Odpowiedzi na pytania dotyczące Centralnego Rejestru Umów (10)
Czy w przypadków Gminy, do wniosku o konto wystarczy zaświadczenie o wyborów na burmistrza wydane przez Komisje Wyborczą plus pełnomocnictwo sporządzone przez nas?
W przypadku wniosku o założenia konta gminy, składanego przez reprezentanta wójta/burmistrza wystarczy: (1) zaświadczenie komisji wyborczej o wyniku wyborów, (2) pełnomocnictwo dla reprezentanta wydane przez wójta/burmistrza. Należy jedynie pamiętać, aby oba te dokumenty zostały opatrzone podpisem elektronicznym.
Czy do wniosku wysyłamy skany dokumentów potwierdzających powołanie na kierownika jednostki lub pełnomocnictwa?
Do wniosku o założenie konta jednostki można dołączyć oryginały dokumentów lub potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie dokumentów.
Jak uwierzytelnić skan dokumentu?
Aby potwierdzić za zgodność skan dokumentu, wystarczy plik pdf zawierających skan dokumentu podpisać jednym z trzech podpisów elektronicznych: kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem zaufanym albo podpisem osobistym.
Co jeżeli dokument o powołaniu (uchwała zarządu) jest w dwóch plikach?
Dokumenty powołania znajdujące się w dwóch plikach elektronicznych należy połączyć w jeden plik pdf korzystając z darmowych narzędzi online, takich jak Adobe Acrobat online, Smallpdf lub PDF24 Tools.
Czy dokument, który mamy tylko w wersji papierowej (uchwała) powinniśmy zeskanować i potwierdzić za zgodność z oryginałem podpisem kwalifikowanym?
Dokumenty niezbędne do dołączenia do wniosku o konto jednostki, które w jednostce występują tylko w formie pisemnej (dokument papierowy podpisany odręcznie), należy zeskanować do pliku pdf, a następnie plik taki podpisać jednym z trzech podpisów elektronicznych: kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem zaufanym albo podpisem osobistym.
Czy postanowienie Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej o zmianie w składzie Rady Ministrów (M.P. poz. 690) jest wystarczającym dokumentem potwierdzającym powołanie ministra w skład Rady Ministrów?
Tak, postanowienie Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej jest wystarczające w przypadku ministrów z teką. Należy jednak pamiętać o jego podpisaniu za zgodność z oryginałem, jeżeli nie dysponujemy oryginałem tego dokumentu.
Czy dokumenty dołączane do wniosku o założenie konta jednostki może potwierdzić za zgodność kierownik jednostki?
Tak, kierownik jednostki może potwierdzić za zgodność kopie elektroniczne dokumentów dołączanych do wniosku o konto jednostki. Taką czynność może wykonać również każda inna osoba w jednostce, która może wykonywać takie czynności na podstawie regulacji wewnętrznych.
Jeżeli w akcie mianowania jest jedno imię kierownika a w rzeczywistości posiada dwa imiona, czy należy dosłać jeszcze jakiś dokument?
Na potrzeby założenia konta jednostki w systemie CRU JSFP wystarczające jest podanie pierwszego imienia kierownika jednostki, zgodnego z danymi wskazanymi w dowodzie osobistym kierownika jednostki.
A co jeżeli dokumenty nie są w wersji elektronicznej?
Dokumenty niezbędne do dołączenia do wniosku o konto jednostki, które w jednostce występują tylko w formie pisemnej (dokument papierowy podpisany odręcznie), należy zeskanować do pliku pdf, a następnie plik taki należy podpisać jednym z trzech podpisów elektronicznych: kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem zaufanym albo podpisem osobistym.
Podpis na takim dokumencie traktowany jest jako poświadczenie za zgodność z oryginałem.
Czy załączniki muszą mieć adnotację „za zgodność z oryginałem”?
Nie ma potrzeby oznaczenia dokumentów dołączanych do wniosku adnotacją „za zgodność z oryginałem”. Wystarczające jest podpisanie pliku jednym z trzech podpisów elektronicznych: kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem zaufanym albo podpisem osobistym.
Czy w pełnomocnictwie kierownika dla pracownika wystarczy tylko imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe, czy wymagane są może inne dane jak np. PESEL?
W treści upoważnienia do reprezentowania kierownika jednostki w zakresie realizacji obowiązku CRU JSFP wystarczy wpisać imię i nazwisko osoby upoważnianej, z ewentualnym wskazaniem stanowiska służbowego. Nie ma konieczności wskazywania w upoważnieniu numeru PESEL. Jeżeli z wewnętrznej polityki jednostki w zakresie wystawiania upoważnień wynika, że numer PESEL jest obowiązkowy, to rekomendujemy jego anonimizację (ukrycie) przed dołączeniem do systemu CRU JSFP pliku z odwzorowaniem cyfrowym takiego upoważnienia.
Co w przypadku, gdy pełnomocnictwo nie spełnia wymogów rejestracji?
W przypadku, gdy upoważnienie nie będzie potwierdzało możliwości działania reprezentant kierownika do realizacji obowiązków CRU JSFP, to wniosek o założenie konta jednostki zostanie rozpatrzony negatywnie ze wskazaniem uzasadnienia negatywnej oceny wniosku.
Źródło: Ministerstwo Finansów