Termin na przygotowanie i złożenie ofert musi uwzględniać rozmiary i skomplikowanie przedmiotu zamówienia

Krajowa Izba Odwoławcza uznała za zasadne kwestionowanie terminu składania ofert ustalonego, jako terminu 41-dniowego, a więc o jeden dzień dłuższego od minimalnego wynikającego z art. 43 ust. 2 pkt 1 ustawy Pzp.

Zgodnie z art. 43 ust. 1 ustawy Pzp, zamawiający wyznacza termin składania ofert z uwzględnieniem czasu niezbędnego do przygotowania i złożenia oferty. W postępowaniach, których wartość zamówienia jest równa lub przekracza kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Pzp, termin składania ofert nie może być krótszy niż: 40 dni - od dnia przekazania ogłoszenia o zamówieniu Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej drogą elektroniczną, zgodnie z formą i procedurami wskazanymi na stronie internetowej określonej w dyrektywie (ust. 2 pkt 1).

Zamawiający przekazał ogłoszenie o zamówieniu w dniu 3 października 2014 r., termin składania ofert wyznaczył na 13 listopada 2014 r., ustalając 41-dniowy termin na przygotowanie i złożenie oferty, a więc termin dłuższy niż minimalny - 40 dni, o 1 dzień.

Zamawiający odpierając zarzut podkreślił, że termin na złożenie ofert realizuje wymagania ustawowe przepisu art. 43 ustawy Pzp i w jego ocenie, już choćby z tego powodu nie jest zbyt krótki.

Dodatkowo zauważył, że odwołanie oraz drugie jakie wpłynęło w postępowaniu, pochodzi od dwóch spośród kilku wykonawców zaangażowanych w dialog techniczny, którzy to wykonawcy wskazywali jako odpowiedni do złożenia oferty termin 90 dniowy dla ponad 2200 lokalizacji podczas, gdy przedmiot zamówienia obejmuje nieznacznie ponad 700.

Zamawiający dokonał dwukrotnie zmiany treści SIWZ oraz udzielił kilkudziesięciu wyjaśnień na zapytania wykonawców, deklarując dalsze udzielanie wyjaśnień. Przedłużony termin składania ofert do dnia 19 listopada 2014 r., w wyniku zmiany dokonanej pismem z dnia 6 listopada 2014 r., w konsekwencji ustalony został jako 47 dniowy termin.

Wniosek odwołującego, przedstawiony w odwołaniu o nakazanie zamawiającemu wydłużenia terminu składania ofert do 90 dni, został zmodyfikowany na rozprawie. Odwołujący wniósł o przedłużenie terminu o 30 dni licząc od dnia rozprawy, tj. 7 listopada 2014 r. i ostatecznie wskazał termin 30 dni liczony od dnia następnego po upływie terminu składania ofert, przedłużonego do dnia 19 listopada 2014 r., a więc o nakazanie ustalenia upływu terminu składania ofert w dniu 19 grudnia 2014 r.

Mając na względzie charakter zamówienia, Izba uznała, że ustalony termin składania ofert, nie może być uznany za spełniający kryteria terminu "niezbędnego do przygotowania i złożenia oferty", w rozumieniu art. 43 ust. 1 ustawy Pzp. Zamówienie dotyczy doprowadzenia sieci WAN do 825 lokalizacji, które zgodnie z zaleceniem zamieszczonym w pkt 26.1 SIWZ, wykonawca powinien odwiedzić i sprawdzić miejsca wykonywania usługi.

W odwołaniu i na rozprawie podniesiono niezbędność przeprowadzenia oględzin stanu infrastruktury zamawiającego w jego budynkach. Odwołujący wskazał też konieczność przeprowadzenia audytu stanu swojej infrastruktury.

Zamawiający obowiązany jest w warunkach konkretnego postępowania, uwzględniać w szczególności opis przedmiotu zamówienia i jego złożoność oraz rozmiar, a także uwzględniać czas niezbędny do przygotowania i złożenia oferty przez każdego z wykonawców, zapewniając tym samym realną oraz uczciwą konkurencję w postępowaniu, wymaganą art. 7 ust. 1 ustawy Pzp. Powyższe potwierdza również art. 38 Dyrektywy 2004/18/WE zgodnie z którym (ust. 1) podczas ustalania terminów składania ofert instytucje zamawiające uwzględniają w szczególności złożoność zamówienia oraz czas wymagany do sporządzenia ofert, z zastrzeżeniem terminów minimalnych. Zatem, uwzględniając systematykę art. 38 Dyrektywy 2994/18/WE oraz ogólny charakter wytycznych zawartych w jego ust. 1 podkreślenia wymaga, że zasadą zarówno na gruncie unijnego jak i polskiego Prawa zamówień publicznych jest ustalanie terminów składania ofert z uwzględnieniem specyfiki zamówienia, a nie terminów minimalnych lub zbliżonych do minimalnych (wyrok z dnia 27 września 2013 r., sygn. akt KIO 2188/13).

Przy uznaniu zasadności chociażby jednego zarzutu odwołania, odwołanie podlega uwzględnieniu. Zgodnie z art. 192 ust. 2 Pzp - termin składania ofert uniemożliwiający dokonanie zmian w ofertach, może mieć istotny wpływ na wynik postępowania o udzielenie zamówienia.

Izba podkreśla, że opisanie wymagań dotyczących przedmiotu zamówienia, warunków realizacji oraz terminów związanych z realizacją zamówienia, jest uprawnieniem zamawiającego podlegającym kontroli m.in. wykonawców w trybie zaskarżania czynności czy zaniechania w granicach środków ochrony prawnej.

 

Wyrok dotyczy stanu prawnego przed wejściem w życie ustawy z dnia 22 czerwca 2016 r. o zmianie ustawy - Prawo zamówień publicznych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2016 r. poz. 1020), jednak zasada, że zamawiający obowiązany jest w warunkach konkretnego postępowania, uwzględniać opis przedmiotu zamówienia i jego złożoność oraz rozmiar, a także uwzględniać czas niezbędny do przygotowania i złożenia oferty przez każdego z wykonawców, zapewniając tym samym realną oraz uczciwą konkurencję w postępowaniu, wymaganą art. 7 ust. 1 ustawy Pzp, pozostaje aktualną na gruncie aktualnego stanu prawnego.

 

Krajowa Izba Odwoławcza w wyroku z dnia 12 listopada 2014 r., KIO 2167/14