Złożenie oferty w postaci odrębnych stron w formatach .pdf

Osią sporu w niniejszej sprawie było to, czy Zamawiający prawidłowo odrzucił ofertę Odwołującego, w sytuacji gdy Wykonawca sporządził formularz oferty w ten sposób, że każdą jego stronę sporządził w odrębnym pliku (w formacie pdf) i opatrzył podpisem zaufanym jedynie stronę ostatnią. 

Odnosząc się do kwestii uzasadnienia faktycznego oraz prawnego odrzucenia oferty Odwołującego wskazać należy, iż co do zasady rację ma Wykonawca, że czynność odrzucenia oferty wykonawcy powinna być należycie uzasadniona, tak aby wykonawca, gdy oceny zamawiającego nie podziela, mógł się do wskazanych przez zamawiającego uchybień ustosunkować. 

Zamawiający nie podał okoliczności uzasadniających odrzucenie oferty Odwołującego na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 6 w zw. z art. 63 ust. 2 ustawy Pzp. Z uzasadnienia odrzucenia oferty wynikało, że oferta złożona przez Odwołującego nie została podpisana właściwym podpisem: załącznik nr 1 jakim jest formularz oferty składający się z trzech stron został opatrzony podpisem tylko w jednym pliku pdf (strona trzecia, strona pierwsza oraz druga ww. załącznika pozostały bez wymaganego zgodnie z zapisami SWZ podpisu). Jednocześnie w uzasadnieniu odrzucenia oferty Zamawiający przywołał postanowienie SWZ nakładające na wykonawcę obowiązek złożenia oferty, pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. W świetle powyższego nie można uznać, że w okolicznościach rozpoznawanej sprawy Odwołujący pozbawiony został możliwości poznania okoliczności faktycznych stanowiących podstawę odrzucenia jego oferty. 

Przechodząc następnie do kwestii odrzucenia oferty Odwołującego Krajowa Izba Odwoławcza uznała, że poza sporem było to, że w postanowieniach SWZ Zamawiający nie wskazał w jaki sposób wykonawcy obowiązani są złożyć ofertę, w szczególności, czy poszczególne dokumenty składające się na ofertę w szerokim znaczeniu, tj. formularz oferty, oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu i braku podstaw wykluczenia oraz kosztorys należało złożyć jednym pliku poprzez ich scalenie czy też w odrębnych plikach. Zamawiający wymagał jedynie, aby oferta oraz oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp pod rygorem nieważności zostały złożone w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym w ogólnie dostępnych formatach danych, w szczególności w formatach .pdf., .doc., .docx., .xls., .xlsx., .jpg. (.jpeg) z rekomendacją w formacie .pdf. 

Bezspornie Odwołujący w części 4 zamówienia złożył formularz ofertowy składający się z trzech stron, z których każda stanowiła odrębny plik pdf, a podpisem zaufanym opatrzono jedynie stronę trzecią. Nie było również sporu co do tego, że Odwołujący nie opatrzył „paczki” dokumentów elektronicznych składających się na ofertę właściwym podpisem. Poza sporem było także to, że Odwołujący nie zastosował się do zaleceń dotyczących sposobu złożenia oferty wynikających z Instrukcji dla wykonawców platformy zakupowej wskazanej w SWZ, z których jednoznacznie wynikało, iż właściciel platformy zaleca podpisanie każdego załączanego pliku osobno, w szczególności wskazanych w art. 63 ust. 1 oraz ust. 2 ustawy Pzp. Jednocześnie Instrukcja dla wykonawców zawierała ścieżkę dla złożenia podpisu kwalifikowanego, osobistego lub zaufanego na każdym dokumencie osobno, w tym zawierała komunikat o treści: „Wypełnij pliki na swoim komputerze, a następnie podpisz pliki, które zamierzasz dołączyć do oferty lub wniosku kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym”.

W ocenie Krajowej Izby Odwoławczej czynność Zamawiającego polegająca na odrzuceniu oferty Odwołującego była prawidłowa. Krajowa Izba Odwoławcza nie podzieliła stanowiska Odwołującego, który twierdził, że za dokument elektroniczny należy uznać łącznie 3 pliki pdf. formularza ofertowego stanowiące odrębną całość znaczeniową, ponieważ stosownie do art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne dokument elektroniczny to stanowiący odrębną całość znaczeniową zbiór danych uporządkowanych w określonej strukturze wewnętrznej i zapisany na informatycznym nośniku danych. Tym samym dokumentem elektronicznym będzie każda z trzech stron formularza ofertowego stanowiąca odrębny plik pdf. Podpis elektroniczny dotyczy natomiast danych jako takich, a nie plików bądź dokumentów, zatem niezależnie od tego, czy dojdzie do podpisania każdego pliku z osobna, kilku oświadczeń bądź dokumentów znajdujących się w jednym pliku, czy wszystkich plików łącznie poprzez podpisanie pliku skompresowanego, należy uznać, że podpis złożony pod zestawem oświadczeń bądź dokumentów znajdujących się w jednym pliku lub zestawem plików obejmuje całość zawartych w nim danych. (tak w wyrokach z dnia 5 marca 2020 r., KIO 296/20, KIO 297/20, z dnia 6 lipca 2020 r., KIO 603/20). 

Niemniej jednak istotnym jest to, aby zbiór danych zawartych w poszczególnych dokumentach elektronicznych został przez wykonawcę podpisany właściwym podpisem elektronicznym. W przeciwnym wypadku nie można uznać, że podpis zaufany, który Odwołujący „złożył” wyłącznie na stronie trzeciej formularza ofertowego (jednym z trzech odrębnych plików pdf.) niejako „rozciąga się” na oświadczenia zawarte na pozostałych stronach oferty, a w okolicznościach niniejszej sprawy, w szczególności na stronę drugą zawierającą istotne elementy oświadczenia woli Wykonawcy dotyczącego przedmiotu świadczenia. Inaczej rzecz ujmując, w okolicznościach przedmiotowej sprawy zbiór danych zawartych na stronie pierwszej i drugiej formularza ofertowego Wykonawcy, z których każda stanowiła odrębny plik pdf. nie został opatrzony podpisem elektronicznym, co narusza art. 63 ust. 2 ustawy Pzp i stanowi podstawę odrzucenia oferty, o której mowa w art. 226 ust. 1 pkt 3 i 6 ustawę Pzp.

Bez znaczenia była argumentacja Odwołującego, że poszczególne strony formularza ofertowego zostały ponumerowane, skoro trzystronicowy formularz ofertowy nie został opatrzony podpisem zaufanym.

Dodatkowo Krajowa Izba Odwoławcza uznała, że złożenie oferty z uchybieniem formy elektronicznej lub postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym zostało objęte rygorem nieważności, co wyczerpuje dyspozycję art. 226 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp. 

Opracowano na podstawie wyroku  z dnia 28 lutego 2022 r., KIO 371/22

Dziękujemy za przeczytanie tego artykułu do końca. Czytaj portal wPrzetargach.pl na bieżąco

Portal wPrzetargach.pl to kompendium wiedzy o zamówieniach publicznych