Na podstawie art. 131 ust. 2 ustawy Pzp zamawiający może wymagać złożenia oferty po odbyciu przez wykonawcę wizji lokalnej lub sprawdzeniu przez wykonawcę dokumentów niezbędnych do realizacji zamówienia dostępnych na miejscu u zamawiającego.
Celem obligatoryjnej wizji lokalnej jest umożliwienie wykonawcom zapoznania się z warunkami realizacji zamówienia, których ze względu na ich specyfikę (nietypowość) zamawiający nie mógł przedstawić w opisie przedmiotu zamówienia. Odbycie obligatoryjnej wizji lokalnej ma wpływ nie tylko na decyzję o ubieganiu się o udzielenie zamówienia, ale także na cenę oferty, a w przypadku zamówienia z wolnej ręki na wynegocjowane warunki umowy, w tym na wynagrodzenie wykonawcy zaproszonego do negocjacji.
Obligatoryjna wizja lokalna powinna być uzasadniona. Nieuzasadniona obligatoryjna wizja lokalna może utrudniać wykonawcom (np. wykonawcom mającym siedzibę lub miejsce zamieszkania poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej) ubieganie się o udzielenie zamówienia.
Obligatoryjna wizja lokalna nie może generować po stronie wykonawcy nadmiernych lub nieuzasadnionych kosztów związanych z odbyciem wizji.
Warunki odbycia wizji lokalnej stanowią element warunków zamówienia. Informacje dotyczące warunków odbycia wizji lokalnej, tym miejsce, czas i sposób przeprowadzania wizji lokalnej, zasady rejestru uczestników obligatoryjnej wizji lokalnej, zamawiający zamieszcza w dokumentach zamówienia (np. SWZ) (zob. art. 134 ust. 2 pkt 9 oraz art. 281 ust. 2 pkt 12 ustawy Pzp).
Zamawiający nie jest obowiązany udostępniać na stronie internetowej prowadzonego postępowania rejestru uczestników obligatoryjnej wizji lokalnej.
Dokument zawierający informacje o tym, kto odbył wizję lokalną stanowi załącznik do protokołu postępowania.
Wizję lokalną zamawiający może przewidzieć także w postępowaniu prowadzonym w trybie zamówienia z wolnej ręki. W takim przypadku informacje dotyczące przeprowadzenia przez wykonawcę wizji lokalnej, zamawiający zamieszcza w zaproszeniu do negocjacji. Od odbycia wizji lokalnej przez wykonawcę zaproszonego do negocjacji, zamawiający może uzależnić prowadzenie negocjacji.
Wizja lokalna to oględziny miejsca, w którym będą wykonywane dostawy, usługi lub roboty budowlane. Wizja lokalna jest uzasadniona, gdy dostawy, usługi lub roboty budowlane, będą wykonywane w warunkach na tyle nietypowych, że niemożliwe jest opisanie tych warunków, a ich poznanie umożliwi wykonawcom podjęcie racjonalnej decyzji o ubieganiu się o udzielenie zamówienia i złożeniu oferty albo prowadzeniu negocjacji.
Wizja lokalna nie może zastępować opisu przedmiotu zamówienia. Ze względu na przestrzeganie zasad uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców warunki odbycia wizji lokalnej muszą być takie same dla wszystkich wykonawców. Wizja lokalna nie może utrudniać żadnemu wykonawcy ubiegania się o udzielenie zamówienia i obciążać wykonawcę nieuzasadnionymi kosztami odbycia wizji lokalnej.
Odbycie wizji lokalnej nie pozbawia wykonawców prawa zwrócenia się o wyjaśnienie lub zmianę treści SWZ dotyczącej opisu przedmiotu zamówienia lub warunków realizacji zamówienia.
W przypadku gdy zamawiający przewiduje możliwość albo jeżeli jest to konieczne ze względu na specyfikę przedmiotu zamówienia, wymaga złożenia oferty po odbyciu przez wykonawcę wizji lokalnej, wyznacza terminy składania ofert z uwzględnieniem czasu niezbędnego do zapoznania się przez wykonawców z informacjami koniecznymi do przygotowania oferty, z tym że terminy te muszą być dłuższe od ustawowych terminów minimalnych, o ile są one określone (art. 131 ust. 2 ustawy Pzp).
Jeżeli zamawiający nie przewidział odbycia wizji lokalnej, wykonawca może żądać wizji lokalnej. W takim przypadku zamawiający może nie wyrazić zgody na odbycie wizji lokalnej. Zamawiający może uznać, że ze względu na standardowe warunki realizacji zamówienia wizja lokalna nie jest konieczna w celu sporządzenia oferty.
Wizja lokalna jest instytucją odrębną od instytucji zwrócenia się wykonawcy do zamawiającego o wyjaśnienie lub zmianę treści SWZ w zakresie opisu przedmiotu zamówienia i warunków umowy. Podczas wizji zamawiający nie udziela wyjaśnień na pytania uczestników wizji lokalnej dotyczące treści SWZ. W toku wizji lokalnej, jej uczestnicy mogą sporządzać fotografie lub film z miejsca wizji lokalnej.
Po odbyciu wizji lokalnej zamawiający może zwołać zebranie wszystkich wykonawców w celu wyjaśnienia treści SWZ. Informację o terminie zebrania zamawiający udostępnia na stronie internetowej prowadzonego postępowania. Zamawiający sporządza informację zawierającą zgłoszone na zebraniu pytania o wyjaśnienie treści SWZ oraz odpowiedzi na nie, bez wskazywania źródeł zapytań. Informację z zebrania udostępnia się na stronie internetowej prowadzonego postępowania. Wizję lokalną przewidzianą przez zamawiającego w tym samym terminie dla wszystkich wykonawców można uznać za zwołać zebranie wszystkich wykonawców w celu wyjaśnienia treści SWZ.
Na podstawie art. 214 ust. 1 pkt 18 ustawy zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli została złożona bez odbycia wizji lokalnej, w przypadku, gdy zamawiający tego wymagał w dokumentach zamówienia.
Odbycie obligatoryjnej wizji lokalnej przez wykonawcę lub osobę będącą jego przedstawicielem nie może być przedmiotem dociekań zamawiającego po upływie terminu składania ofert.