TOP 5 - Złożenie, uzupełnienie, poprawianie lub udzielania wyjaśnień dotyczących oświadczeń, dokumentów i pełnomocnictw na podstawie art. 26 ust. 3 i 3a Pzp

5 ważnych zagadnień dotyczących złożenia, uzupełnienia lub poprawienia lub udzielania wyjaśnień dotyczących oświadczenia, o którym mowa w art. 25a ust. 1 Pzp, oświadczeń lub dokumentów potwierdzających okoliczności, o których mowa w art. 25 ust. 1 Pzp, lub innych dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia postępowania na podstawie art. 26 ust. 3 Pzp oraz złożenia pełnomocnictwa na podstawie art. 26 ust. 3a Pzp

 

1.    Wezwanie, o którym mowa w art. 26 ust. 3 Pzp, musi być jednoznaczne i zrozumiałe dla wykonawcy

Wezwanie, o którym mowa w art. 26 ust. 3 Pzp, musi być jednoznaczne i zrozumiałe dla wykonawcy, tak by był on w stanie stwierdzić, jakich oświadczeń lub dokumentów, o których mowa w art. 25 ust. 1 Pzp, zamawiający żąda w wezwaniu. Treść wezwania nie może prowadzić do sytuacji, w której wykonawca zmuszony będzie domyślać się, w jakim zakresie ma zostać dokonane uzupełnienie, dlatego w wezwaniu zamawiający musi wskazać, jakich wymaganych przez zamawiającego oświadczeń lub dokumentów, o których mowa w art. 25 ust. 1 Pzp, wykonawca nie złożył lub złożył z błędami, a także na czym polega błąd w tych oświadczeniach lub dokumentach, a w przypadku pełnomocnictwa - na czym polega wadliwość pełnomocnictwa.

W wyroku z dnia 2 lipca 2014 r., KIO 1208/14, Krajowa Izba Odwoławcza zwróciła uwagę, że „Wezwanie do uzupełniania dokumentów powinno szczegółowo, precyzyjnie, w sposób jednoznaczny wskazywać, co do jakich dokumentów (bądź braków dokumentów) załączonych do oferty Zamawiający ma zastrzeżenia. W przypadku niewykazania w ofercie spełnienia warunków udziału w postępowaniu Zamawiający powinien określić, jakiego dokumentu brakuje, na potwierdzenie którego z warunków, bądź w jakim dokumencie jest błąd, względnie czy dokument nie potwierdza spełnienia danego warunku. Zamawiający powinien wskazać, czy błąd/nieścisłość/brak upatruje w wykazie prac, czy w dokumentach go poświadczających. Jedynie precyzyjne wezwanie, w razie braku satysfakcjonującej odpowiedzi, może prowadzić do wykluczenia wykonawcy z postępowania. Precyzyjnym wezwaniem nie jest przytoczenie opisu spełnienia warunków udziału z SIWZ czy opis formy dokumentów, które Zamawiający uzna za dowody na potwierdzenie spełnienia warunków udziału w postępowaniu”.

 

2.    Termin, który zamawiający może wyznaczyć na złożenie, uzupełnienie lub poprawienie oświadczeń i dokumentów lub na udzielanie wyjaśnień

Termin, który zamawiający może wyznaczyć na złożenie, uzupełnienie lub poprawienie oświadczeń i dokumentów lub na udzielanie wyjaśnień nie został przez ustawodawcę określony. Termin ten powinien być jednak realny i umożliwić wykonawcom złożenie, uzupełnienie lub poprawienie oświadczeń i dokumentów lub na udzielanie wyjaśnień.

W wyroku z dnia 15 kwietnia 2014 r., KIO 691/14, Krajowa Izba Odwoławcza uznała, że „Odpowiedni termin to (…) termin, który jest realny do dochowania w danej sytuacji. Niewątpliwie termin do uzupełnienia dokumentów doręczony w piątek po południu, a upływający w poniedziałek, jest terminem krótkim. Choć formalnie trzydniowy, w praktyce skraca się do jednego dnia. (…). Zasadą oczywiście jest, że wykonawca powinien dysponować wszystkimi dokumentami w dniu składania ofert, jednak skoro ustawodawca dopuścił uzupełnianie dokumentów - nie można wykluczyć, że w niektórych przypadkach zajdzie konieczność pozyskania dokumentu od osoby trzeciej; wykonawca dopiero po otrzymaniu wezwania może się zorientować, o jaki dokument chodzi.”.

W wyroku z dnia 26 czerwca 2013 r., KIO 1393/13,  Krajowa Izba Odwoławcza odnosząc się o stanowiska odwołującego, że termin określony w wezwaniu przypadał w trakcie tzw. „długiego weekendu” uznała, że „odwołujący jako uczestnik postępowania o udzielenie zamówienia winien był przewidzieć, że również w trakcie trwania, jak to określono tzw. „długiego weekendu”, może wystąpić konieczność uzupełnienia dokumentów lub udzielenia wyjaśnień w ramach omawianego postępowania, a zatem nie na nikim innym, a właśnie na odwołującym spoczywał ciężar zapewnienia niezakłóconej pracy w spółce, a także zorganizowanie pracy w ten sposób, aby umożliwić wywiązanie się spółce z wszelkich obowiązków związanych z przedmiotowym postępowaniem.”.

W wyroku z dnia 11 kwietnia 2014 r., KIO 631/14, Krajowa Izba Odwoławcza stwierdziła natomiast, że „Wyznaczenie wykonawcy na uzupełnienie dokumentów terminu kilkudniowego w warunkach postępowań o udzielenie zamówienia publicznego i szybkości tego postępowania i generalnie krótkich terminów ustawowych nie jest czymś nadzwyczajnym. Istotą wezwania do uzupełniania dokumentów jest możliwość przedłożenia przez wykonawcę dokumentów, które miały potwierdzać spełnianie warunków udziału w postępowaniu (bądź też dokumentów przedmiotowych), które wykonawca powinien posiadać już w momencie upływu terminu składania ofert czy wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu. Oczekiwanie ze strony wykonawcy, prezentowane w treści rozpoznawanego przez Izbę odwołania, że termin na uzupełnienie dokumentów musi pozwolić wykonawcy na pozyskanie nowych osób i odpowiednich dla nich dokumentów dla potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu, jest nieuprawnione. Wykonawca przede wszystkim na dzień składania ofert (upływ terminu do składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu) powinien dysponować określonym potencjałem i dokumentami go potwierdzającymi.”.

 

3.    Dopuszczalność wskazania w dokumencie pełnomocnictwa daty jego sporządzenia późniejszej od daty składania ofert

Wskazanie w dokumencie pełnomocnictwa daty jego sporządzenia późniejszej od daty składania ofert nie stanowi przesłanki odrzucenia oferty. Udzielenie pełnomocnictwa (rozumianego jako umocowanie) może bowiem nastąpić także w formie ustnej, a nie tylko pisemnej. Od udzielenia pełnomocnictwa odróżnić jednak należy jego wykazanie przed zamawiającym. Pojęcie pełnomocnictwa ma dwojakie znaczenie. Po pierwsze, oznacza ono oświadczenie woli mocodawcy upoważniające osobę lub osoby do dokonywania w jego imieniu czynności prawnych określonych w pełnomocnictwie. Na podstawie tego umocowania pełnomocnik jest upoważniony do reprezentowania (zastępstwa) mocodawcy (np. wykonawcy) w zakresie określonym w pełnomocnictwie. W znaczeniu drugim jest to dokument stwierdzający zakres tego umocowania. Od udzielenia pełnomocnictwa odróżnić jednak należy jego wykazanie przed zamawiającym, stanowiące jeden z wymogów skuteczności złożenia oferty tego aktu procesowego i tym samym podejmowania czynności procesowych przez pełnomocnika w imieniu mocodawcy. Pisemny akt pełnomocnictwa nie musi natomiast zawierać daty jego sporządzenia. W wyroku z dnia 16 kwietnia 2010 r., KIO/UZP 410/10, Krajowa Izba Odwoławcza zwróciła uwagę, że „Gdyby przyjąć stanowisko Odwołującego o obowiązku uzupełnienia pełnomocnictwa, ale w taki sposób, że wystawienie pełnomocnictwa ma nastąpić w terminie (z datą) nie późniejszym, niż upływ terminu składania ofert, wówczas przepis art. 26 ust. 3 Pzp nie miałby sensu, a wykonawcy zobowiązywani byliby do wystawiania dokumentów z datą wsteczną, co jest niedozwolone i niemożliwe do spełnienia. A zatem w tym zakresie przepis art. 26 ust. 3 ustawy Pzp w przypadkach objętych jego dyspozycją (a taki przypadek w ocenie Izby zachodzi w niniejszej sprawie) jest regulacją szczególną w stosunku do przepisów ogólnych. Odwołujący nie wykazał także, że zachodzą okoliczności wymienione w art. 26 ust. 3 Pzp wskazujące, że nie wzywa się do uzupełnienia dokumentów, w sytuacji, gdy mimo ich uzupełnienia, oferta wykonawcy i tak podlega odrzuceniu, z innych względów. W szczególności nie można uznać, iż oferta Przystępującego podlega odrzuceniu jako złożona przez wykonawcę podlegającego wykluczeniu z powodu podania nieprawdziwych informacji (oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu), co podnosił Odwołujący”.

 

4.    Zasada jednokrotnego uzupełniania dokumentów

Wezwanie do złożenia lub uzupełnienia oświadczeń lub dokumentów, o których mowa w art. 26 ust. 3 Pzp, lub pełnomocnictw jest czynnością jednokrotną i ponowne wzywanie wykonawcy nie jest dopuszczalne. W wyroku z dnia 20 lipca 2012 r., KIO 1418/12, zwrócono uwagę, że „zasada jednokrotnego uzupełniania dokumentów, jednak odnosi się ona do sytuacji, gdy zamawiający w jednym wezwaniu dokonuje wezwania kompleksowego, wskazując na wszystkie błędy i wady dokumentu. Jeżeli jego czynność jest wadliwa lub niepełna, nie można tym faktem obciążać wykonawcy, a czynność tę należy skorygować”.

Zamawiający jest obowiązany wezwać wykonawcę ponownie do złożenia, uzupełnienia lub poprawienia określonego oświadczenia lub dokumentu, o których mowa w art. 26 ust. 3 Pzp, jeżeli treść pierwszego wezwania może spowodować, że wykonawca nie złoży, nie uzupełni lub nie poprawi wymaganego oświadczenia lub dokumentu. Wykonawca nie może być obciążany skutkami niejednoznacznego wezwania zamawiającego. Treść wezwania nie może zatem prowadzić do sytuacji, gdy wykonawca zmuszony będzie domniemywać, jakie oświadczenia lub dokumenty powinien uzupełnić.

 

5.    Fakt, iż wykonawca samodzielnie uzupełnił dokumenty mające potwierdzać spełnienie warunku udziału w postępowaniu nie zwalnia zamawiającego z obowiązku wezwania, o którym mowa w art. 26 ust. 3 Pzp

W wyroku z dnia 28 listopada 2017 r., KIO 2343/17, KIO 2344/17, Krajowa Izba Odwoławcza uznała, że samodzielne uzupełnianie dokumentów, o których mowa w art. 25 ust. 1 Pzp, niepoprzedzone wezwaniem przez Zamawiającego w trybie art. 26 ust. 3 Pzp przez wykonawców, jest niedopuszczalne i nie może rodzić żadnych skutków, sprzeciwia się temu bowiem zarówno literalne brzmienie przepisu art. 26 ust. 3 Pzp, jak i zasada równego traktowania wykonawców wskazana art. 7 ust. 1 Pzp.

W ocenie Krajowej Izby Odwoławczej postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego prowadzone jest przez Zamawiającego, który zasadniczo ponosi wyłączną odpowiedzialność za jego prawidłowość i zgodność z obowiązującymi przepisami. Przepis art. 26 ust. 3 Pzp nie pozostawia wątpliwości, że wezwanie do uzupełnienia dokumentów jest obligatoryjną, poza wyjątkami przewidzianymi w treści tego przepisu, czynnością podejmowaną z inicjatywy Zamawiającego. Dlatego fakt, iż przystępujący samodzielnie uzupełnił dokumenty mające potwierdzać spełnienie warunku udziału w postępowaniu nie zwalnia Zamawiającego z obowiązku wezwania, o którym mowa w art. 26 ust. 3 Pzp, gdyż zgodnie z brzmieniem tego przepisu jedynymi okolicznościami, które uprawniają zamawiającego do rezygnacji z obowiązku wezwania jest konieczność unieważnienia postępowania lub konieczność odrzucenia oferty odwołującego.

Krajowa Izba Odwoławcza zwróciła uwagę, że w treści art. 26 ust. 3 Pzp ustawodawca posłużył się klauzulami bezwzględnie obowiązującymi, że to zamawiający wzywa wykonawców oraz, że dokumenty składane są na wezwanie zamawiającego, z czego można wysnuć wniosek, że inicjatywa w materii uzupełniania dokumentów znajduje się całkowicie w rękach zamawiającego.

Krajowa Izba Odwoławcza uznała, że wykonawca nie jest uprawniony do samodzielnego uzupełniania wadliwych czy też niepełnych dokumentów oferty, ponieważ uzupełnienie dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu powinno się odbywać w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego jedynie w drodze procedury opisanej w przepisie art. 26 ust. 3 Pzp.

To na Zamawiającym ciąży obowiązek oceny spełniania przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia, to on bada wszystkie przedstawione mu wraz z ofertami dokumenty i oświadczenia. Jest to zdaniem Krajowej Izby Odwoławczej, jedyna droga, na której powinny i mogą być uzupełniane w toku postępowania o udzielenie zamówienia dokumenty lub oświadczenia potwierdzające spełnianie warunków udziału w postępowaniu. W przypadku akceptacji możliwości samouzupełniania przez wykonawcę brakujących lub źle pierwotnie złożonych dokumentów lub oświadczeń, doprowadzić mogłoby to do prób wielokrotnego uzupełniania takich dokumentów lub oświadczeń na tę samą okoliczność, co w świetle orzecznictwa Krajowej Izby Odwoławczej jest niedopuszczalne. Mogłoby to bowiem prowadzić do akceptacji sytuacji, w której wykonawcy uzupełnialiby dokumenty zawierające błędy nie mając precyzyjnej informacji o tych błędach, która powinna zostać wskazana przez Zamawiającego w treści wezwania w trybie art. 26 ust. 3 Pzp.

Krajowa Izba Odwoławcza nie zgodziła się z e stanowiskiem Zamawiającego, że wzywanie wykonawcy do złożenia dokumentu, w którego posiadanie Zamawiający wszedł wraz z otrzymanymi wyjaśnieniami byłoby nazbyt daleko idącym formalizmem, skutkującym przedłużeniem postępowania, gdyż Zamawiający wzywając wykonawcę w trybie art. 26 ust. 3 Pzp do poprawienia dokumentu otrzymałby w odpowiedzi albo ten sam dokument, albo prośbę o zaliczenie przedstawionego już dokumentu na poczet żądania Zamawiającego.

Z uwagi na powyższe Krajowa Izba Odwoławcza nakazała Zamawiającemu unieważnienie czynności wyboru oferty najkorzystniejszej, powtórzenie czynności badania i oceny ofert oraz wezwanie wykonawcy w trybie art. 26 ust. 3 Pzp do uzupełnienia dokumentów potwierdzających spełnienie warunku udziału w postępowaniu w zakresie dysponowania osobami zdolnymi do wykonania zamówienia.

Jednocześnie Krajowa Izba Odwoławcza uznała, że wobec wadliwego sposobu uzupełnienia dokumentu, który potwierdzać miał spełnienie przez wykonawcę warunku udziału w postępowaniu w postaci dysponowania odpowiednim potencjałem kadrowym, merytoryczna treść poprawionego bez wezwania dokumentu nie może podlegać badaniu i ocenie Krajowej Izby Odwoławczej. Skoro jego samodzielne uzupełnienie, w ocenie Krajowej Izby Odwoławczej, było nieskuteczne, to treść tego dokumentu nie mogła zostać poddana analizie ani przez Zamawiającego w toku postępowania o udzielenie zamówienia, ani przez Krajową Izbę Odwoławczą w toku postępowania odwoławczego.  

 

Opracowanie: Zespół wPrzetargach