Zamawiający może zwrócić się do przyszłych wykonawców o podanie cen produktu w celu ustalenia wartości zamówienia

Zamawiający, nie mogąc we własnym zakresie ustalić wartości zamówienia, może zwrócić się do podmiotów świadczących w ramach prowadzonej przez nich działalności dostawy lub usługi będące przedmiotem zamówienia, o dokonanie wstępnej kalkulacji kosztów wynagrodzenia należnego wykonawcy zamówienia publicznego.

W opinii „Dopuszczalność zwracania się do wykonawców o przedstawienie cen zamawianych usług jako podstawa sposobu szacowania wartości zamówienia” Urząd Zamówień Publicznych zwraca uwagę, że „Zasada oszacowania wartości przedmiotu zamówienia z należytą starannością dopuszcza możliwość, iż zamawiający, nie mogąc we własnym zakresie oszacować wartości przedmiotu zamówienia, zwróci się do podmiotów profesjonalnie zajmujących się prowadzeniem określonej działalności o dokonanie wstępnej kalkulacji kosztów wynagrodzenia należnego wykonawcy zamówienia publicznego.

W konsekwencji zamawiający może przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego wystąpić do podmiotów legitymujących się konieczną wiedzą i doświadczeniem o przeprowadzenie oceny ryzyka ubezpieczenia oraz podanie wstępnej kalkulacji kosztów ubezpieczenia. Należy podkreślić, iż czynność oszacowania wartości przedmiotu zamówienia należy do zadań zamawiającego i nie jest on związany kalkulacjami przedstawionymi przez podmioty, do których o ich sporządzenie się zwrócił. Kalkulacje te mają charakter informacyjny i mogą służyć jedynie rozpoznaniu cen na rynku w zakresie przedmiotu zamówienia. W oparciu o nie zamawiający we własnym zakresie dokonuje czynności oszacowania wartości przedmiotu zamówienia”.

O tym, do ilu podmiotów zamawiający zwróci się o dokonanie wstępnej kalkulacji kosztów wynagrodzenia należnego wykonawcy, decyduje zamawiający. Jeżeli zamawiający zwróci się do pięciu podmiotów o dokonanie wstępnej kalkulacji kosztów wynagrodzenia należnego wykonawcy (lub przedstawienie cen), a otrzyma taką kalkulacje (lub ceny) od jednego podmiotu, to nie oznacza, że dokonał ustalenia wartości zamówienia. W takim przypadku zamawiający powinien podjąć inne działania w celu zweryfikowania, czy kalkulacja kosztów lub ceny uzyskane od jednego podmiotu są zbliżone do cen, jakie na rynku są oferowane i możliwe do uzyskania. Należy pamiętać, że ustalenie wartości zamówienia należy do obowiązków zamawiającego, który nie jest związany cenami przedstawionymi przez podmioty, do których o ich przedstawienie zamawiający się zwrócił.

Ceny przedstawione przez te podmioty mają charakter informacyjny i nie zawsze będą odzwierciedlać ceny, jakie na rynku są oferowane i możliwe do uzyskania.