Wezwania wykonawcy do dokonania określonych czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia stanowią ważną część każdego postępowania.
Na podstawie art. 224 ust. 1 ustawy Pzp zamawiający żąda od wykonawcy wyjaśnień, w tym złożenia dowodów w zakresie wyliczenia ceny lub kosztu, lub ich istotnych części składowych, jeżeli zaoferowana cena lub koszt, lub ich istotne części składowe, wydają się rażąco niskie w stosunku do przedmiotu zamówienia lub budzą wątpliwości zamawiającego co do możliwości wykonania przedmiotu zamówienia zgodnie z wymaganiami określonymi w dokumentach zamówienia lub wynikającymi z odrębnych przepisów.
Od treści takiego żądania (wezwania) zależy treść udzielonych przez wykonawcę wyjaśnień oraz to, jakie dowody złoży wykonawca w zakresie wyliczenia ceny lub kosztu, lub ich istotnych części składowych.
Po pierwsze, przede wszystkim warto zauważyć, że celem żądania od wykonawcy wyjaśnień, w tym złożenia dowodów w zakresie wyliczenia ceny, nie jest ustalenie, czy zaoferowana cena jest ceną rynkową. Celem żądania jest uzyskanie wyjaśnień i dowodów, które potwierdzą, że wykonawca za zaoferowaną cenę wykona zamówienie zgodnie z wymaganiami określonymi w dokumentach zamówienia lub wynikającymi z odrębnych przepisów, a tym samym wyeliminowanie z postępowania ofert zawierających rażąco niskie ceny. A to oznacza również odrzucenie ofert złożonych przez wykonawców, którzy działając niezgodnie z przyjętymi praktykami rynkowymi nierzetelnie wycenili swoją ofertę. Oferta zawierająca rażąco niską cenę naraża równocześnie zamawiającego na ryzyko wykonania zamówienia na niższym niż wymagany poziom jakości, ponieważ wykonawca na etapie realizacji umowy, szukając oszczędności, będzie próbować wykonać przedmiot zamówienia z wykorzystaniem np. wyrobów budowlanych o jakości niższej od wymaganej w opisie przedmiotu zamówienia.
W wezwaniu zamawiający powinien wskazać nie tylko uzasadnienie faktyczne i prawne wezwania (np. w złożonej ofercie wykonawca zaoferował cenę 1 200 000 złotych, która jest niższa o 25% od wartości zamówienia powiększonej o należny podatek od towarów i usług, ustalonej przed wszczęciem postępowania), ale także wskazać, jakie czynniki wykonawca może uwzględnić, wyjaśniając, że zaoferowana cena nie jest rażąco niska. Przykładowe czynniki cenotwórcze zostały wskazane w art. 224 ust. 3 ustawy Pzp. W złożonych wyjaśnieniach wykonawca może wykazać, że na zaoferowaną cenę miały wpływ, w zależności od przedmiotu zamówienia: sposób zarządzanie procesem produkcji, świadczonych usług lub metody budowy, konkretne rozwiązania techniczne, wyjątkowo korzystnych warunki dostaw, usług albo związanych z realizacją robót budowlanych, oryginalności dostaw, usług lub robót budowlanych oferowanych przez wykonawcę, zgodność z przepisami dotyczącymi kosztów pracy, których wartość przyjęta do ustalenia ceny nie była niższa od minimalnego wynagrodzenia za pracę albo minimalnej stawki godzinowej, ustalonych na podstawie przepisów ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę lub przepisów odrębnych właściwych dla spraw, z którymi związane jest realizowane zamówienie, zgodności z prawem w rozumieniu przepisów o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej, zgodność z przepisami z zakresu prawa pracy i zabezpieczenia społecznego, obowiązującymi w miejscu, w którym realizowane jest zamówienie, zgodność z przepisami z zakresu ochrony środowiska, a także koszty związane z powierzeniem wykonania części zamówienia podwykonawcy.
Ponieważ wykonawca może również uwzględnić inne czynniki, warto i o tym poinformować wykonawcę w wezwaniu („Wykonawca może w wyjaśnieniach podać również inne, niż żąda Zamawiający, obiektywne czynniki, które miały wpływ na wyliczenie zaoferowanej ceny”).
Po drugie, wyjaśnienia wykonawcy muszą dotyczyć wyliczenia ceny, a więc wykazania co spowodowało (jakie czynniki cenotwórcze), że wykonawca zaoferował właśnie taką cenę. Warto więc również poinformować wykonawcę, że składane wyjaśnienia i dowody muszą dotyczyć nie „czegoś tam” tylko wyliczenia zaoferowanej ceny, dlatego nie mogą to być wyjaśnienia ogólne lub niedotyczące wyliczenia ceny. Również złożone dowody muszą dotyczyć wyliczenia zaoferowanej ceny. Nie mogą to być zdawkowe i ogólne wyjaśnienia wykonawcy, że zaoferowana cena nie jest rażąco niska w stosunku do przedmiotu zamówienia oraz dowody niedotyczące obliczenia zaoferowanej ceny.
Po trzecie, warto również poinformować wykonawcę, że na podstawie art. 224 ust. 6 ustawy Pzp odrzuceniu, jako oferta z rażąco niską ceną, podlega oferta wykonawcy, który nie udzielił wyjaśnień w wyznaczonym terminie, lub jeżeli złożone wyjaśnienia wraz z dowodami nie uzasadniają podanej w ofercie ceny.
Po czwarte, należy również pamiętać, że w przypadku zamówień na roboty budowlane lub usługi, zamawiający jest obowiązany żądać wyjaśnień, w tym złożenia dowodów w zakresie wyliczenia ceny lub kosztu, lub ich istotnych części składowych, także w zakresie określonym w art. 224 ust. 3 pkt 4 i 6 ustawy Pzp. Wykonawca musi więc wykazać, że zaoferowana cena została obliczona zgodnie z przepisami dotyczącymi kosztów pracy, których wartość przyjęta do ustalenia ceny nie może być niższa od minimalnego wynagrodzenia za pracę albo minimalnej stawki godzinowej, ustalonych na podstawie przepisów ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę lub przepisów odrębnych właściwych dla spraw, z którymi związane jest realizowane zamówienie oraz z przepisami z zakresu prawa pracy i zabezpieczenia społecznego, obowiązującymi w miejscu, w którym realizowane jest zamówienie.
Czy takie wyczerpujące wezwanie jest konieczne? Oczywiście, że tak.
Po pierwsze, wykonawca zaoferował cenę bardzo korzystną i być może po zrozumieniu treści wezwania złoży wyjaśnienia i dowody, na podstawie których zamawiający uzna, że za zaoferowaną cenę wykonawca wykona zamówienie zgodnie z wymaganiami określonymi w dokumentach zamówienia (np. w SWZ) lub wynikającymi z odrębnych przepisów.
Po drugie, w przypadku lakonicznego, ogólnego wezwania, wykonawca, który mógłby wykazać, że za zaoferowaną cenę wykonawca wykona zamówienie, nie zrozumie celu wezwania i nie wykaże, że za zaoferowaną cenę wykonawca wykona zamówienie. W takim przypadku zamawiający, wskutek odrzucenia oferty traci dobrą, a może nawet bardzo dobrą ofertę.
Po trzecie, w przypadku wniesienia odwołania wobec czynności odrzucenia oferty, treść takiego wyczerpującego wezwania będzie mocnym atutem (argumentem) w postępowaniu przed Krajową Izbą Odwoławczą.
Warto? Myślę, że tak.
Przecież to tylko kilka zdań więcej w wezwaniu, a jak wiele można uzyskać.
Jóżef Edmund Nowicki