Przejdź do treści

Wątpliwości dotyczące podpisu trzeba wyjaśnić

Wątpliwości dotyczące podpisu trzeba wyjaśnić


W toku prowadzonej kontroli ustalono, że zamawiający dokonał wykluczenia wykonawcy (wykonawca wykluczony zaoferował ceną niższą od ceny wybranej oferty) na podstawie art. 24 ust. 2 pkt 4 Pzp [w aktualnym stanie prawnym na podstawie art. 24 ust. 1 pkt 12 Pzp], w uzasadnieniu wskazując, że złożone na wezwanie dokumenty - wykaz robót w oryginale oraz referencje, zaświadczenie z ZUS i US w formie kserokopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem zostały podpisane w sposób, który uniemożliwił weryfikację, czy podpisu dokonała osoba uprawniona do reprezentowania wykonawcy. Na dwóch dokumentach widniała pieczęć wykonawcy T. oraz podpis W., natomiast w pozostałych widniała pieczęć j. w. oraz parafy nieczytelne - nieidentyfikowalne.

Prezes Urzędu Zamówień Publicznych odnosząc się do wykluczenia wykonawcy stwierdził, że „(…) obowiązujące przepisy prawa, w tym przede wszystkim Pzp, jak i obowiązującego w dniu wszczęcia postępowania § 6 ust. 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2009 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz. U. z 2009 r., nr 226 poz. 1817) wskazują, że dokumenty powinny być złożone w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez wykonawcę.

Prezes Urzędu Zamówień Publicznych stwierdziła również, że przepisy rozporządzenia nie określają jednak technicznych zasad potwierdzania za zgodność z oryginałem kopii dokumentów. Nie wskazują między innymi, że poświadczenie dokumentów ma odbywać się w określonej dacie, a także nie nakładają na wykonawców obowiązku określenia przy potwierdzeniu za zgodność z oryginałem stanowiska osoby potwierdzającej. Tym samym przystawienie pieczątki nie identyfikującej osoby poświadczającej dokumenty za zgodność z oryginałem nie może prowadzić od razu do uznania takich dokumentów za nieprawidłowe lub uznania nieważności takich dokumentów.

Prezes Urzędu Zamówień Publicznych zwrócił uwagę, że „Wobec braku definicji „formy pisemnej” w Pzp, stosownie do art. 14 Pzp zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego. Zgodnie natomiast z art. 78 § 1 K.c. przez formę pisemną należy rozumieć złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie. Dla ważności złożonej oferty podpis musi być złożony osobiście przez osobę lub osoby umocowane do reprezentowania wykonawcy w obrocie prawnym. Aby uznać dany znak graficzny za podpis, nie zawsze musi być to podpis czytelny, ale musi umożliwiać identyfikację osoby, od której pochodzi, według takich kryteriów, jak cechy indywidualne i powtarzalne.”.

W ocenie Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych taką identyfikację osoby składającej podpis nieczytelny zapewnia między innymi pieczątka imienna przystawiona obok tego podpisu. W związku z powyższym, aby uznać konkretny znak pisarski za podpis, wystarczy, aby znak pisarski umożliwiał identyfikację osoby, od której pochodzi.

Przywołując postanowienie Sądu Najwyższego z 17 czerwca 2009 r.; sygn. akt: IV CSK 78/09, Prezes Urzędu Zamówień Publicznych stwierdził, że podpis nie musi być sporządzony czytelnie, jednak powinien odzwierciedlać cechy charakterystyczne dla osoby, która go składa, i tym samym - wskazywać na tę osobę.

Z treści załączonych do oferty wykonawcy T. dokumentów nie wynikała w sposób niewątpliwy tożsamość osoby, która poświadczała za zgodność z oryginałem ww. dokumenty. W związku z powyższym zdaniem Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych, zamawiający na podstawie art. 26 ust. 4 Pzp był obowiązany wezwać wykonawcę, w wyznaczonym przez siebie terminie, do złożenia wyjaśnień dotyczących oświadczeń lub dokumentów, o których mowa w art. 25 ust. 1 Pzp. Dokumenty, które zostały poświadczone za zgodność z oryginałem przez nieustaloną osobę, były bowiem dokumentami, o których mowa w art. 25 ust. 1 Pzp.

W tym stanie rzeczy, Prezes Urzędu Zamówień Publicznych zwrócił się do wykonawcy T. z prośbą o wyjaśnienie, kto poświadczył „za zgodność z oryginałem” przedmiotowe dokumenty. Jednocześnie wykonawca został poproszony o udokumentowane wyjaśnienie, że w przypadku, gdyby była to osoba inna niż Pan W., to wskazana osoba posiadała stosowne upoważnienie do podpisywania przedmiotowych dokumentów.

W odpowiedzi pan W. wyjaśnił, że „osobą podpisującą się pod ofertą oraz dokumentami byłem ja H.W. właściciel firmy. Już podczas przetargu próbowałem wyjaśnić całą sytuację z Gminą, aby przez to nasze niedopatrzenie nie zostać odrzuconym, jednak Gmina nie chciała żadnych wyjaśnień i mimo najkorzystniejszej oferty z postępowania nas odrzuciła”.

Mając na uwadze wyżej opisany stan faktyczny, jak również wyjaśnienia złożone przez wykonawcę T., Prezes Urzędu Zamówień stwierdził, że zamawiający poprzez zaniechanie wezwania wykonawcy do złożenia wyjaśnień dotyczących części dokumentów, a konsekwencji wykluczenie tego wykonawcy, naruszył art. 26 ust. 4 oraz art. 24 ust. 2 pkt 4 Pzp (w obowiązującym stanie prawnym art. 26 ust. 4 i art. 24 ust. 1 pkt 12 Pzp).

Zamawiający wniósł zastrzeżenia, które nie zostały uwzględnione przez Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych oraz Krajową Izbę Odwoławczą w uchwale KIO/KD 94/14.


Opracowano: na podstawie „Wyniki przeprowadzonych w 2014 r. przez Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych kontroli zamówień współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej. Urząd Zamówień Publicznych 2015 r. IV.3.5. Brak kosztorysu ofertowego, nieczytelne poświadczenie za zgodność z oryginałem, s. 51.