Pozyskanie profesjonalnego doradztwa w postępowaniu dotyczącym wdrożenia systemu informatycznego według Urzędu Zamówień Publicznych

W „Rekomendacji Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych dotyczących zamówień publicznych na systemy informatyczne, Urząd Zamówień Publicznych zwraca uwagę, że „Decydując się na zakup usług doradczych, zamawiający musi oczywiście wziąć pod uwagę uwarunkowania wynikające z ustawy Pzp i dokonać takiego zakupu z uwzględnieniem jej przepisów. Możliwa jest oczywiście sytuacja, w której wartość zakupu danej usługi nie przekracza progu 50.000 zł, o którym mowa w art. 2 ust. 2 ustawy Pzp, jednak w dużej części przypadków zamawiający musi założyć, że kwoty przeznaczone na pozyskanie profesjonalnego doradztwa w postępowaniu dotyczącym wdrożenia systemu informatycznego oraz przy realizacji takiego systemu, będą wyższe.

Zamawiający musi też zwrócić uwagę na fakt, iż w odniesieniu do zakupów usług doradczych dotyczących tego samego postępowania, szczególnie ostrożnie należy podchodzić do zakazu dzielenia zamówienia na części, jeżeli prowadziłoby to do niestosowania przepisów ustawy Pzp.

Wdrożenia systemów informatycznych są projektami często złożonymi z podprojektów o zakresie determinowanym różnymi rodzajami świadczeń. Wdrożenie może obejmować w szczególności dostarczenie platformy sprzętowo - programowej, bazy danych, aplikacji, realizację usług instalacyjnych, programistycznych, szkoleniowych, etc. Każdy z tych obszarów wymaga czynnego zaangażowania przedstawicieli zamawiającego zarówno na etapie kształtowania treści SIWZ (ustalenie parametrów sprzętu odpowiednich dla osiągnięcia oczekiwanej wydajności rozwiązania, zdefiniowanie możliwych funkcjonalności, etc.), jak i na etapie realizacji wdrożenia (udział w strukturach projektowych działających zgodnie z przyjętą metodyką, udział w testach, dokonanie odbioru, zapewnienie informacji niezbędnych wykonawcom, etc.).

Jeżeli więc konieczne jest nabycie usług doradczych w różnych obszarach merytorycznych, to może się okazać, że do prawidłowego zaplanowania i przeprowadzenia postępowania oraz realizacji zamówienia konieczne są kompetencje całego zespołu osób o różnych kwalifikacjach, jak np. inżynierów posiadających certyfikaty producentów sprzętu, członków zespołu posiadających certyfikaty w zakresie niezbędnych metodyk projektowych, programistów, etc. Jeżeli łączna wartość usług świadczonych przez taki zespół przekroczyłaby np. próg 130.000 zł., o którym mowa w art. 2 ust, 1 pkt 1 ustawy Pzp, to udzielenie kilku podmiotom, udostępniającym osoby do zespołu, zamówień o wartościach jednostkowych niższych, niż wskazany wyżej próg, z dużym prawdopodobieństwem stanowiłoby niedozwolony podział zamówienia, o którym mowa w art. 29 ust. 2 ustawy Pzp. Należy pamiętać, że zamawiający ma do wyboru różne formuły nabycia zewnętrznego konsultingu, z których można wskazać dwa podstawowe modele: zakup konkretnej usługi doradczej oraz tzw. „body leasing”, czyli zakup kompetencji.

Modele te różnią się konstrukcją prawną i biznesową, więc wybór pomiędzy nimi powinien być dokonany w sposób świadomy, z uwzględnieniem oczekiwań i możliwości organizacyjnych zamawiającego. Zakup usługi doradczej wymaga zdefiniowania jej przedmiotu i zakresu, ze wskazaniem oczekiwanych obszarów doradztwa, skali zaangażowania wykonawcy, jego odpowiedzialności za ewentualne rezultaty prac (na marginesie należy podkreślić, że formuła usługowa, czyli umowy starannego działania, dominująca w tego rodzaju zamówieniach, wcale nie wyklucza zdefiniowania poszczególnych rezultatów usługi oraz przypisania wykonawcy odpowiedzialności za ich jakość). Jeżeli więc przykładowo zamawiający prowadzi konkretne postępowanie na zakup i wdrożenie systemu informatycznego oraz ma w tym zakresie jasno zdefiniowane potrzeby co do kompleksowego wsparcia firmy doradczej od etapu szacowania przedmiotu zamówienia, przez przygotowanie OPZ, aż do wsparcia przy ocenie ofert i następnie przy realizacji zamówienia, to celowym może być zakup kompleksowej usługi doradczej.

W ramach warunków zakupu takiej usługi, zamawiający powinien zdefiniować ogólnie przedmiot planowanego postępowania, oczekiwane cele biznesowe wdrożenia systemu, oczekiwane produkty i usługi firmy doradczej (np. ekspercki szacunek wartości przedmiotu zamówienia, opis przedmiotu zamówienia, propozycję warunków udziału w postępowaniu adekwatnych do przedmiotu zamówienia i realiów rynkowych, propozycję kryteriów oceny ofert umożliwiających zachowanie zasady efektywności ekonomicznej, etc.). W poszczególnych przypadkach może być uzasadnione sformułowanie przez zamawiającego oczekiwań co do trybu prac z firmą doradczą, w szczególności wskazać tzw. „SLA” (ang.: service level agreement), czyli parametry usługi doradczej, takie jak w szczególności dostępność i responsywność konsultantów, terminy opracowania poszczególnych produktów, poziom kompetencji osób oddelegowanych do realizacji zamówienia, stałość zespołu konsultantów, etc. Zaletą takiego modelu jest zapewnienie szerokiego wsparcia organizacji zamawiającego oraz przyjęcie przez wykonawcę części odpowiedzialności za powodzenie projektu, w szczególności za jakość dostarczanych produktów.

Udział w postępowaniu firmy doradczej nie zdejmuje oczywiście z zamawiającego odpowiedzialności za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania w sposób zgodny z prawem i to zamawiający będzie ponosił konsekwencje ewentualnych nieprawidłowości w tym zakresie. Firma doradcza może jednak zostać zobowiązana do tego, by OPZ przygotowany został z poszanowaniem zasad konkurencyjności i równego traktowania wykonawców, a w razie stwierdzenia naruszenia tego zobowiązania, może ponieść zdefiniowane umową konsekwencje. W wypadku dokonywania przez właściwe organy badania ewentualnych naruszeń prawa, fakt powierzenia zadań profesjonalnemu doradcy, może też stanowić okoliczność istotną dla ustalenia stopnia winy osób po stronie zamawiającego odpowiedzialnych za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania.

Jest bowiem oczywiste, że z tego właśnie względu zamawiający powierza przygotowanie OPZ firmie doradczej, że samodzielnie nie posiada kompetencji umożliwiających ocenę, czy dany parametr techniczny jest niezbędny z punktu widzenia potrzeb zamawiającego oraz czy jest właściwy dla szeregu rozwiązań dostępnych na rynku, czy też może występuje wyłącznie w rozwiązaniu jednego producenta. Innym modelem pozyskiwania kompetencji z rynku jest tzw. „body leasing”, czyli usługa, której przedmiotem jest zapewnienie udostępnienia zamawiającemu osób o zdefiniowanych kompetencjach i doświadczeniu. Zasadnicza różnica pomiędzy tym modelem, a omówionym powyżej modelem usług doradczych, polega na tym, że wykonawca usługi „body leasingu” odpowiada wyłącznie za to, że określone osoby o zdefiniowanych „parametrach” w zakresie wykształcenia i doświadczenia, będą oddane do dyspozycji zamawiającego. W modelu takim wykonawca nie odpowiada za jakiekolwiek rezultaty prac poszczególnych osób, ani nawet za to, jakie prace osoby te będą wykonywać.

To od zamawiającego zależy, do jakich zadań przeznaczy dedykowany personel, jakie postawi mu cele i wymagania. Model „body leasingu” wymaga więc od zamawiającego samodzielnego, sprawnego zarządzania danym projektem i to zamawiający odpowiada za to, by pozyskane w ten sposób osoby otrzymały odpowiedni do wykonania zakres prac. Podobnie jak tradycyjne doradztwo, model ten może mieć zastosowanie w każdym przypadku, w którym zamawiającemu niezbędne jest zewnętrzne wsparcie w danym postępowaniu, jednak wydaje się on bardziej celowy do zastosowania w sytuacjach, w których zamawiający potrzebuje kompetencji w różnych projektach i zamierza zarządzać pozyskanym personelem w zależności od bieżących potrzeb.

Decydując się na zakup usług „body leasingu”, zamawiający powinien odpowiednio do tego modelu ukształtować postępowanie zmierzające do zakupu takich usług, a w szczególności powinien zdefiniować jednoznacznie poziomy wymaganych kompetencji oraz doświadczenia, wymaganą liczbę osób w poszczególnych kategoriach oraz adekwatne SLA. Parametrami wyznaczającymi jakość usług będą zazwyczaj parametry związane z terminem, w jakim wykonawca jest w stanie zapewnić określone osoby, postanowienia związane z wymianą osób, które nie spełniają oczekiwań zamawiającego i zapewniające stałość dysponowania osobami, które posiadają wymagane cechy.

Niezależnie od tego, w jakim modelu zamawiający nabędzie zewnętrzne wsparcie niezbędne dla prawidłowego przygotowania i przeprowadzenia postępowania, musi on pamiętać o przesłankach wykluczenia wykonawców. Możliwa jest bowiem sytuacja, w której wykonawca, który wspierał zamawiającego w przygotowaniu postępowania, lub podmiot należący do tej samej grupy kapitałowej, będzie następnie zainteresowany realizacją zamówienia, które było przedmiotem tego postępowania. Zwłaszcza duże firmy informatyczne świadczą niejednokrotnie zarówno usługi doradcze (w tym w modelu „body leasingu”), jak i usługi wdrożeniowe.

Zamawiający musi więc pamiętać o treści art. 85 oraz art. 108 ust. 1 pkt 6 ustawy Pzp, które nakazują przeciwdziałać sytuacji, w której udział danego wykonawcy w przygotowaniu postępowania zakłóci konkurencję, a jeżeli tego zakłócenia wyeliminować się nie da, nakazują wykluczyć z postępowania wykonawcę, który był zaangażowany przy przygotowaniu postępowania."

Źródło: www.uzp.gov.pl