Zamawiający w zamówieniach publicznych. Sprawne wstępne konsultacje rynkowe
Zamawiający, przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia, może przeprowadzić wstępne konsultacje rynkowe w celu przygotowania postępowania (opisanie warunków zamówienia) i poinformowania wykonawców o swoich planach i wymaganiach dotyczących zamówienia (informację o zamiarze przeprowadzenia wstępnych konsultacji rynkowych oraz ich przedmiocie zamawiający zamieszcza na swojej stronie internetowej).
Wstępne konsultacje rynkowe są odpowiednikiem konsultacji rynkowych, o których mowa w art. 40 i 41 dyrektywy 2014/24/UE. Zgodnie z art. 40 dyrektywy 2014/24/UE „Przed rozpoczęciem postępowania o udzielenie zamówienia instytucje zamawiające mogą przeprowadzić konsultacje rynkowe z zamiarem przygotowania zamówienia i poinformowania wykonawców o swoich planach i wymaganiach dotyczących zamówienia. W tym celu instytucje zamawiające mogą, np. szukać lub korzystać z doradztwa niezależnych ekspertów lub władz albo uczestników rynku. Doradztwo to może być wykorzystane przy planowaniu i przeprowadzaniu postępowania o udzielenie zamówienia, pod warunkiem, że tego rodzaju doradztwo nie powoduje zakłócenia konkurencji ani naruszenia zasad niedyskryminacji i przejrzystości”.
Zgodnie natomiast z art. 41 dyrektywy 2014/24/UE „Jeżeli kandydat, oferent lub przedsiębiorstwo powiązane z kandydatem lub oferentem doradzają instytucji zamawiającej - niezależnie od tego, czy odbywa się to w kontekście art. 40, czy nie lub w inny sposób są zaangażowane w przygotowanie postępowania o udzielenie zamówienia, instytucja zamawiająca podejmuje odpowiednie środki w celu zagwarantowania, że udział danego kandydata lub oferenta nie zakłóca konkurencji. Wspomniane środki obejmują przekazywanie pozostałym kandydatom lub oferentom istotnych informacji wymienianych w ramach lub w wyniku zaangażowania kandydata lub oferenta w przygotowanie postępowania o udzielenie zamówienia oraz wyznaczanie odpowiednich terminów składania ofert. Danego kandydata lub oferenta wyklucza się z udziału w postępowaniu wyłącznie w przypadku, gdy nie ma innego sposobu zapewnienia zgodności z obowiązkiem przestrzegania zasady równego traktowania. Przed każdym takim wykluczeniem kandydaci lub oferenci muszą mieć możliwość udowodnienia, że ich zaangażowanie w przygotowanie postępowania o udzielenie zamówienia nie jest w stanie zakłócić konkurencji. Podjęte środki dokumentuje się w indywidualnym sprawozdaniu wymaganym zgodnie z art. 84ˮ.
Celem wstępnych konsultacji rynkowych jest pozyskanie wiedzy niezbędnej do opisania warunków zamówienia (opisu przedmiotu zamówienia, wymagań związanych z realizacją zamówienia, kryteriów oceny ofert, wymagań proceduralnych lub projektowanych postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego). Brak wiedzy niezbędnej do opisania warunków zamówienia może wynikać ze specyfiki przedmiotu zamówienia lub warunków realizacji umowy w sprawie zamówienia publicznego unikatowego. Zamawiający może również przeprowadzić wstępne konsultacje rynkowych w celu pozyskania wiedzy o najlepszych rozwiązaniach technicznych, technologicznych lub organizacyjnych oferowanych na rynku dostaw, usług lub robót budowlanych.
Wstępne konsultacje rynkowe umożliwiają zamawiającym zapoznanie się z najlepszymi rozwiązaniami technicznymi, technologicznymi i organizacyjnymi dotyczącymi dostaw, usług lub robót budowlanych stanowiących przedmiot zamówienia, co pozwala na racjonalne i efektywne wydatkowanie środków finansowych. Przeprowadzenie wstępnych konsultacji rynkowych umożliwia również pozyskanie informacji umożliwiających dokonanie ustalenia wartości zamówienia, jeżeli ze względu na ich unikatowy, specyficzny charakter lub wysoki postęp technologiczny, zamawiający nie będzie w stanie ustalić takiej wartości.
Prowadząc wstępne konsultacje rynkowe zamawiający może korzystać z doradztwa wszelkich podmiotów, pod warunkiem, że nie spowoduje to zakłócenia zasad zachowania uczciwej konkurencji, równego traktowania wykonawców i przejrzystości. Podmioty, z którymi zamawiający prowadzi wstępne konsultacje rynkowe mogą ubiegać się o udzielenie zamówienia. Wiedza pozyskana w toku wstępnych konsultacji rynkowych może być wykorzystana na etapie planowania zamówień (np. przy sporządzaniu planu postępowań o udzielenie zamówień), przygotowania postępowania lub w postępowaniu o udzielenie zamówienia.
Informację o zamiarze przeprowadzenia wstępnych konsultacji rynkowych oraz ich przedmiocie zamawiający zamieszcza na swojej stronie internetowej.
Ze względu na cel wstępnych konsultacji rynkowych, w informacji o zamiarze ich przeprowadzenia zamawiający powinien wskazać przedmiot konsultacji, podmioty, które zaprosi do konsultacji oraz możliwość zgłaszania w wyznaczonym terminie uczestnictwa w konsultacjach, zastrzegając, że do konsultacji zaprosi tylko wybrane podmioty. zamawiający może w toku prowadzonych konsultacji rozszerzyć krąg podmiotów, z którymi będzie prowadzić konsultacje.
W zaproszeniu do wstępnych konsultacji rynkowych zamawiający wskazuje miejsce, termin oraz sposób prowadzenia konsultacji, a także przedmiot konsultacji.
O zakończeniu wstępnych konsultacji rynkowych zamawiający może poinformować uczestników, którzy wzięli udział w konsultacjach.
Zamawiający zamieszcza w ogłoszeniu o zamówieniu informację o tym, że wstępne konsultacje rynkowe zostały przeprowadzone.
Jeżeli przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia przeprowadzono wstępne konsultacje rynkowe, informację o przeprowadzeniu tych konsultacji, o podmiotach, które w nich uczestniczyły, zamawiający podaje w protokole postępowania (art. 73 ust. 2 ustawy Pzp).
Przepisy Pzp nie wymagają przeprowadzania wstępnych konsultacji rynkowych w oparciu o regulamin.
Po przeprowadzeniu wstępnych konsultacji rynkowych zamawiający wybiera najlepsze rozwiązania dotyczące np. opisu przedmiotu zamówienia lub warunków realizacji zamówienia. Przyjęte rozwiązania nie mogą naruszać zasady uczciwej konkurencji. Zamawiający może natomiast przyjąć rozwianie przedstawione przez konkretnego wykonawcę, o ile będzie to rzeczywista potrzeba zamawiającego (wymagane cechy dostaw, usług lub robót budowlanych).
Józef Edmund Nowicki
Fotolinki do kilku tysięcy bezpłatnych artykułów o stosowaniu ustawy Pzp: