Zamówienie z wolnej ręki. Część 1. Przebieg postępowania

ZAMÓWIENIE Z WOLNEJ RĘKI. CZĘŚĆ 1. PRZEBIEG POSTĘPOWANIA

Tryb zamówienia z wolnej ręki jest negocjacyjnym i niekonkurencyjnym trybem udzielania zamówień publicznych.

Zamówienie z wolnej ręki to tryb udzielenia zamówienia, w którym zamawiający udziela zamówienia po negocjacjach tylko z jednym wykonawcą.

W trybie zamówienia z wolnej ręki nie dochodzi do złożenia oferty, nie sporządza się specyfikacji istotnych warunków zamówienia i nie żąda się wadium. Zamawiający może natomiast żądać zabezpieczenia należytego wykonania umowy.

W trybie zamówienia z wolnej ręki postępowanie rozpoczyna się przekazaniem wraz z zaproszeniem do negocjacji informacji niezbędnych do przeprowadzenia postępowania, w tym istotnych dla stron postanowień, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy w sprawie zamówienia publicznego, ogólnych warunków umowy lub wzoru umowy, a kończy się zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego.

Czynność wyboru trybu udzielenia zamówienia publicznego stanowi czynność zastrzeżoną wyłącznie dla kierownika zamawiającego. Kierownik zamawiającego może natomiast powierzyć pisemnie wybór trybu udzielenia zamówienia z wolnej ręki, pracownikowi zamawiającego.

Umowa podlega unieważnieniu, jeżeli zamawiający z naruszeniem przepisów Pzp zastosował tryb zamówienia z wolnej ręki.

Powołanie komisji przetargowej i zespołu

Kierownik zamawiającego powołuje komisję do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia w trybie zamówienia z wolnej ręki, jeżeli wartość zamówienia jest równa lub przekracza kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 Pzp. Jeżeli wartość zamówienia jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8, kierownik zamawiającego może powołać komisję przetargową.

W przypadku zamówień udzielanych w trybie zamówienia z wolnej ręki na dostawy, usługi lub roboty budowlane, które mogą być świadczone tylko przez jednego wykonawcę z przyczyn związanych z ochroną praw wyłącznych wynikających z odrębnych przepisów, na dostawy, usługi lub roboty budowlane, które mogą być świadczone tylko przez jednego wykonawcę, w przypadku udzielania zamówienia w zakresie działalności twórczej lub artystycznej, a także gdy przeprowadzono konkurs, w którym nagrodą było zaproszenie do negocjacji w trybie zamówienia z wolnej ręki autora wybranej pracy konkursowej, na podstawie art. 67 ust. 1 pkt 1 lit. b) i pkt 1a oraz 2 Pzp, a także zamówień, o których mowa w art. 67 ust. 3 Pzp, zamawiający może odstąpić od powołania komisji przetargowej, wykluczenia z postępowania na podstawie art. 24 ust. 1 pkt 14 oraz przekazania zaproszenia do negocjacji.

Sporządzenie uzasadnienia faktycznego i prawnego wyboru trybu

Wszczęcie postępowania w trybie zamówienia z wolnej ręki jest poprzedzone zatwierdzeniem przez kierownika zamawiającego uzasadnienia faktycznego i prawnego wyboru tego trybu udzielenia zamówienia.

Zatwierdzone uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu zamówienia z wolnej ręki zamieszcza się w protokole postępowania, ogłoszeniu o udzieleniu zamówienia, a także w ogłoszeniu o zamiarze zawarcia umowy.

W protokole postępowania w trybie zamówienia z wolnej ręki zamawiający wskazuje m. in. imiona i nazwiska osób przygotowujących uzasadnienie faktyczne lub prawne wyboru trybu udzielenia zamówienia, osobę, która dokonała wyboru wykonawcy zaproszonego do negocjacji oraz trybu udzielenia zamówienia z wolnej ręki.

Przekazanie zaproszenia do negocjacji

W trybie zamówienia z wolnej ręki wszczęcie postępowania następuje z chwilą przekazania zaproszenia do negocjacji wybranemu wykonawcy. Wraz z zaproszeniem do negocjacji zamawiający przekazuje informacje niezbędne do przeprowadzenia postępowania, w tym istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy w sprawie zamówienia publicznego, ogólne warunki umowy lub wzór umowy, a następnie zamawiający i wykonawca zaproszony do negocjacji, prowadzą negocjacje w celu wynegocjowania postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego.

Zamawiający w zaproszeniu do negocjacji może natomiast zastrzec obowiązek osobistego wykonania przez wykonawcę kluczowych części zamówienia na roboty budowlane lub usługi, a także prac związanych z rozmieszczeniem i instalacją, w ramach zamówienia na dostawy.

W trybie zamówienia z wolnej ręki zamawiający może również żądać wskazania przez wykonawcę części zamówienia, których wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom, i podania przez wykonawcę firm podwykonawców. W przypadku zamówień na roboty budowlane lub usługi, które mają być wykonane w miejscu podlegającym bezpośredniemu nadzorowi zamawiającego, zamawiający może żądać, aby przed przystąpieniem do wykonania zamówienia wykonawca, o ile są już znane, podał nazwy albo imiona i nazwiska oraz dane kontaktowe podwykonawców i osób do kontaktu z nimi, zaangażowanych w takie roboty budowlane lub usługi.

Zamawiający, po wszczęciu postępowania, może odpowiednio zamieścić w Biuletynie Zamówień Publicznych lub przekazać do Urzędu Publikacji Unii Europejskiej ogłoszenie o zamiarze zawarcia umowy zawierające co najmniej: nazwę (firmę) oraz adres zamawiającego, określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia, uzasadnienie wyboru trybu zamówienia z wolnej ręki oraz nazwę (firmę) albo imię i nazwisko oraz adres wykonawcy, któremu zamawiający zamierza udzielić zamówienia.

Składanie oświadczeń i dokumentów

W postępowaniu prowadzonym w trybie zamówienia z wolnej ręki, najpóźniej wraz z zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego wykonawca składa oświadczenie w zakresie wskazanym przez zamawiającego w zaproszeniu do stanowiące wstępne potwierdzenie, że wykonawca nie podlega wykluczeniu i spełnia warunki udziału w postępowaniu oraz oświadczenia i dokumenty potwierdzające spełnianie warunków udziału w postępowaniu, spełnianie przez oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane wymagań określonych przez zamawiającego oraz brak podstaw wykluczenia.

Jeżeli wartość zamówienia jest równa lub przekracza kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 Pzp, najpóźniej wraz z zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego wykonawca składa jednolity europejski dokument zamówienia oraz oświadczenia i dokumenty potwierdzające spełnianie warunków udziału w postępowaniu, spełnianie przez oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane wymagań określonych przez zamawiającego oraz brak podstaw wykluczenia.

Zawiadomienie Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych

Zgodnie z art. 67 ust. 2 Pzp, jeżeli wartość zamówienia jest równa lub przekracza kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 Pzp, od których jest uzależniony obowiązek przekazywania Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej ogłoszeń o zamówieniach na dostawy lub usługi, zamawiający w terminie 3 dni od wszczęcia postępowania zawiadamia Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych o jego wszczęciu, podając uzasadnienie faktyczne i prawne zastosowania trybu udzielenia zamówienia.

Z art. 67 ust. 2 Pzp wynika, że w przypadku udzielania zamówienia w trybie zamówienia z wolnej ręki na dostawy, usługi lub roboty budowlane, jeżeli wartość takiego zamówienia jest równa lub przekracza kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 Pzp, od których jest uzależniony obowiązek przekazywania Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej ogłoszeń o zamówieniach na dostawy lub usługi, zamawiający w terminie 3 dni od wszczęcia postępowania zawiadamia Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych o jego wszczęciu, podając uzasadnienie faktyczne i prawne zastosowania trybu udzielenia zamówienia. Podkreślenia wymaga, że celem przepisu art. 67 ust. 2 Pzp jest umożliwienie Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych wykonania jego ustawowego obowiązku wynikającego z art. 154 pkt 11 Pzp, tj. czuwania nad przestrzeganiem zasad systemu zamówień, w szczególności dokonania kontroli procesu udzielania zamówień w zakresie przewidzianym ustawą. Kontrola dokonywana przez Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych polega również na badaniu, czy przy udzielaniu zamówienia nie doszło do naruszenia przepisów Pzp w zakresie zastosowania trybu zamówienia z wolnej ręki.

Zamieszczenie ogłoszenia o udzieleniu zamówienia

Zgodnie z art. 95 ust. 1 i 2 Pzp, jeżeli wartość zamówienia jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 Pzp, zamawiający nie później niż w terminie 30 dni od dnia zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego zamieszcza ogłoszenie o udzieleniu zamówienia z wolnej ręki w Biuletynie Zamówień Publicznych. Jeżeli wartość zamówienia jest równa lub przekracza kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8, zamawiający nie później niż w terminie 30 dni od dnia zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego, przekazuje ogłoszenie o udzieleniu zamówienia z wolnej ręki Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej.

Opracowanie: Zespół wPrzetargach