Urząd Zamówień Publicznych opublikował pytania i odpowiedzi dotyczące funkcjonowania miniPortalu

N stronie internetowej Urzędu Zamówien Publicznych zostały opublikowane pytania i odpowiedzi dotyczące funkcjonowania miniPortalu

Jakie czynności musi wykonać zamawiający, aby móc w pełni korzystać z systemu miniPortal?

Aby w pełni korzystać z systemu miniPortal należy posiadać login i hasło do Biuletynu Zamówień
Publicznych (BZP). Zamawiający, którzy nie posiadają konta w BZP powinni złożyć wniosek rejestracji
konta: https://bzp.uzp.gov.pl/Register.aspx

Czy każdy zamawiający, który będzie korzystał z miniPortalu jest zobowiązany do posiadania skrzynki podawczej ePUAP oraz konta w Biuletynie Zamówień Publicznych?

Zamawiający, którzy chcą korzystać z miniPortalu muszą posiadać konto w Biuletynie Zamówień
Publicznych oraz Elektroniczną Skrzynkę Podawczą (ESP) na ePUAP. Osoby wykonujące czynności po stronie zamawiającego powinny mieć konta na skrzynce ePUAP, żeby w pełni móc wykonywać wszystkie działania w ramach procesu udzielania zamówienia publicznego.

Co w sytuacji gdy pobrany klucz publiczny otworzę w WORD, PDF, itp. ?

W przypadku przypadkowego otwarcia pliku w Word lub innym programie należy otworzyć
dokument i przekopiować jego zawartość do pliku tekstowego - do Notatnika.

UWAGA !!!
Nie należy otwierać kluczy publicznych i prywatnych w programach typu Word, PDF lub PowerPoint.
Klucze automatycznie zapiszą się w odpowiednim formacie.

Gdy dodaję nowe postępowanie w formularzu „nowe postępowanie” pojawia się pytanie „czy
formularz postępowania ma być widoczny publicznie. Jakich przypadków to dotyczy?

W przypadku trybów, które nie są wszczynane poprzez umieszczenie ogłoszenia o zamówieniu w
Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej lub w Biuletynie Zamówień Publicznych, nie ma konieczności
ich upubliczniania na liście wszystkich postępowań widocznych dla wykonawców. Upublicznienie
danych o takim postępowaniu na miniPortalu na liście wszystkich postępowań, zależy wyłącznie od
decyzji Zamawiającego. W przypadku zaznaczenia chekboxu „NIE”, a następnie naciśnięcia przycisku
„Publikuj formularz postępowania” wywoła upublicznienie formularza wyłącznie na „Liście moich
postępowań” widocznych dla zamawiającego i stamtąd zamawiający będzie mógł pobrać klucz
publiczny.

Gdy dodaję nowe postępowanie w formularzu pojawia się pytanie „czy dane dotyczące ofert
wstępnych/ofert/ofert częściowych mają być widoczne publicznie”. Jakich przypadków to dotyczy?

W przypadku postępowań dwuetapowych widoczna publicznie jest tylko część, która jest
upubliczniona poprzez ogłoszenie o zamówieniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej lub w Biuletynie Zamówień Publicznych. Czynności będące już następstwem oceny wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu mogą być publiczne o ile zamawiający tak zdecyduje. W przypadku zaznaczenia chekboxu „NIE”, a następnie naciśnięciu przycisku „Publikuj formularz postępowania” nastąpi upublicznienie wyłącznie na „Liście moich postępowań” widocznych dla zamawiającego i stamtąd zamawiający będzie mógł pobrać klucz publiczny.

Czy do formularza do składania ofert, ofert wstępnych, ofert dodatkowych i wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu można załączyć więcej niż jeden dokument.

Do formularza do składania ofert, ofert wstępnych, ofert dodatkowych i wniosków o dopuszczenie do
udziału w postępowaniu można załączyć tylko jeden załącznik o maksymalnym rozmiarze do 150 MB.
W celu załączenia większej ilości dokumentów w jednym załączniku należy podpisać je
kwalifikowanym podpisem elektronicznym, skompresować te pliki w formacie ZIP, a następnie załączyć do formularza.

W jaki sposób zabezpieczyć tajemnicę przedsiębiorstwa w ofercie jeżeli można załączyć tylko jeden plik w formularzu do złożenia ofert, ofert wstępnych, ofert dodatkowych i wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu?

Zgodnie z art. 8 ust. 3 ustawy Pzp, nie ujawnia się informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa, w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, jeżeli Wykonawca, nie później niż w terminie składania ofert, w sposób niebudzący wątpliwości zastrzegł, że nie mogą być one udostępniane oraz wykazał, załączając stosowne wyjaśnienia, iż zastrzeżone informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa. Wszelkie informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz. U. z 2018 r. poz. 1419), które Wykonawca pragnie zastrzec jako tajemnicę przedsiębiorstwa, powinny zostać złożone w osobnym pliku wraz z jednoczesnym zaznaczeniem polecenia „Załącznik stanowiący tajemnicę przedsiębiorstwa” a następnie wraz z plikami stanowiącymi jawną część skompresować do jednego pliku archiwum (ZIP). Pliki powinny być odrębnie podpisane elektronicznym podpisem kwalifikowanym.

Jak będzie wyglądał formularz oferty, który będzie składał wykonawca? Czy będzie to np. plik pdf. podpisany elektronicznym podpisem czy też będzie udostępniony jakiś elektroniczny formularz ofertowy?

Formularz oferty będzie wyglądał tak jak dotychczas, zgodnie z wzorem określonym przez
zamawiającego w postępowaniu. Po skompletowaniu oferty wykonawca jest zobowiązany podpisać ją kwalifikowanym podpisem elektronicznym i musi zaszyfrować ofertę za pomocą dedykowanej aplikacji do szyfrowania i deszyfrowania dostępnej na stronie systemu miniPortal. Oferta będzie zapisywana w formacie .zip, następnie będzie przesyłana do zamawiającego za pomocą dedykowanych
formularzy dostępnych na ePUAP.

W jaki sposób (technicznie) Zamawiający udostępni klucz publiczny dla wykonawców?

Zamawiający po zalogowaniu się do systemu miniPortal i po wypełnieniu formularza postępowania ma
możliwość pobrania klucza publicznego. Klucz publiczny jest zapisywany w formacie asc. Klucz
zamawiający udostępni na swojej stronie internetowej wraz z dokumentacją postępowania.
Wykonawca może także pobrać klucz publiczny ze strony systemu miniPortal w zakładce „Lista
wszystkich postępowań” dostępnej bez logowania.

Czy miniPortal będzie dostępny także w serwisie TED (Tenders Electronic Daily) i czy będzie umożliwiał on wypełnienie formularza oraz wygenerowanie klucza dla postępowań Unijnych?

miniPortal to niezależny od BZP i TED system. Dostęp do miniPortalu jest ze strony
https://miniportal.uzp.gov.pl Ogłoszenia, tak jak do tej pory, będą publikowane w BZP i TED. Następnie Zamawiający zaloguje się do miniPortalu i wypełni formularz postępowania dotyczący zarówno BZP jak i TED. System wygeneruje parę kluczy potrzebnych do szyfrowania i deszyfrowania ofert.

Gdzie znajdować się będą oferty Wykonawców po otwarciu ofert? Czy będzie można ściągnąć je na dysk twardy w komputerze oraz czy będą one mogły być przechowywane na platformie ePUAP?

W zakładce Formularze do komunikacji dostępnej z poziomu menu są dostępne dedykowane formularze: formularz do złożenia, zmiany i wycofania oferty za pomocą, którego wykonawcy mogą przesyłać zaszyfrowane oferty, zmienić je bądź wycofać, a także formularz do komunikacji pomiędzy zamawiającymi a wykonawcami.

Jak zaszyfrować ofertę?

W zakładce Aplikacja do szyfrowania dostępna jest dedykowana aplikacja za pomocą, której
wykonawca może zaszyfrować ofertę. Do szyfrowania oferty jest potrzebne ID postępowania, klucz
publiczny, który zamawiający udostępnił na swojej stronie internetowej oraz przygotowana przez
wykonawcę oferta. ID postępowania i klucz publiczny można także pobrać ze strony miniPortalu
z zakładki „Lista wszystkich postępowań”, po wybraniu konkretnego, interesującego wykonawcę
postępowania.

Czy informacja na miniPortalu zawiera pełną informację o postępowaniu (ogłoszenie, SIWZ itp.) czy tylko ogólną informację, a reszta dokumentów jest na stronie internetowej zamawiającego?

Na miniPortalu zamawiający udostępnia następujące informacje: tryb, numer postępowania
TED/BZP/Nr referencyjny, Tytuł/ nazwę postępowania, Dane zamawiającego, adres strony www
zamawiającego, na której dostępne są dokumenty dotyczące postępowania. Dostępny jest także klucz
publiczny. Ogłoszenia są publikowane w BZP lub TED, a siwz wraz z załącznikami jest zamieszczane na stronie internetowej zamawiającego.

W jaki sposób zamawiający kieruje do wykonawców wezwania do wyjaśnień/ do uzupełnień itp.?

W zakładce Formularze do komunikacji dostępny jest formularz za pośrednictwem, którego
zamawiający może kontaktować się z wykonawcami.

Czy miniPortal archiwizuje dokumenty złożone w postępowaniu?

Nie, miniPortal nie archiwizuje dokumentów złożonych w postępowaniu, ponieważ na miniPortal wpływa tylko informacja o złożonej w danym postępowaniu ofercie bądź o jej zmianie lub wycofaniu. Oferty i dokumenty dotyczące komunikacji pomiędzy zamawiającym i wykonawcą znajdują się na skrzynkach odbiorczych na Platformie ePUAP. Oferty, jak tylko zostaną przesłane przez Wykonawców będzie można pobrać z Platformy ePUAP na swój dysk. Oferty będą zaszyfrowane do momentu upływu terminu otwarcia ofert. Wtedy miniPortal udostępni klucz prywatny do odszyfrowania ofert i za pomocą aplikacji do szyfrowania i deszyfrowania oferty zostaną odszyfrowane. W celu odszyfrowania ofert, komputer na którym będzie dokonywana czynność otwarcia oferty musi być połączony z siecią Internet.

W jaki sposób będą przesyłane oferty przez wykonawców, czy zostaną w tym celu przygotowane jakieś specjalne formularze na ePUAP?

W jaki sposób odbywa się otwarcie ofert? Czy system generuje jakąś informację z tej czynności?

Zamawiający z Platformy ePUAP pobiera wszystkie zaszyfrowane oferty i zapisuje je na swoim
komputerze. Po upływie terminu otwarcia ofert miniPortal udostępnia klucz prywatny do
odszyfrowania ofert. Za pomocą dedykowanej aplikacji (pobranej przez zamawiającego ze strony
miniPortalu) zamawiający odszyfruje oferty. Czynność otwarcia ofert musi odbywać się na komputerze podpiętym do sieci Internet.

Czy sformułowanie „Prowadzenie całej korespondencji między stronami umożliwią formularze ePUAP”
oznacza, że po uruchomieniu miniPortalu i formularzy ePUAP będzie możliwe przeprowadzenie całego postępowania wraz ze wszystkimi możliwymi czynnościami (jak choćby zadawanie pytań do SIWZ, zmiana SIWZ, kierowanie korespondencji przez Zamawiającego do wykonawców (np. art. 26 ust.1 lub 2 oraz art. 26 ust 3 i ust. 4 - wyjaśnienia/uzupełnienia dokumentacji, art 87 - wyjaśnienia oferty, art 90 rażąco niska cena), składanie wyjaśnień / dokumentów przez wykonawców, przedłużenie terminu związania ofertą itd.?

Komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcą, w tym przesyłanie dokumentów, wezwanie do
złożenia, uzupełnienia, wyjaśnienia, oświadczeń i dokumentów, zadawanie pytań jak i udzielanie
odpowiedzi będzie odbywała się za pomocą dedykowanych formularzy dostępnych na Platformie
ePUAP. Zamawiający powinni mieć konto Instytucji i skrzynkę podawczą na Platformie ePUAP.
Wykonawcy powinni posiadać konto na Platformie ePUAP. Wykonawca za pomocą Platformy ePUAP
złoży na skrzynkę podawczą Instytucji Zamawiającego zaszyfrowaną ofertę/wniosek.
Do szyfrowania i deszyfrowania ofert udostępniona jest dedykowana aplikacja.

Czy miniPortal wymaga instalacji na komputerze/ w infrastrukturze ?

miniPortal jest dostępny w Przeglądarkach internetowych. Do miniPortalu Zamawiający zaloguje się za pomocą kodów autoryzacji do Biuletynu Zamówień Publicznych. Wykonawcy mają możliwość
przeglądania opublikowanych przez Zamawiających formularzy postępowań.

Czy - aby być w zgodzie z prawem po 18 października 2018 - należy posiłkować się rozwiązaniami komercyjnymi, a jeśli tak to w zakresie jakich czynności?

miniPortal zapewnia stronom postępowania komunikację elektroniczną oraz elektroniczne składnie
ofert i wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu. Korzystając z miniPortalu nie będzie
konieczności wspomagania się innymi systemami.

Źródło: www.uzp.gov.pl