Termin, który zamawiający może wyznaczyć na złożenie, uzupełnienie lub poprawienie lub udzielanie wyjaśnień dotyczących oświadczenia lub dokumentu musi być realny

Termin, który zamawiający może wyznaczyć na złożenie, uzupełnienie lub poprawienie lub udzielanie wyjaśnień dotyczących oświadczenia lub dokumentu musi być realny

Termin, który zamawiający może wyznaczyć na złożenie, uzupełnienie lub poprawienie lub udzielanie wyjaśnień dotyczących oświadczenia, o którym mowa w art. 25a ust. 1 Pzp, oświadczeń lub dokumentów potwierdzających okoliczności, o których mowa w art. 25 ust. 1 Pzp, lub innych dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia postępowania, nie został przez ustawodawcę określony. Termin ten powinien być jednak realny i umożliwić wykonawcom uzupełnienie żądanych przez zamawiającego oświadczeń, dokumentów lub pełnomocnictw.

Zamawiający określając termin na złożenie, uzupełnienie lub poprawienie lub udzielanie wyjaśnień dotyczących oświadczenia, o którym mowa w art. 25a ust. 1 Pzp, oświadczeń lub dokumentów potwierdzających okoliczności, o których mowa w art. 25 ust. 1 Pzp, lub innych dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia postępowania, powinien uwzględnić dzień, w którym wykonawca przy zachowaniu należytej staranności powinien zapoznać się z treścią wezwania oraz możliwości wykonawcy co do uzupełninia wymaganych oświadczeń i dokumentów w terminie wskazanym w wezwaniu.

W wyroku z dnia 15 kwietnia 2014 r., KIO 691/14, Krajowa Izba Odwoławcza uznała, że „Odpowiedni termin to (…) termin, który jest realny do dochowania w danej sytuacji. Niewątpliwie termin do uzupełnienia dokumentów doręczony w piątek po południu, a upływający w poniedziałek, jest terminem krótkim. Choć formalnie trzydniowy, w praktyce skraca się do jednego dnia. (…). Zasadą oczywiście jest, że wykonawca powinien dysponować wszystkimi dokumentami w dniu składania ofert, jednak skoro ustawodawca dopuścił uzupełnianie dokumentów - nie można wykluczyć, że w niektórych przypadkach zajdzie konieczność pozyskania dokumentu od osoby trzeciej; wykonawca dopiero po otrzymaniu wezwania może się zorientować, o jaki dokument chodzi.”.

W wyroku z dnia 26 czerwca 2013 r., KIO 1393/13, Krajowa Izba Odwoławcza odnosząc się do stanowiska odwołującego, że termin określony w wezwaniu przypadał w trakcie tzw. „długiego weekendu” uznała, że „odwołujący jako uczestnik postępowania o udzielenie zamówienia winien był przewidzieć, że również w trakcie trwania, jak to określono tzw. „długiego weekendu”, może wystąpić konieczność uzupełnienia dokumentów lub udzielenia wyjaśnień w ramach omawianego postępowania, a zatem nie na nikim innym, a właśnie na odwołującym spoczywał ciężar zapewnienia niezakłóconej pracy w spółce, a także zorganizowanie pracy w ten sposób, aby umożliwić wywiązanie się spółce z wszelkich obowiązków związanych z przedmiotowym postępowaniem.”.

W wyroku z dnia 11 kwietnia 2014 r., KIO 631/14, Krajowa Izba Odwoławcza stwierdziła natomiast, że „Wyznaczenie wykonawcy na uzupełnienie dokumentów terminu kilkudniowego w warunkach postępowań o udzielenie zamówienia publicznego i szybkości tego postępowania i generalnie krótkich terminów ustawowych nie jest czymś nadzwyczajnym. Istotą wezwania do uzupełniania dokumentów jest możliwość przedłożenia przez wykonawcę dokumentów, które miały potwierdzać spełnianie warunków udziału w postępowaniu (bądź też dokumentów przedmiotowych), które wykonawca powinien posiadać już w momencie upływu terminu składania ofert czy wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu. Oczekiwanie ze strony wykonawcy, prezentowane w treści rozpoznawanego przez Izbę odwołania, że termin na uzupełnienie dokumentów musi pozwolić wykonawcy na pozyskanie nowych osób i odpowiednich dla nich dokumentów dla potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu, jest nieuprawnione. Wykonawca przede wszystkim na dzień składania ofert (upływ terminu do składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu) powinien dysponować określonym potencjałem i dokumentami go potwierdzającymi.”

W wyroku z dnia 12 października 2017 r., KIO 2035/17, Krajowa Izba Odwoławcza uznała, że „żaden z przepisów nie zawiera maksymalnego terminu, który może wyznaczyć dany zamawiający w danej sytuacji. Zatem wskazany przez zamawiającego termin powinien być adekwatny do sytuacji istniejącej w danym postępowaniu i z jednej strony - dawać wezwanym wykonawcom realną szansę na przedłożenie dokumentów (co w ocenie Izby - i ustawodawcy - zasadniczo gwarantuje termin minimalny 10-dniowy), a z drugiej - nie może doprowadzić do paraliżu postępowania przetargowego poprzez kilkutygodniowe lub kilkumiesięczne oczekiwanie na dokumenty - zwłaszcza w sytuacji, gdy konsekwencją byłaby konieczność przedłużania terminów związania ofertami lub przedłużania wadiów przez innych wykonawców uczestniczących w przetargu.

Tym samym wyznaczenie zbyt długiego terminu na przedłożenie przez danego wykonawcę żądanych dokumentów w konkretnych sytuacjach rzeczywiście może być uznane za jego nadmierne faworyzowanie - nawet jeśli takowe faworyzowanie nie było celem zamawiającego.”

Krajowa Izba Odwoławcza nie zgodziła się z opinią, że „wykonawca ma podjąć kroki zmierzające do uzyskania żądanych dokumentów dopiero po otrzymaniu wezwania od zamawiającego - oczywiście może to zrobić na własne ryzyko ich nieuzyskania w wyznaczonej dacie albo w przypadku, gdy są one wydawane przez właściwy organ w krótkim terminie, jak np. polska informacja z Krajowego Rejestru Karnego. Wykonawca również w tym zakresie ma zachować należytą staranność i być w stanie przedstawić zamawiającemu żądane dokumenty - co do zasady - w terminie owych 10 dni, o których mowa w przywołanym przepisie. A zatem, jeśli termin ich uzyskania jest znacznie dłuższy, powinien podjąć w tym kierunku stosowne kroki odpowiednio wcześniej - nawet przed złożeniem oferty czy wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu. Oceniając jednak stan faktyczny przedmiotowej sprawy, Izba stwierdziła, iż nie ma podstaw, by z tak długiego terminu, jak wyznaczył Zamawiający Przystępującemu do przedstawienia, a następnie uzupełnienia dokumentów, wyciągać negatywne konsekwencje dla Przystępującego oraz samego postępowania. Jak wyjaśnił Zamawiający, kierował się on oficjalnie uzyskanymi informacjami na temat okresu oczekiwania na przedmiotowe zaświadczenia o niekaralności i chciał wyznaczyć termin realny na ich uzyskanie. W ocenie Izby niewątpliwie kierował się on też wiedzą, że pozostałe złożone oferty odrzuci jako niezgodne ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia, zatem oferta wykonawcy A. A.

Źródło:  www.uzp.gov.pl