Nie można domniemywać, że wykonawca złożył oświadczenie o przedłużeniu terminu związania ofertą

W przypadku gdy wybór najkorzystniejszej oferty nie nastąpi przed upływem terminu związania ofertą, o którym mowa w art. 220 ust. 2 ustawy Pzp, zamawiający przed upływem terminu związania ofertą, zwraca się jednokrotnie do wykonawców o wyrażenie zgody na przedłużenie tego terminu o wskazywany przez niego okres, nie dłuższy niż 60 dni.

Przedłużenie terminu związania ofertą, o którym mowa w art. 220 ust. 2 ustawy Pzp, wymaga złożenia przez wykonawcę pisemnego oświadczenia o wyrażeniu zgody na przedłużenie terminu związania ofertą.

W przypadku gdy zamawiający żąda wniesienia wadium, przedłużenie terminu związania ofertą, o którym mowa w art. 220 ust. 2 ustawy Pzp, następuje wraz z przedłużeniem okresu ważności wadium albo, jeżeli nie jest to możliwe, z wniesieniem nowego wadium na przedłużony okres związania ofertą.

Stan związania ofertą jest konstrukcyjnym elementem oświadczenia woli zmierzającego do zawarcia umowy w sprawie zamówienia, a jego realizacji i zabezpieczeniu służyć ma m.in. sankcja wykluczenia z udziału w postępowaniu wykonawcy, który nie wyrazi zgody na przedłużenie terminu związania ofertą (zob. wyrok z dnia 27 sierpnia 2014 r., KIO 1669/14). Upływ terminu związania ofertą powoduje, że wykonawca nie jest już uczestnikiem postępowania, a jego odwołanie jest złożone przez podmiot nieuprawniony (zob. postanowienie z dnia 7 października 2013 r., KIO 2288/13).

Związanie ofertą trwa tylko przez czas oznaczony, po upływie którego oferta wygasa.

Na gruncie ustawy Pzp wybór oferty najkorzystniejszej musi nastąpić w terminie związania ofertą, a wykonawca musi być związany złożoną przez siebie ofertą nieprzerwanie od dnia otwarcia ofert. Podkreślić także należy, że przepisy Pzp nie przewidują możliwości przywrócenia biegu terminu związania ofertą. Oświadczenie o przedłużeniu terminu związania ofertą musi wpłynąć do zamawiającego przed upływem tego terminu. Złożenie oświadczenia w tym zakresie w terminie późniejszym tj. po upływie terminu związania ofertą należy ocenić jako złożenie nowej oferty. Jeżeli wykonawca chce dalej ubiegać się o udzielenie zamówienia publicznego, powinien on złożyć w tym zakresie jednoznaczne oświadczenie zamawiającemu.

Jeżeli wykonawca nie wyraża takiej woli, może to wyraźnie zamawiającemu oświadczyć lub powstrzymać się od podejmowania jakichkolwiek działań. „Oświadczenie wykonawcy o przedłużeniu terminu związania ofertą winno być złożone w sposób wyraźny i jasny, w formie w SIWZ przewidzianej (…). Nie podlega ono ustaleniu na podstawie innych czynności w wykonawcy - korespondencji z zamawiającym, wnoszenia środków ochrony prawnej, wykonywania czynności faktycznych lub prawnych związanych z przedłużaniem ważności wadium” (zob. wyrok z dnia 24 września 2012 r., KIO 1924/12 oraz z dnia 29 czerwca 2015 r., KIO 1281/15; KIO 1282/15).

Zgoda musi zostać zamawiającemu zakomunikowana wprost, w sposób bezpośredni.

Przyjęcie, że oświadczenie o przedłużeniu terminu związania ofertą wykonawcy powinni składać w formie pisemnej pod rygorem nieważności, oznaczałoby natomiast niepotrzebne wydłużenie postępowania, mogłoby naruszyć zasadę równego traktowania i uczciwej konkurencji (gorsza sytuacja wykonawców, których siedziby znajdują się w znacznej odległości od siedziby zamawiającego), a ponadto narażać wykonawców na dodatkowe koszty (dłuższe postępowanie to konieczność ponoszenia kosztów związanych z przedłużeniem ważności wadium).

Nie można zatem domniemywać, że wykonawca złożył oświadczenie o przedłużeniu terminu związania ofertą. Milczenie wykonawcy w tym zakresie oznacza bowiem brak zgody na przedłużenie przez niego okresu związania ofertą. Biorąc pod uwagę cywilistyczne znaczenie oferty, nie można uznać, że nie istnieje ona w przypadku, gdy wykonawca, który ją złożył, oświadcza zamawiającemu, że nadal czuje się nią związany i wyraża wolę zawarcia umowy. Pominięcie takiego oświadczenia byłoby sprzeczne z celem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego - zawarciem umowy.

Przepisy dotyczące składania oświadczeń o wyrażeniu zgody na przedłużenie terminu związania ofertą nie dopuszczają, aby oświadczenia te składane były pod warunkiem lub z zastrzeżeniem. W przypadku wniesienia wadium w pieniądzu dla skuteczności oświadczenia o przedłużeniu okresu związania ofertą - nie jest wymagane składanie żadnych dodatkowych dokumentów czy oświadczeń dotyczących przedłużenia ważności wadium. Sytuację tę należy rozpatrywać poprzez cel instytucji wadium jakim jest zabezpieczenie interesu zamawiającego w sytuacjach, o których stanowią art. 46 ust. 4a i 5 ustawy Pzp. Dopóki pieniądze znajdują się na rachunku bankowym zamawiającego, zamawiający może zabezpieczyć się z nich w razie wystąpienia okoliczności skutkujących zatrzymaniem wadium. Zupełnie inaczej należałoby potraktować sytuację, gdyby wadium wniesiono w innej formie niż w pieniądzu (np. gwarancji ubezpieczeniowej). Taką formę wadium cechuje utrata ważności wraz z nadejściem zakreślonego w dokumencie terminu. W takim przypadku, dla skuteczności oświadczenia o przedłużeniu terminu związania ofertą, rzeczywiście koniecznym jest przedłużenie ważności wadium, względnie ustanowienie nowego wadium.

Co do braku konieczności składania odrębnego oświadczenia o przedłużeniu ważności wadium wniesionego w formie pieniężnej dla skuteczności oświadczenia o przedłużeniu okresu związania ofertą podzielono stanowisko wyrażone m.in. w wyrokach z dnia 16 czerwca 2011 r., KIO 1144/11 i dnia 6 lutego 2009 r., KIO/UZP 115/09.

W art. 220 ust. 3 ustawy Pzp jest mowa wyraźnie o przedłużeniu terminu związania ofertą. Zgodnie ze słownikowym rozumieniem słowa „przedłużyć” (internetowy słownik języka polskiego - http://sjp.pwn.pl/: przedłużyć to znaczy „sprawić, że coś trwa dłużej, niż przewidywano”) uznać należy, że zamiarem ustawodawcy było zobligowanie wykonawcy do podjęcia działań, które zmierzałyby do utrzymania stanu związania złożoną przez niego ofertą przez kolejny, określony przez tego wykonawcę (lub zamawiającego, o czym wyżej) okres.

W celu utrzymania stanu związania ofertą koniecznym jest zapewnienie jego ciągłości. Nie można bowiem mówić o utrzymaniu stanu związania ofertą (skutecznym jego przedłużeniu), gdy wyznaczony pierwotnie termin związania ofertą upłynie, a wykonawca dopiero po jego upływie wyrazi wolę przedłużenia terminu związania go złożoną przez niego ofertą. W takim przypadku nie można bowiem mówić o przedłużeniu tegoż terminu, ale o podjęciu próby jego restytucji, odnowienia na mocy później wyrażonego oświadczenia woli. 

Konieczne jest zatem wyrażenie jednoznacznego stanowiska przez wykonawcę jeszcze przed upływem pierwotnie wyznaczonego terminu związania ofertą. Tylko w takim przypadku można mówić o przedłużeniu terminu, a więc utrzymaniu stanu związania wykonawcy ofertą, który to stan, w chwili składania oświadczenia przez wykonawcę musi jeszcze istnieć, aby mógł zostać przedłużony.

 

Opracowanie: Zespół wPrzetargach

Orzecznictwo:  www.uzp.gov.pl