Termin określony w wezwaniu, o którym mowa w art. 26 ust. 3 i 4 Pzp musi być realny

Jeżeli wykonawca nie złożył oświadczenia, o którym mowa w art. 25a ust. 1 Pzp, oświadczeń lub dokumentów potwierdzających okoliczności, o których mowa w art. 25 ust. 1 Pzp, lub innych dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia postępowania, oświadczenia lub dokumenty są niekompletne, zawierają błędy lub budzą wskazane przez zamawiającego wątpliwości, zamawiający wzywa do ich złożenia, uzupełnienia lub poprawienia lub do udzielania wyjaśnień w terminie przez siebie wskazanym, chyba że mimo ich złożenia, uzupełnienia lub poprawienia lub udzielenia wyjaśnień oferta wykonawcy podlega odrzuceniu albo konieczne byłoby unieważnienie postępowania (art. 26 ust. 3 Pzp).

Jeżeli wykonawca nie złożył wymaganych pełnomocnictw albo złożył wadliwe pełnomocnictwa, zamawiający wzywa do ich złożenia w terminie przez siebie wskazanym, chyba że mimo ich złożenia oferta wykonawcy podlega odrzuceniu albo konieczne byłoby unieważnienie postępowania (art. 26 ust. 3a Pzp).

Na podstawie art. 26 ust. 4 Pzp zamawiający wzywa także, w wyznaczonym przez siebie terminie, do złożenia wyjaśnień dotyczących oświadczeń lub dokumentów, o których mowa w art. 25 ust. 1 Pzp.

Terminy, o których mowa w art. 26 ust. 3, 3a i 4 Pzp, powinny umożliwić wykonawcy złożenie, uzupełnienie lub poprawienie oświadczenia, o którym mowa w art. 25a ust. 1 Pzp, oświadczeń lub dokumentów potwierdzających okoliczności, o których mowa w art. 25 ust. 1 Pzp, lub innych dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia postępowania lub udzielania wyjaśnień dotyczących tych oświadczeń i dokumentów, a także złożenia wymaganych pełnomocnictw.

W wyroku z dnia 15 kwietnia 2014 r., KIO 691/14, Krajowa Izba Odwoławcza uznała, że „Odpowiedni termin to (…) termin, który jest realny do dochowania w danej sytuacji. Niewątpliwie termin do uzupełnienia dokumentów doręczony w piątek po południu, a upływający w poniedziałek, jest terminem krótkim. Choć formalnie trzydniowy, w praktyce skraca się do jednego dnia. (…). Zasadą oczywiście jest, że wykonawca powinien dysponować wszystkimi dokumentami w dniu składania ofert, jednak skoro ustawodawca dopuścił uzupełnianie dokumentów - nie można wykluczyć, że w niektórych przypadkach zajdzie konieczność pozyskania dokumentu od osoby trzeciej; wykonawca dopiero po otrzymaniu wezwania może się zorientować, o jaki dokument chodzi.”.

W wyroku z dnia 26 czerwca 2013 r., KIO 1393/13, Krajowa Izba Odwoławcza odnosząc się do stanowiska odwołującego, że termin określony w wezwaniu przypadał w trakcie tzw. „długiego weekendu” uznała, że „odwołujący jako uczestnik postępowania o udzielenie zamówienia winien był przewidzieć, że również w trakcie trwania, jak to określono tzw. „długiego weekendu”, może wystąpić konieczność uzupełnienia dokumentów lub udzielenia wyjaśnień w ramach omawianego postępowania, a zatem nie na nikim innym, a właśnie na odwołującym spoczywał ciężar zapewnienia niezakłóconej pracy w spółce, a także zorganizowanie pracy w ten sposób, aby umożliwić wywiązanie się spółce z wszelkich obowiązków związanych z przedmiotowym postępowaniem.”.

W wyroku z dnia 11 kwietnia 2014 r., 631/14, Krajowa Izba Odwoławcza stwierdziła natomiast, że „Wyznaczenie wykonawcy na uzupełnienie dokumentów terminu kilkudniowego w warunkach postępowań o udzielenie zamówienia publicznego i szybkości tego postępowania i generalnie krótkich terminów ustawowych nie jest czymś nadzwyczajnym. Istotą wezwania do uzupełniania dokumentów jest możliwość przedłożenia przez wykonawcę dokumentów, które miały potwierdzać spełnianie warunków udziału w postępowaniu (bądź też dokumentów przedmiotowych), które wykonawca powinien posiadać już w momencie upływu terminu składania ofert czy wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu. Oczekiwanie ze strony wykonawcy, prezentowane w treści rozpoznawanego przez Izbę odwołania, że termin na uzupełnienie dokumentów musi pozwolić wykonawcy na pozyskanie nowych osób i odpowiednich dla nich dokumentów dla potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu, jest nieuprawnione. Wykonawca przede wszystkim na dzień składania ofert (upływ terminu do składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu) powinien dysponować określonym potencjałem i dokumentami go potwierdzającymi.”.

Do 3 dniowego terminu na złożenie oświadczeń i dokumentów Krajowa Izba Odwołąwcza odniosła się w wyroku z dnia 14 grudnia 2017 r., KIO 2500/17, w którym stwierdziłą, że zamawiający nie naruszył przepisów Pzp określając termin 3 dniowy na złożenie oświadczeń i dokumentów. Krajowa Izba Odwoławcza zwróciłą uwagę, że zakres żądanych przez zamawiającego dokumentów wynika wprost z treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia i są to dokumenty standardowo wymagane w tego postępowaniach, które mogą być przygotowane przez wykonawcę wcześniej - np. na dzień składania ofert. W ocenie Krajowej Izby Odwoławczej skompletowanie tych dokumentów zatem nie wymaga znacznego nakładu pracy. Ponadto odwołujący nie wykazał w żadnym stopniu zasadności twierdzenia, że określenie minimalnego terminu, w jakim zamawiający nakazać może wybranemu wykonawcy przedłożenie wymaganych oświadczeń i dokumentów w terminie nie krótszym niż 3 dni narusza zasadę proporcjonalności lub uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców.

Krajowa Izba Odwoławcza zwróciła również uwagę, że uzasadnionych okolicznościach wykonawca może wystąpić do zamawiającego z wnioskiem o przedłużenie terminu na złożenie dokumentów, a zamawiający nie może odmówić uwzględnienia takiego wniosku, jeśli powołane przez wykonawcę okoliczności będą wiarygodne i obiektywne.

Opracowanie: Zespół wPrzetargach

Orzecznictwo:  www.uzp.gov.pl