złożyć wraz z ofertą stosowne pełnomocnictwo. Udzielenie pełnomocnictwa stanowi przykład czynności upoważniającej, w wyniku której osoba umocowywana uzyskuje kompetencję (umocowanie) do działania w imieniu mocodawcy. Podstawową kwestią przy ocenie treści pełnomocnictwa jest istnienie skutecznego umocowania pełnomocnika. Jak wskazuje się w doktrynie, „Prawne znaczenie dla skuteczności reprezentacji ma istnienie umocowania w momencie składania oświadczenia woli w imieniu reprezentowanego”.
W kontrolowanej sprawie, jak wykazano wyżej, Pan P. J. D. podpisał ofertę wraz z załącznikami przed uzyskaniem umocowania do dokonania tej czynności. W konsekwencji należy stwierdzić, że oferta została podpisana przez osobę nieupoważnioną do dokonania tej czynności, bez dysponowania prawem do reprezentacji w rozumieniu art. 95-96 Kodeksu cywilnego.
Prezes Urzędu Zamówień Publicznych wskazał, że zgodnie z art. 95 § 1 k.c., z zastrzeżeniem wyjątków w ustawie przewidzianych albo wynikających z właściwości czynności prawnej, można dokonać czynności prawnej przez przedstawiciela. Natomiast na podstawie art. 95 § 1 k.c., czynność prawna dokonana przez przedstawiciela w granicach umocowania pociąga za sobą skutki bezpośrednio dla reprezentowanego. Zgodnie natomiast z art. 96 k.c., umocowanie do działania w cudzym imieniu może opierać się na ustawie (przedstawicielstwo ustawowe) albo na oświadczeniu reprezentowanego (pełnomocnictwo). Oceniając skutki powyższego naruszenia, należy zauważyć, że złożenie oferty jako oświadczenia woli (art. 66 § 1 k.c.) stanowi jednostronną czynność prawną w rozumieniu k.c., gdyż nie wymaga akceptacji ze strony zamawiającego. „Wobec tego do złożenia oferty ma zastosowanie wprost art. 104 Kodeksu cywilnego zdanie pierwsze (w związku z art. 8 ust. 1 ustawy Pzp), który stanowi, że jednostronna czynność prawna dokonana w cudzym imieniu bez umocowania lub z przekroczeniem jego zakresu jest nieważna. Nie ma natomiast zastosowania w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego art. 104 k.c. zdanie drugie, zgodnie z którym gdy ten, komu zostało złożone oświadczenie woli w cudzym imieniu, zgodził się na działanie bez umocowania, stosuje się odpowiednio przepisy o zawarciu umowy bez umocowania. Przepis ten odnosi do art. 103 § 1 k.c., zgodnie z którym jeżeli zawierający umowę jako pełnomocnik nie ma umocowania albo przekroczy jego zakres, ważność umowy zależy od jej potwierdzenia przez osobę, w której imieniu umowa została zawarta.
Brak możliwości zastosowania przepisu art. 104 k.c. zdanie drugie i art. 103 § 1 k.c. wynika z faktu, że art. 8 ust. 1 ustawy Pzp odwołuje się do Kodeksu cywilnego tylko w zakresie, w jakim ustawa Pzp nie zawiera regulacji odmiennych. W przypadku złożenia pełnomocnictwa niespełniającego wymagań ustawowych, zastosowanie znajduje procedura uzupełniania dokumentów określona w art. 128 ust. 1 ustawy Pzp, zgodnie z którym, jeżeli wykonawca nie złożył oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, podmiotowych środków dowodowych, innych dokumentów lub oświadczeń składanych w postępowaniu lub są one niekompletne lub zawierają błędy, zamawiający wzywa wykonawcę odpowiednio do ich złożenia, poprawienia lub uzupełnienia w wyznaczonym terminie, chyba że: wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo oferta wykonawcy podlegają odrzuceniu bez względu na ich złożenie, uzupełnienie lub poprawienie lub zachodzą przesłanki unieważnienia postępowania.
Powyższy przepis przewiduje obligatoryjny obowiązek wezwania do uzupełnienia wadliwych pełnomocnictw (traktowanych jako inne dokumenty w postępowaniu w rozumieniu tego przepisu) i z tego względu nie mają zastosowania instytucje z art. 104 k.c. zdanie drugie, tj. zgoda adresata czynności prawnej na działanie bez umocowania i powiązana zgoda z art. 103 k.c. od osoby, w imieniu której czynność była dokonywana.
Niedołączenie pełnomocnictwa lub złożenie pełnomocnictwa wadliwego, niezawierającego umocowania do złożenia oferty, stanowi podstawę skierowania przez zamawiającego wezwania wykonawcy do uzupełnienia pełnomocnictwa na podstawie art. 128 ust. 1 Pzp. Uprawnienie do podejmowania czynności w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego przez pełnomocnika (osobę upoważnioną) wykonawcy powinno wynikać ze stosunku prawnego łączącego wykonawcę z tą osobą, a więc z treści udzielonego pełnomocnictwa. Stąd też art. 128 ust. 1 ustawy Pzp przesądza o konieczności wezwania wykonawcy do złożenia przedmiotowego dokumentu. Pełnomocnictwo uzupełnione w tym trybie powinno być prawidłowe (wolne od wad) zarówno w zakresie treści, jak i formy; powinno również potwierdzać istnienie umocowania do dokonania danej czynności na dzień jej dokonania.
Podsumowując, oferta wykonawcy (…) Spółka Jawna została podpisana przez osobę nieposiadającą umocowania do działania w imieniu wykonawcy w momencie podpisywania oferty. Złożone wraz z ofertą pełnomocnictwo obarczone jest wadą i nie stanowi skutecznego umocowania pełnomocnika Pana P. J. D. W takim kształcie złożona oferta, jako jednostronna czynność prawna, nie odpowiada przepisom Kodeksu cywilnego dotyczących działania przez pełnomocnika, tj. art. 95 i 96 k.c. W zaistniałej sytuacji zamawiający zobligowany był do wezwania wykonawcy (…) Spółka Jawna do uzupełnienia poprawnego pełnomocnictwa do podpisania i złożenia oferty w przedmiotowym postępowaniu. Zaniechanie tego obowiązku stanowi naruszenie art. 128 ust. 1 ustawy Pzp.
Stanowisko Krajowej Izby Odwoławczej
Po zapoznaniu się z dokumentacją z przeprowadzonej przez Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych kontroli uprzedniej oraz zastrzeżeniami Zamawiającego od wyniku kontroli uprzedniej Krajowa Izba Odwoławcza uznała, że zastrzeżenia Zamawiającego do wyniku kontroli uprzedniej w zakresie stwierdzenia naruszenia art. 128 ust. 1 ustawy Pzp poprzez zaniechanie wezwania wykonawcy (…) Spółka Jawna do uzupełnienia pełnomocnictwa do podpisania i złożenia oferty zasługują na uwzględnienie.
Krajowa Izba Odwoławcza uznała, że istnienie umocowania do złożenia oferty w imieniu wykonawcy (…) Spółka Jawna należy oceniać na moment składania tej oferty.
W ocenie Krajowej Izby Odwoławczej trafnie Zamawiający wskazał, że zgodnie z art. 61 § 1 zdanie pierwsze k.c., oświadczenie woli, które ma być złożone innej osobie, jest złożone z chwilą, gdy doszło do niej w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią, zaś stosownie do art. 61 § 2 k.c., oświadczenie woli wyrażone w postaci elektronicznej jest złożone innej osobie z chwilą, gdy wprowadzono je do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, żeby osoba ta mogła zapoznać się z jego treścią.
Krajowa Izba Odwoławcza uznała, że nie ulega wątpliwości, że oferta jest oświadczeniem woli, które ma być złożone innej osobie. „W konsekwencji chwilą złożenia oferty Zamawiającemu jest chwila, gdy oferta doszła do Zamawiającego w taki sposób, że mógł on zapoznać się z jej treścią, a w przypadku oferty wyrażonej w postaci elektronicznej - gdy wprowadzono ją do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, żeby Zamawiający mógł zapoznać się z jej treścią. Nie ma zatem podstaw do uznania, że chwilą złożenia oferty jest chwila, w której ją podpisano, w przypadku składania oferty w formie elektronicznej - chwila jej opatrzenia kwalifikowanym podpisem elektronicznym.”
W ocenie Krajowej Izby Odwoławczej wykonawca (…) Spółka Jawna złożył ofertę w dniu 10 maja 2022 r. i bez znaczenia pozostaje okoliczność, że formularz ofertowy, JEDZ oraz pliki zawierające wypełnione przedmiary robót, stanowiące załączniki do formularza ofertowego zostały opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez P. J.D. w dniu 9 maja 2022 r. odpowiednio o godz. 16:05, 16:03, 16:04 i 16:05. Istotne jedynie jest, czy osoba ta była umocowana do reprezentowania wykonawcy w momencie składania oferty. Jak ustalił Prezes Urzędu Zamówień Publicznych, do złożonej przez wykonawcę (…) Spółka Jawna oferty dołączono pełnomocnictwo do działania w imieniu tego wykonawcy, udzielone przez dwóch wspólników spółki uprawnionych do jej reprezentowania zgodnie z informacją z rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, które zostało przez nich podpisane w dniu 9 maja 2022 r. o godz. 16:09 i 16:10. Złożenie pełnomocnictwa wraz z ofertą czyni koniecznym uznanie wniosku, że zostało ono udzielone przed momentem złożenia oferty.
W tym stanie rzeczy Krajowa Izba Odwoławcza podzieliła stanowisko Zamawiającego, że w opisanej powyżej sytuacji P.J.D. był należycie umocowany do reprezentowania ww. wykonawcy.
Wobec powyższego Krajowa Izba Odwoławcza uznała, że zgłoszone przez Zamawiającego zastrzeżenia do wyniku kontroli uprzedniej w zakresie art. 128 ust. 1 ustawy Pzp zasługują na uwzględnienie, gdyż ustalenia kontroli nie wykazują naruszenia tego przepisu.
Uchwała z dnia 31 października 2022 r., KIO/KU 29/22
Dziękujemy za przeczytanie tego artykułu do końca. Czytaj portal wPrzetargach.pl na bieżąco.
Portal wPrzetargach.pl to kompendium wiedzy o zamówieniach publicznych.