Czy wykonawca złożył ofertę w sposób poprawny stosując format pliku .xml?

Postawione przez odwołującego zarzuty sprowadzały się do oceny czy odwołujący złożył swoją ofertę w sposób poprawny, to jest czy stosując format pliku.xml, miał prawo wymagać, aby zamawiający dokonał otwarcia oferty w tym pliku i odczytał dane tam zawarte, a w konsekwencji dane te opublikował na stronie internetowej w informacji z otwarcia ofert. 

Kwestią wymagającą rozstrzygnięcia było więc dokonanie oceny czy czynność otwarcia ofert została dokonana przez zamawiającego w sposób prawidłowy.

W SIWZ zamawiający zastrzegł, że powinna być ona sporządzona w formacie danych pdf. Nie ulega wątpliwości, że jest to jeden z formatów wymienionych do stosowania w załączniku nr 2 do rozporządzenia o interoperacyjności dla plików tekstowych. Zamawiający nie uczynił zatem w dokumentacji przetargowej zastrzeżenia, które pozostawałoby w sprzeczności z powszechnie obowiązującymi przepisami. Kluczowym dla sprawy był fakt, że odwołujący nie kwestionował treści SIWZ w postępowaniu, ani też nawet nie zadawał pytań dotyczących tej kwestii. 

W odwołaniu odwołujący powoływał się na przepisy powszechnie obowiązujące stwierdzając, że stosowanie plików w formacie.xml na potrzeby postępowania o udzielenie zamówienia jest w pełni dopuszczalne. 

W ocenie Krajowej Izby Odwoławczej taki wniosek jest nieuprawniony, biorąc pod uwagę zapisy SIWZ, ponieważ zamawiający wskazał w treści SIWZ jakie formaty zostały przez niego dopuszczone wymieniając te, które umożliwiają otwarcie ofert przy wykorzystaniu oprogramowania, które on posiada. 

Każdy format, dopuszczony przepisami będzie zatem właściwym w tym przypadku, jedynym ograniczeniem jest zastrzeżenie, że nie może to być taki format, który nie został wymieniony w załączniku nr 2 do rozporządzenia o interoperacyjności.

Biorąc zatem pod uwagę fakt, że zamawiający w SIWZ określił w jakim formacie powinna być sporządzona oferta, a odwołujący przesłał plik w innym formacie, jako profesjonalista powinien liczyć się z tym, że jego oferta nie będzie mogła zostać odczytana w sposób poprawny na sprzęcie zamawiającego. Nie jest bowiem tak, jak twierdził odwołujący, że skoro złożył ofertę w jednym z formatów wymienionych w rozporządzeniu o interoperacyjności to „nie może ponosić negatywnych konsekwencji związanych z brakiem możliwości otwarcia tejże oferty, albowiem jest to okoliczność, za którą odwołujący nie odpowiada i która odwołującego nie dotyczy’.

Krajowa Izba Odwoławcza zwróciła uwagę, że zamawiający w SIWZ wskazał w jakim formacie ofertę należy złożyć i chociaż nie zakazał stosowania formatu.xml, to jednak w żadnym miejscu SIWZ go nie dopuścił. W istocie zatem stało się tak, że plik przesłany przez odwołującego jako oferta chociaż został zdeszyfrowany, to jednak nie mógł zostać otwarty przy wykorzystaniu posiadanego przez zamawiającego oprogramowania. 

Chociaż odwołujący użył wymaganego narzędzia do przesłania pliku, to jednak otwarcie go i zapoznanie się z treścią złożonego oświadczenia woli było niemożliwe.