Wyznaczenie terminu do złożenia, poprawienia lub uzupełnienia dokumentów, krótkiego, ale realnego

Zgodnie z art. 26 ust. 3 ustawy Pzp jeżeli wykonawca nie złożył oświadczenia, o którym mowa w art. 25a ust. 1 ustawy Pzp, oświadczeń lub dokumentów potwierdzających okoliczności, o których mowa w art. 25 ust. 1 ustawy Pzp, lub innych dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia postępowania, oświadczenia lub dokumenty są niekompletne, zawierają błędy lub budzą wskazane przez zamawiającego wątpliwości, zamawiający wzywa do ich złożenia, uzupełnienia lub poprawienia lub do udzielania wyjaśnień w terminie przez siebie wskazanym, chyba że mimo ich złożenia, uzupełnienia lub poprawienia lub udzielenia wyjaśnień oferta wykonawcy podlega odrzuceniu albo konieczne byłoby unieważnienie postępowania. 

Wezwanie do złożenia, uzupełnienia lub poprawienia musi być jednoznaczne i zrozumiałe dla wykonawcy, tak aby był on w stanie stwierdzić, jakich oświadczeń lub dokumentów zamawiający żąda lub w jakim zakresie wykonawca powinien uzupełnić lub poprawić oświadczenia lub dokumenty. 

Treść wezwania nie może prowadzić do sytuacji, w której wykonawca zmuszony będzie domyślać się, w jakim zakresie ma zostać dokonane złożenie, uzupełnienie lub poprawienie, dlatego w wezwaniu zamawiający musi wskazać, jakich wymaganych przez zamawiającego oświadczeń lub dokumentów wykonawca nie złożył, które złożył niekompletne lub z błędami, a także na czym polega błąd w tych oświadczeniach i dokumentach.

W wyroku z dnia 2 lipca 2014 r., KIO 1208/14 Krajowa Izba Odwoławcza zwróciła uwagę, że „Wezwanie do uzupełniania dokumentów powinno szczegółowo, precyzyjnie, w sposób jednoznaczny wskazywać, co do jakich dokumentów (bądź braków dokumentów) załączonych do oferty Zamawiający ma zastrzeżenia. W przypadku niewykazania w ofercie spełnienia warunków udziału w postępowaniu Zamawiający powinien określić, jakiego dokumentu brakuje, na potwierdzenie którego z warunków, bądź w jakim dokumencie jest błąd, względnie czy dokument nie potwierdza spełnienia danego warunku. Zamawiający powinien wskazać, czy błąd/nieścisłość/brak upatruje w wykazie prac, czy w dokumentach go poświadczających. Jedynie precyzyjne wezwanie, w razie braku satysfakcjonującej odpowiedzi, może prowadzić do wykluczenia wykonawcy z postępowania. Precyzyjnym wezwaniem nie jest przytoczenie opisu spełnienia warunków udziału z SIWZ czy opis formy dokumentów, które Zamawiający uzna za dowody na potwierdzenie spełnienia warunków udziału w postępowaniu”. 

Dokonanie wezwania w sposób ogólny, bez wskazania konkretnych problemów występujących w ocenie zamawiającego, nie może pociągać za sobą negatywnych konsekwencji dla wykonawcy, co potwierdza orzecznictwo, np.: wyrok z dnia 16 stycznia 2009 r., KIO/UZP 1530/08, wyrok z dnia 19 października 2011 r., KIO 2148/11, wyrok z dnia 14 lipca 2010 r., KIO 1359/10; wyrok z dnia 19 października 2011 r., KIO 2148/11; wyrok z dnia 10 sierpnia 2010 r., KIO 1582/10; wyrok z dnia 10 sierpnia 2010 r., KIO 1582/10.” 

Termin, który zamawiający może wyznaczyć na złożenie, uzupełnienie lub poprawienie nie został przez ustawodawcę określony. Termin ten powinien być jednak realny i umożliwić wykonawcom złożenie, uzupełnienie lub poprawienie wymaganych oświadczeń i dokumentów. 

Zamawiający określając termin do złożenia, uzupełnienia lub poprawienia powinien uwzględnić dzień, w którym wykonawca przy zachowaniu należytej staranności powinien zapoznać się z treścią wezwania oraz możliwości wykonawcy co do złożenia, uzupełnienia lub poprawienia wymaganych oświadczeń i dokumentów w terminie wskazanym w wezwaniu. 

W wyroku z dnia 26 czerwca 2013 r., KIO 1393/13, Krajowa Izba Odwoławcza odnosząc się do stanowiska odwołującego, że termin określony w wezwaniu przypadał w trakcie tzw. „długiego weekendu” uznała, że „odwołujący jako uczestnik postępowania o udzielenie zamówienia winien był przewidzieć, że również w trakcie trwania, jak to określono tzw. „długiego weekendu”, może wystąpić konieczność uzupełnienia dokumentów lub udzielenia wyjaśnień w ramach omawianego postępowania, a zatem nie na nikim innym, a właśnie na odwołującym spoczywał ciężar zapewnienia niezakłóconej pracy w spółce, a także zorganizowanie pracy w ten sposób, aby umożliwić wywiązanie się spółce z wszelkich obowiązków związanych z przedmiotowym postępowaniem.”

W wyroku z dnia 11 kwietnia 2014 r., KIO 631/14 Krajowa Izba Odwoławcza stwierdziła natomiast, że „Wyznaczenie wykonawcy na uzupełnienie dokumentów terminu kilkudniowego w warunkach postępowań o udzielenie zamówienia publicznego i szybkości tego postępowania i generalnie krótkich terminów ustawowych nie jest czymś nadzwyczajnym. Istotą wezwania do uzupełniania dokumentów jest możliwość przedłożenia przez wykonawcę dokumentów, które miały potwierdzać spełnianie warunków udziału w postępowaniu (bądź też dokumentów przedmiotowych), które wykonawca powinien posiadać już w momencie upływu terminu składania ofert czy wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu. Oczekiwanie ze strony wykonawcy, prezentowane w treści rozpoznawanego przez Izbę odwołania, że termin na uzupełnienie dokumentów musi pozwolić wykonawcy na pozyskanie nowych osób i odpowiednich dla nich dokumentów dla potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu, jest nieuprawnione. Wykonawca przede wszystkim na dzień składania ofert (upływ terminu do składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu) powinien dysponować określonym potencjałem i dokumentami go potwierdzającymi.” 

Warto zauważyć, że o oświadczeniach lub dokumentach potwierdzających okoliczności, o których mowa w art. 25 ust. 1 ustawy Pzp, lub innych dokumentach niezbędnych do przeprowadzenia postępowania, każdy wykonawca wiedział już od wszczęcia postępowania. Co więcej, wykonawca, którego oferta została najwyżej oceniona, wiedział o wymaganych oświadczeniach lub dokumentach potwierdzających okoliczności, o których mowa w art. 25 ust. 1 ustawy Pzp, już w chwili otrzymania wezwania z art. 26 ust. 1 lub 2 ustawy Pzp. 

Nie sposób zatem przyjąć, że w postępowaniu o udzielenie zamówienia o wartości równej lub przekraczającej progi unijne, przesłanie wykonawcy w dniu 12 października 2020 r., o godzinie 10.00., przy użyciu środka komunikacji elektronicznej, wezwania, o którym mowa w art. 26 ust. 3 ustawy Pzp, do złożenia wymaganych oświadczeń lub dokumentów i wyznaczenie terminu do ich złożenia do końca dnia 13 października 2020 r., będzie terminem nierealnym do ich złożenia. 

Wykonawca wezwany na podstawie art. 26 ust. 3 ustawy Pzp, w postępowaniu o udzielenie zamówienia o wartości równej lub przekraczającej progi unijne, powinien liczyć się z tym, że zostanie mu wyznaczony termin krótki, ale realny do złożenia, poprawienia lub uzupełnienia. 

Nie można się zgodzić z tezą, że wykonawca wezwany np. do złożenia dokumentów na podstawie art. 26 ust. 3 ustawy Pzp, ma podjąć kroki zmierzające do uzyskania żądanych dokumentów dopiero po otrzymaniu wezwania.  Tym bardziej, że już „otrzymał” termin nie krótszy niż 10 dni, w wezwaniu z art. 26 ust. 1 ustawy Pzp. 

Zamawiający może oczekiwać, iż wykonawca składając ofertę dysponuje wszystkimi koniecznymi oświadczeniami i dokumentami do złożenia oferty.

Od wykonawcy, który ubiega się o udzielenie zamówienia należy oczekiwać nie tylko zachowania należytej staranności, ale także racjonalnego zachowania się.

To, że wykonawca zwlekał do czasu otrzymania wezwania z art. 26 ust. 1 ustawy Pzp z uzyskaniem wymaganych oświadczeń lub dokumentów potwierdzających okoliczności, o których mowa w art. 25 ust. 1 ustawy Pzp, lub innych dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia postępowania, nie może być podstawą do żądania przedłużenia terminu określonego w wezwaniu z art. 26 ust. 3 ustawy Pzp. Jeżeli termin ten jest realny do złożenia, poprawienia lub uzupełnienia. 

W uzasadnionym przypadku wykonawca może zwrócić się do zamawiającego o przedłużenie terminu do złożenia, poprawienia lub uzupełnienia. W takim przypadku wykonawca musi wykazać, że żąda przedłużenia terminu ze względu na wyjątkową sytuację niewynikającą z przyczyn leżących po jego stornie, której nie mógł on przewidzieć, co uniemożliwia mu złożenie, poprawienie lub uzupełnienie w terminie wskazanym w wezwaniu. 

Jeżeli wezwanie z art. 26 ust. 3 ustawy Pzp nie było wadliwe, a termin wskazany w wezwaniu jest terminem krótkim, ale realnym do złożenia, poprawienia lub uzupełnienia, niedopuszczalne będzie przedłużenie tego terminu przez zamawiającego z jego własnej inicjatywy. Takie działanie byłoby to naruszeniem zasady jednokrotnego wezwania. 

W wyroku z dnia 23 kwietnia 2012 r., KIO 728/12 Krajowa Izba Odwoławcza uznała, że „wyznaczony przez zamawiającego termin na uzupełnienie dokumentów/oświadczeń nie może być traktowany jak czas niezbędny do podjęcia działań w celu pozyskania brakującego dokumentu/oświadczenia gdyż, co do zasady brakujący dokument powinien być w posiadaniu wykonawcy najpóźniej w dacie upływu terminu składania ofert.” Krajowa Izba Odwoławcza zwróciła również uwagę, że „dochowując należytej staranności wykonawca przystępując do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego powinien wziąć pod uwagę wszystkie ewentualne przeszkody (jak np. dni wolne od pracy w miejscu jego siedziby).” 

W wyroku z dnia 30 lipca 2009r., KIO/UZP 901/09, KIO/UZP 905/09, Krajowa Izba Odwoławcza uznała, że „W odniesieniu do zarzutu nierównego traktowania wykonawców ze względu na różny termin uzupełniania dokumentów Izba stwierdziła, iż, jakkolwiek nie zostało to wyrażone expressis verbis w art. 26 ust. 3 ustawy Pzp jasne jest, iż, aby zrealizować cel tego przepisu, Zamawiający powinien wyznaczyć odpowiedni termin na uzupełnienie dokumentów, czyli realny dla wykonawcy zachowującego należytą staranność. W uzasadnionych przypadkach może to być podstawą do wyznaczenia niektórym wykonawcom innego terminu niż pozostałym, a równość traktowania wykonawców może wyrażać się również w daniu im realnej możliwości dokonania uzupełnienia, a nie tylko w wyznaczeniu takiej samej liczby dni. Niezależnie od powyższego Odwołujący (…) nie wskazał, iż z powodu wyznaczenia terminu krótszego niż pozostałym wykonawcom, został pozbawiony szansy uzupełnienia dokumentów (…)”. 

Termin do złożenia, poprawienia lub uzupełnienia wyznacza zamawiający i termin ten nie podlega negocjacjom na skutek wniosku wykonawcy. Termin ten pozostaje w dyspozycji zamawiającego i dopóki zamawiający nie zmieni terminu, wykonawca ma obowiązek przestrzegać terminu, a nie zachowując go musi liczyć się z negatywnymi konsekwencjami swojego zaniechania (zob. postanowienie z dnia 14 października 2008 r., KIO/UZP 1048/08). 

W przypadku przedłużenia terminu do złożenia, poprawienia lub uzupełnienia, co do zasady zamawiający powinien przestrzegać zasady równego traktowania wykonawców i przedłużyć termin wykonawcom biorącym udział w postępowaniu o ten sam czas. Zamawiający powinien bowiem uwzględniać okoliczności obiektywne dla wszystkich wykonawców, co w uzasadnionych przypadkach może być podstawą do wyznaczenia niektórym wykonawcom terminu innego niż pozostałym wykonawcom. 

W przypadku wyznaczenia terminu do złożenia, poprawienia lub uzupełnienia, zasada równego traktowania wykonawców wyraża się w wyznaczeniu wykonawcom realnej możliwości złożenia, poprawienia lub uzupełnienia, a nie w wyznaczeniu wszystkim wykonawcom takiej samej liczby dni. Dopuszczalne jest więc różnicowanie terminu do złożenia, poprawienia lub uzupełnienia chociażby w stosunku do wykonawcy mającego siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, w sytuacji, gdy zamawiający w postępowaniu o wartości mniejszej niż progi unijne nie dopuścił składania  oświadczeń i dokumentów przy użyciu poczty elektronicznej. 
 

Józef Edmund Nowicki