Wszelkie wątpliwości w zakresie uprawnień pełnomocnika wynikających z pełnomocnictwa, szczególnie w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego muszą być usunięte
Po pierwsze, podkreślenia wymaga, że do złożenia oferty niezbędne jest posiadanie przez osoby składające w imieniu wykonawcy oświadczenie woli w przedmiocie udziału w postepowaniu a także w przedmiocie zaoferowania wykonania przedmiotu zamówienia stosownego umocowania w dacie składania ofert. W przeciwnym bowiem wypadku nie będziemy mieli do czynienia ze złożeniem oferty. Nie bez powodu przy tym ustawodawca stawia w systemie zamówień publicznych bardzo kategoryczny wymóg złożenia oferty w nieprzekraczalnym terminie składania ofert. Konsekwencją powyższego jest konieczność posiadania takiego umocowania w dacie składania ofert.
Przepis art. 89 ust. 1 pkt 8 ustawy Prawo zamówień publicznych nakazuje natomiast zamawiającemu odrzucenie oferty nieważnej na podstawie odrębnych przepisów. Doktryna i orzecznictwo wiążą zastosowanie przywołanej normy przede wszystkim z wadliwością oświadczenia woli stanowiącego ofertę w szczególności w kontekście umocowania osoby, która podpisała ofertę do dokonania tej czynności. Kwestię do rozstrzygnięcia stanowi zatem, czy w prowadzonym przez Zamawiającego postępowaniu, oferta złożona została przez osoby posiadające stosowne pełnomocnictwo do działania w imieniu B. w Brodnicy w dacie składania ofert, bowiem tylko do tej daty mogła być złożona oferta.
Po drugie, odrębną sprawą jest posiadanie stosownego umocowania, rozumianego jako posiadanie przez umocowanego do działania w cudzym imieniu odpowiedniego zakresu uprawnień, wynikających z woli i intencji mocodawcy. Pełnomocnictwo to czynność prawna, której treścią jest oświadczenie woli mocodawcy upoważniające osobę lub osoby do dokonywania w jego imieniu czynności prawnych określonych w pełnomocnictwie.
Na podstawie tego umocowania pełnomocnik jest upoważniony do zastępstwa mocodawcy, w zakresie określonym w pełnomocnictwie, w stosunkach prawnych z innymi osobami. Jest poza sporem, że czynność złożenia oferty w postępowaniu mającym za przedmiot udzielenie zamówienia publicznego może być dokonana przez pełnomocnika i że pełnomocnictwo wymaga zachowania formy pisemnej (art. 99 k.c. w zw. z art. 9 ust. 1 i art. 14 ust. 1 P.z.p.). Ten stosunek materialny, który wyraża się w udzieleniu innej osobie (albo osobom) pełnomocnictwa do działania w cudzym imieniu nie zawsze musi zostać w dokumencie pełnomocnictwa wystarczająco czytelnie, w sposób oddający intencje zainteresowanych stron wyartykułowany - nie należą do rzadkości spory, osadzone w treści dokumentu pełnomocnictwa.
Po trzecie, przepis art. 2 ustawy - Prawo zamówień publicznych zawierający definicje nie wyprowadza odrębnej definicji pełnomocnictwa. Z tego względu przy prawnej ocenie zarzutu zastosowanie znajdą na podstawie brzmienia art. 14 ustawy przepisy kodeksu cywilnego. Art. 96 k.c. stanowi, że istotą pełnomocnictwa jest możliwość działania w cudzym imieniu. Oznacza to możliwość złożenia przez prawidłowo umocowanego pełnomocnika oświadczenia woli ze skutkiem prawnym dla mocodawcy zgodnie z art. 95 § 2 k.c. Na mocy natomiast art. 109 k.c., pełnomocnik może też odbierać oświadczenia kierowane do mocodawcy. O niezbędnej treści pełnomocnictwa stanowi art. 98 k.c. rozróżniający pełnomocnictwo ogólne (do czynności zwykłego zarządu), rodzajowe (określające rodzaj czynności przekraczających zakres zwykłego zarządu) oraz pełnomocnictwo szczególne udzielane dla dokonania poszczególnej czynności. Pełnomocnictwo winno być zatem rozpatrywane na gruncie przepisów prawa cywilnego. Po myśli art. 14 ustawy, Przepisy ustawy - Kodeks cywilny znajdują swoje zastosowanie do czynności podejmowanych przez zamawiającego i wykonawców w postępowaniu o udzielenie zamówienia, jeżeli przepisy ustawy nie stanowią inaczej. Postępowanie o zamówienie publiczne jest postępowaniem, którego celem jest zawarcie umowy i jako takie nie jest wyłączone z zakresu działania reguł prawa cywilnego, w części nie podlegające regulacji w ustawie Prawo zamówień publicznych. Dokument stwierdzający ustanowienie pełnomocnika, tak jak inne oświadczenie podlega bowiem interpretacji. Znajduje do niego zastosowanie ogólna reguła wyrażona w art. 65 § 1 k.c. Przepis ten stanowi, iż oświadczenie woli należy tak tłumaczyć, jak tego wymagają ze względu na okoliczności, w których złożone zostało, zasady współżycia społecznego oraz ustalone zwyczaje.
Analizując treść pełnomocnictwa, należy brać pod uwagę reguły interpretacyjne dotyczące oświadczeń woli, zawarte w art. 65 k.c. (M. Pazdan (w:) System Prawa Prywatnego, t. II, s. 495). Należy jednak zachować przy tym szczególną ostrożność, mając przede wszystkim na względzie, że stosunek między mocodawcą a pełnomocnikiem opiera się na zaufaniu mocodawcy do pełnomocnika (por. B. Gawlik (w:) System prawa cywilnego, t. I, s. 783). Na gruncie art. 65 k.c. stosuje się kombinowaną metodę wykładni, opartą na kryteriach subiektywnym i obiektywnym. W pierwszej fazie sens oświadczenia woli ustala się mając na uwadze rzeczywiste ukonstytuowanie się znaczenia między stronami, tj. za wiążący uznaje się taki sens oświadczenia woli, jak rozumiała je zarówno osoba składająca, jak i odbierająca to oświadczenie. Decyduje zatem rzeczywista wola stron, tj. kryterium subiektywne, co znajduje uzasadnienie normatywne w treści art. 65 § 2 k.c. W sytuacji, gdy okaże się, że strony nie przyjmowały tego samego znaczenia oświadczenia woli, następuje przejście do obiektywnej fazy wykładni, w której właściwy sens oświadczenia woli ustala się na podstawie przypisania normatywnego, czyli jak adresat sens oświadczenia woli winien rozumieć przy zastosowaniu starannych zabiegów interpretacyjnych. Na tym etapie przeważa ochrona zaufania odbiorcy oświadczenia woli, nad rozumieniem nadawcy, co ma sprzyjać pewności stosunków prawnych, a w konsekwencji pewności obrotu.
Po czwarte, wszelkie nieścisłości i wątpliwości w zakresie uprawnień pełnomocnika wynikających z pełnomocnictwa, szczególnie w obrocie tak sformalizowanym, jakim jest obrót w ramach systemu zamówień publicznych wymagają wyeliminowania. Postępowanie o zamówienie publiczne rządzi się bowiem regułami, które wymagają usunięcia wszelkich wątpliwości, w tym takich które prowadziłyby do ewentualnych sporów co do uprawnienia wykonawcy do zawarcia umowy czy groziły uchyleniem się przed wykonawcę od zawartej umowy na podstawie zarzutów osadzonych w treści pełnomocnictwa do złożenia oferty. Stąd wątpliwości, co do zakresu umocowania powinny zostać usunięte, a rezultatem ich usunięcia powinno być uzyskanie przez zamawiającego dokumentu, z którego treści, bez jakichkolwiek wątpliwości będzie wynikało uprawnienie pełnomocnika do złożenia oferty. Stąd właściwym instrumentem do eliminowania tego rodzaju wątpliwości jest przede wszystkim uzupełnienie dokumentu pełnomocnictwa, do czego wyraźnie nawiązuje art. 26 ust. 3 ustawy, wymieniając wśród dokumentów podlegających uzupełnieniu pełnomocnictwa. Do usuwania niedoskonałości wynikających z treści pełnomocnictwa właściwy jest więc ten przepis, choć i wyjaśnienie - na podstawie art. 26 ust. 4 ustawy - nie wydaje się wyłączone, to jednak pełne bezpieczeństwo i pewność co do zakresu umocowania zamawiający może uzyskać przede wszystkim w wyniku uzupełnienia jednoznacznego dokumentu pełnomocnictwa. Potwierdza to uzasadnienie wyroku Sądu Okręgowego w W. z 17 grudnia 2013 r. w spr. V Ca 3201/13), w którym podkreślono: „Praktyka stosowania omawianego przepisu wyewoluowała w ten sposób, że każdy dokument pełnomocnictwa budzący wątpliwości, co do zakresu umocowania lub prawidłowości umocowania pełnomocnika powinien być uzupełniony - czyli poprawiony przez mocodawcę w ten sposób, by umocowanie z niego wynikało. Przepis art. 26 ust. 3 ustawy pzp ma charakter obligatoryjny, na co wskazuje sformułowanie „wzywa”, a nie „może wezwać” i obliguje zamawiającego do wezwania wykonawcy celem uzupełnienia pełnomocnictw w sytuacjach uregulowanych w tym przepisie, tj. w sytuacji niezłożenia pełnomocnictwa lub złożenia pełnomocnictwa wadliwego. Okolicznościami, w których zamawiający uprawniony jest do zaniechania stosownego wezwania jest konieczność odrzucenia oferty wykonawcy lub unieważnienia postępowania.”.
Po piąte, ustawodawca w art. 26 ust. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych wprost przewiduje możliwość uzupełnienia pełnomocnictwa. Przepis ten stanowi, że zamawiający wzywa wykonawców, którzy w określonym terminie nie złożyli wymaganych przez zamawiającego oświadczeń lub dokumentów, o których mowa w art. 25 ust. 1, lub którzy nie złożyli pełnomocnictw, albo którzy złożyli wymagane przez zamawiającego oświadczenia i dokumenty, o których mowa w art. 25 ust. 1, zawierające błędy lub którzy złożyli wadliwe pełnomocnictwa, do ich złożenia w wyznaczonym terminie, chyba że mimo ich złożenia oferta wykonawcy podlega odrzuceniu albo konieczne byłoby unieważnienie postępowania. Złożone na wezwanie zamawiającego oświadczenia i dokumenty powinny potwierdzać spełnianie przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu oraz spełnianie przez oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane wymagań określonych przez zamawiającego, nie później niż w dniu, w którym upłynął termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo termin składania ofert. Jak zatem wynika z przytoczonego przepisu prawa, jedną z kategorii uzupełnień, których dokonanie jest dopuszczone na podstawie art. 26 ust. 3 dodaną nowelizacją z dnia 4 września 2008 r. są pełnomocnictwa. Niezłożenie pełnomocnictwa lub złożenie pełnomocnictwa wadliwego powoduje zatem bez wątpienia powstanie po stronie zamawiającego obowiązku wezwania wykonawcy przez do uzupełnienia dokumentu. Wyraz takiego podejścia dał także skład orzekający w tym postępowaniu, wyrokiem z dnia z 14 listopada 2014 r. w spr. o sygn. KIO 2276/14 nakazując uzupełnienie pełnomocnictwa. Wątpliwości zaistniałe na tle złożonego w ofercie pełnomocnictwa z 23 września 2003 r. były o tyle uzasadnione, że pochodziło ono z relatywnie dawnego okresu (wrzesień 2003 r.) i obejmowało zakres umocowania ogólnie określony.
Zob. wyrok z dnia 16 stycznia 2015 r., KIO 2787/14
Źródło: www.uzp.gov.pl