Przedmiotowe środki dowodowe w pigułce wiedzy

Przedmiotowe środki dowodowe to środki dowodowe służące potwierdzeniu zgodności oferowanych dostaw, usług lub robót budowlanych z wymaganiami, cechami lub kryteriami:

określonymi w opisie przedmiotu zamówienia wymaganiami,
określonymi w opisie kryteriów oceny ofert,
związanymi z realizacją zamówienia

Katalog przedmiotowych środków dowodowych jest katalogiem otwartym, o czym świadczy treść art. 106 ust. 1 ustawy Pzp, zgodnie z którym zamawiający może żądać innych niż wskazane w art. 104 i 105 tej ustawy przedmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie, że oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane spełniają określone przez zamawiającego wymagania, cechy lub kryteria, jeżeli są one niezbędne do przeprowadzenia postępowania.

Przedmiotowym środkiem dowodowym są etykiety, a także certyfikaty wydane przez jednostkę wykonującą działania z zakresu oceny zgodności, akredytowaną zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 765/2008 z dnia 9 lipca 2008 r. oraz sprawozdanie z badań przeprowadzonych przez tę jednostkę, próbki, fotografie, plany, projekty, rysunki, modele, wzory, zaświadczenia niezależnego podmiotu uprawnionego do kontroli jakości potwierdzającego, że dostarczane produkty odpowiadają określonym normom lub specyfikacjom technicznym, zaświadczenia niezależnego podmiotu zajmującego się poświadczaniem spełniania przez wykonawcę określonych norm zapewnienia jakości, jeżeli zamawiający odwołuje się do systemów zapewniania jakości opartych na odpowiednich seriach norm europejskich.

Charakter przedmiotowych środków dowodowych jest zdefiniowany poprzez funkcję, jaką mają pełnić w postępowaniu o udzielenie zamówienia oraz ich treść. Przedmiotowy środek dowodowy może zostać sporządzony przez samego wykonawcę. Przedmiotowym środkiem dowodowym może być oświadczenie wykonawcy zawarte w formularzu sporządzonym przez zamawiającego, w którym zamawiający żąda potwierdzenia, iż oferowany przedmiot zamówienia spełnia określone właściwości przedstawione w opisie przedmiotu zamówienia (np. wymagania dotyczące wydajności lub funkcjonalności, w tym wymagania środowiskowe, cech materiału, norm). W takim przypadku zamawiający powinien w dokumentach zamówienia wyraźnie wskazać, że takie oświadczenie będzie przedmiotowym środkiem dowodowy.

Zdefiniowanie charakteru przedmiotowych środków dowodowych jest konieczne, ponieważ niektóre środki dowodowe, w zależności od funkcji, mogą być podmiotowym lub przedmiotowym środkiem dowodowym (np. próbki, fotografie).

Jeżeli wymagane jest złożenie certyfikatów wydanych przez określoną jednostkę oceniającą zgodność, zamawiający musi akceptować również certyfikaty wydane przez inne równoważne jednostki oceniające zgodność.

Zamawiający musi akceptować odpowiednie przedmiotowe środki dowodowe, inne niż certyfikat wydany przez jednostkę oceniającą zgodność, sprawozdania z badań przeprowadzonych przez tę jednostkę lub certyfikaty wydane przez inne równoważne jednostki oceniające zgodność, w szczególności dokumentację techniczną producenta, w przypadku gdy dany wykonawca nie ma ani dostępu do certyfikatów lub sprawozdań z badań, ani możliwości ich uzyskania w odpowiednim terminie, o ile ten brak dostępu nie może być przypisany danemu wykonawcy, oraz pod warunkiem że dany wykonawca udowodni, że wykonywane przez niego roboty budowlane, dostawy lub usługi spełniają wymagania, cechy lub kryteria określone w opisie przedmiotu zamówienia lub kryteriów oceny ofert, lub wymagania związane z realizacją zamówienia.

Zamawiający nie może żądać przedmiotowych środków dowodowych nieproporcjonalnych do przedmiotu zamówienia i niezwiązanych z przedmiotem zamówienia. Żądanie przedmiotowych środków dowodowych nie może również ograniczać uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców, a zamawiający musi akceptować równoważne przedmiotowe środki dowodowe, jeśli potwierdzają, że oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane spełniają określone przez zamawiającego wymagania, cechy lub kryteria.

Wymagane przedmiotowe środki dowodowe oraz wymagania, cechy lub kryteriami, które te środku muszą potwierdzać, zamawiający wskazuje w ogłoszeniu o zamówieniu lub dokumentach zamówienia.

Przedmiotowe środki dowodowe służące potwierdzeniu zgodności oferowanych dostaw, usług lub robót budowlanych z wymaganiami, cechami lub kryteriami określonymi w opisie przedmiotu zamówienia wymaganiami, nie stanowią treści oferty.

Treść oferty stanowią przedmiotowe środki żądane w celu dokonania oceny ofert.

Jeżeli zamawiający żąda złożenia przedmiotowych środków dowodowych, wykonawca składa je wraz z ofertą. W przypadku, gdy wykonawca nie złożył przedmiotowych środków dowodowych lub złożone przedmiotowe środki dowodowe są niekompletne, zamawiający wzywa do ich złożenia lub uzupełnienia w wyznaczonym terminie, o ile przewidział to w ogłoszeniu o zamówieniu lub dokumentach zamówienia. Zamawiający może wskazać w ogłoszeniu o zamówieniu lub dokumentach zamówienia, które przedmiotowe środki dowodowe spośród wymaganych będą, a które nie będą podlegać wezwaniu do złożenia lub uzupełnienia. W takim przypadku uzupełnieniu podlegać będzie tylko ten wymieniony środek dowodowy, podczas gdy pozostałe nie będą mogły być uzupełniane.

Zamawiający nie może wezwać wykonawcy do złożenia lub uzupełnienia przedmiotowych środków dowodowych służących potwierdzeniu zgodności z cechami lub kryteriami określonymi w opisie kryteriów oceny ofert. Zamawiający nie wzywa również do złożenia lub uzupełnienia przedmiotowych środków dowodowych, jeżeli oferta podlega odrzuceniu albo zachodzą przesłanki unieważnienia postępowania.

W sytuacji, gdy przedmiotowy środek dowodowy służy potwierdzeniu zgodności oferowanych dostaw, usług lub robót budowlanych z wymaganiami, cechami lub kryteriami określonymi w opisie przedmiotu zamówienia, a wykonawca:

nie złożył lub nie uzupełnił w przewidzianym terminie przedmiotowego środka dowodowego, zamawiający odrzuca ofertę na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 2 lit. c ustawy Pzp,
złożył lub uzupełnił w przewidzianym terminie przedmiotowy środek dowodowy, który nie potwierdza zgodności oferowanych dostaw, usług lub robót budowlanych z wymaganiami, cechami lub kryteriami określonymi w opisie przedmiotu zamówienia, zamawiający odrzuca ofertę na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp.

Jeżeli wykonawca nie złożył wraz z ofertą przedmiotowego środka dowodowego w celu dokonania oceny ofert, zamawiający, w zależności od opisu sposobu oceny ofert, odrzuca ofertę na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp lub przyznaje 0 punktów.

Zarówno na podstawie art. 107 ust. 4 jak i art. 223 ust. 1 zdanie pierwsze ustawy Pzp zamawiający może żądać od wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych przedmiotowych środków dowodowych. Przepis art. 107 ust. 4 ustawy Pzp dotyczy przedmiotowych środków dowodowych niestanowiących treści oferty (służących potwierdzeniu zgodności oferowanych dostaw, usług lub robót budowlanych z wymaganiami lub cechami określonymi w opisie przedmiotu zamówienia).

Przepis art. 223 ust. 1 zdanie pierwsze ustawy Pzp dotyczy natomiast przedmiotowych środków dowodowych stanowiących treść oferty (służących potwierdzeniu zgodności oferowanych dostaw, usług lub robót budowlanych z kryteriami określonymi w opisie kryteriów oceny ofert).

Przepisy art. 107 ust. 4 i art. 223 ust. 1 zdanie pierwsze ustawy Pzp znajdują zastosowanie w sytuacji, gdy złożone przedmiotowe środki dowodowe budzą wątpliwości zamawiającego, a wątpliwości te są tego rodzaju, że mogą być usunięte bez zmiany treści przedmiotowego środka dowodowego.

W art. 107 ust. 1 ustawy Pzp ustawodawca w sposób jednoznaczny wskazał, że przedmiotowe środki dowodowe składane są wraz z ofertą. Oznacza to, że na dzień złożenia oferty wykonawca powinien dysponować przedmiotowym środkiem dowodowym potwierdzającym zgodność oferowanych dostaw, usług lub robót budowlanych z wymaganiami, cechami lub kryteriami określonymi w opisie przedmiotu zamówienia. Przyjęcie odmiennej interpretacji stałoby w oczywistej sprzeczności z zasadą równego traktowania wykonawców. Dopuszczenie, że wykonawca może zaoferować produkt, którego parametrów nie może potwierdzić na moment złożenia oferty z uwagi na niezłożenie z ofertą przedmiotowego środka dowodowego lub złożenie niekompletnego przedmiotowego środka dowodowego, a następnie złożenie lub uzupełnienie takiego dokumentu na podstawie art. 107 ust. 2 ustawy Pzp, i uzyskanie wymaganych dokumentów po terminie składania ofert byłoby naruszeniem zasady równego traktowania wykonawców.

Przedmiotowym środkiem dowodowym nie jest kosztorys ofertowy, który stanowi treść oferty.

Przedmiotowym środkiem dowodowym nie są również referencje składane wraz z wykazem usług wykonanych w celu dokonania oceny ofert w ramach kryterium doświadczenia osoby skierowanej do realizacji zamówienia, potwierdzające, że usługi wykazane w tym wykazie zostały należycie wykonane. Takie referencje nie stanowią również treści oferty sensu stricto.

W wyroku z dnia 6 sierpnia 2021 r., KIO 1698/21, Krajowa Izba Odwoławcza uznała, że nie można kwestionować możliwości uznania informacji zawartych na stronie internetowej za przedmiotowy środek dowodowy mający na celu potwierdzenia zgodności oferowanych dostaw usług lub robót budowlanych z postawionymi w postępowaniu przez zamawiającego wymaganiami, ponieważ katalog przedmiotowych środków dowodowych jest katalogiem otwartym. Jednak w opinii składu orzekającego w sytuacji, gdy w postępowaniu zamawiający jako przedmiotowy środek dowodowy żądał złożenia wraz z ofertą oryginału dokumentacji technicznej producenta oferowanego urządzenia w postaci oryginału w formie elektronicznej lub w kopii w postaci cyfrowego odwzorowania dokumentu papierowego, której zgodność z oryginałem poświadczy wykonawca lub notariusz podpisem kwalifikowanym nie można było uznać, że podanie przez wykonawcę linku do strony internetowej jest przedmiotowym środkiem dowodowym o charakterze równoważnym do żądanego przez zamawiającego.

W ocenie Krajowej Izby Odwoławczej pojęcie „równoważne” oznacza mający równą wartość, równe znaczenie z czymś, dlatego nie sposób porównywać wartości dokumentu (w postaci dokumentacji technicznej producenta) podpisanego przez wykonawcę lub notariusza potwierdzającego istnienie określonych funkcjonalności oferowanego sprzętu, za które podmiot ten przyjmuje odpowiedzialność z informacjami widniejącymi na stronie internetowej. Odwołujący nie wykazał również, że informacje zawarte na stronie internetowej są analogiczne co do treści zawartych w dokumentacji technicznej producenta, w sposób który umożliwiałby uznanie tych źródeł za równoważne. Krajowa Izba Odwoławcza zwróciła uwagę, że informacje ze stron internetowych, nawet jeżeli są to strony internetowe producentów urządzeń czy oprogramowania, zawierają informacje ogólne, często nieaktualne lub niezgodne z rzeczywistością. Strona internetowa może też podlegać zmianom i modyfikacjom już po złożeniu ofert, co w praktyce uniemożliwia odtworzenie pierwotnych treści pod danym linkiem widniejących. Przy informacji odnoszącej się do daty dokonywanych aktualizacji brak jest jakichkolwiek informacji, które umożliwiłyby ustalenie co i w jakim zakresie zostało zmienione/zaktualizowane. Istotne jest także to, że brak jest możliwości ustalenia podmiotu odpowiedzialnego za treść zamieszczonych pod danym linkiem informacji. Natomiast zamawiający przydzielając punkty w ramach pozacenowych kryteriów oceny ofert musi mieć całkowitą pewność co do prawdziwości i rzetelności informacji na podstawie której punkty te są przydzielane, co ma związek z zasadą uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców. Dlatego też zamawiający żądał w postępowaniu w zakresie kryterium „dodatkowe funkcjonalności” złożenia podpisanych dokumentów, aby mieć pewność co do zasadności przyznania określonej liczny punktów.

W takim przypadku podmiot podpisujący bierze na siebie odpowiedzialność za treści zawarte w tym dokumencie. Natomiast w przypadku podania linku do strony internetowej żaden podmiot nie bierze odpowiedzialności za zawarte pod nim treści, które jak wyżej wskazano mogą nie odpowiadać rzeczywistemu stanowi rzeczy. Dlatego też ocena oferty dokonana w oparciu o informacje zawarte na stronie internetowej a nie w oparciu o złożone i podpisane dokumentu stanowiłaby naruszenie zasady uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców. W konsekwencji Krajowa Izba Odwoławcza uznała, że linki do strony internetowej nie mogą być uznane za równoważne przedmiotowe środki dowodowe.

W niektórych przypadkach zamawiający może również poprawić omyłki w treści przedmiotowych środków dowodowych (zob. wyrok z dnia 29 marca 2023 r., KIO 668/23).

Na podstawie art. 98 ust. 6 pkt 1 ustawy Pzp zamawiający zatrzymuje wadium wraz z odsetkami, a w przypadku wadium wniesionego w formie gwarancji lub poręczenia, o których mowa w art. 97 ust. 7 pkt 2-4 ustawy Pzp, występuje odpowiednio do gwaranta lub poręczyciela z żądaniem zapłaty wadium także w przypadku, gdy wykonawca w odpowiedzi na wezwanie, o którym mowa w art. 107 ust. 2 ustawy Pzp, z przyczyn leżących po jego stronie, nie złożył przedmiotowych środków dowodowych potwierdzających, że oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane spełniają określone przez zamawiającego wymagania, cechy lub kryteria (jeżeli są one niezbędne do przeprowadzenia postępowania i zostały wskazane w ogłoszeniu o zamówieniu lub dokumentach zamówienia), co spowodowało brak możliwości wybrania oferty złożonej przez wykonawcę jako najkorzystniejszej.

Dziękujemy za przeczytanie tego artykułu do końca. Czytaj portal wPrzetargach.pl na bieżąco.

Portal wPrzetargach.pl to kompendium wiedzy o zamówieniach publicznych