W przypadku czynności przedłużenia terminu związania ofertą ustawodawca nie zastrzegł szczególnej formy pod rygorem nieważności, tym samym czynność ta może być dokonana w każdej formie, w sposób zrozumiały
W ocenie Krajowej Izby odwoławczej bezpodstawne okazały się zarzuty dotyczące naruszenia art. 24 ust. 1 pkt 12 w zw. z art. 85 ust. 1 w zw. z art. 85 ust. 4 Pzp.
Odwołujący argumentował, że nie złożył wiążącego oświadczenia o przedłużeniu terminu związania ofertą, gdyż złożone oświadczenie nie zachowywało wymaganej formy, z którą uznawał w zw. z brzmieniem art. 77 § 1 k.c. formę pisemną tożsamą z formą złożonej oferty. W związku z tym, złożone oświadczenie nie powinno wywoływać żadnych skutków prawnych i należy je traktować jako nieważne. Tym samym Odwołujący powinien zostać wykluczony z postępowania w związku z nieprzedłużeniem terminu związania ofertą, a Zamawiający powinien zwrócić Spółce wadium albowiem powodem wykluczenia powinno być nieprzedłużenie terminu związania ofertą.
Biorąc pod uwagę powyższe, Krajowa Izba Odwoławcza zwróciła uwagę, że Zamawiający w SIWZ określił sposób porozumiewania się w postępowaniu, i wskazał, że „wszelkie oświadczenia, pytania, wnioski, zawiadomienia oraz inne informacje Zamawiający oraz Wykonawcy będą przekazywać sobie pisemnie lub drogą elektroniczna (adres e-mail: zamówienia.publiczne@(...)). W przypadku przekazania przez Zamawiającego dokumentu zawierającego oświadczenie, pytanie, wniosek, zawiadomienie czy inną informację faksem lub drogą elektroniczną, Zamawiający wymagał od Wykonawcy niezwłocznego potwierdzenia otrzymania przedmiotowych dokumentów również za pośrednictwem faksu lub drogą elektroniczną. Zamawiający na żądanie Wykonawcy będzie dokonywał analogicznych potwierdzeń.".
Ponadto Zamawiający w dniu 29 sierpnia 2018 r. wnioskował do Odwołującego o przedłużenie terminu związania ofertą do dnia 6 listopada 2018 r. (pismo przesłane drogą elektroniczną). Wykonawca w dniu 5 września 2018 r. przesłał Zamawiającemu drogą elektroniczną skan pisma podpisanego przez dwóch członków zarządu (zgodnie z zasadami reprezentacji) Odwołującego, w którym złożyli oni oświadczenie o wyrażeniu zgody na przedłużenie terminu związania ofertą do dnia 6 listopada 2018 r. Krajowa Izba Odwoławcza w tym zakresie podziela stanowisko wyrażone w wyroku z dnia 18 lutego 2015 r., KIO 217/15, iż możliwość wyrażenia zgody na przedłużenie terminu związania ofertą należy analizować w świetle norm Kodeksu cywilnego w związku z odesłaniem zawartym w art. 14 Pzp.
Znajduje tu zastosowanie art. 60 Kodeksu cywilnego, który pozwala wyrazić wolę osoby dokonującej czynności prawnej w każdy sposób uzewnętrzniający ją w sposób dostateczny, z zastrzeżeniem wyjątków określonych w ustawie.
Wyjątki te odnoszą się do formy czynności prawnej. W kontekście czynności przedłużenia terminu związania ofertą ustawodawca nie zastrzegł szczególnej formy pod rygorem nieważności.
Tym samym, czynność ta może być dokonana w każdej formie. Jednakże wola wykonawcy przedłużenia terminu związania ofertą musi być wyrażona w sposób dostateczny i jednoznaczny zamawiającemu. Zamawiający musi mieć bowiem pewność, iż wykonawca chce nadal być związany ofertą oraz na jaki okres owe związanie ofertą następuje. W ocenie Krajowej Izby Odwoławczej, wobec powyższego oraz wobec jednoznacznie wyrażonej woli Odwołującego przedłużenia terminu związania ofertą, podnoszony zarzut nie potwierdził się, złożone oświadczenie woli jest wiążące dla Odwołującego, a co za tym idzie brak jest podstaw do zwrotu wadium.
Wyrok z dnia 15 października 2018 r., KIO 1961/18
Źródło: www.uzp.gov.pl