Termin do uzupełnienia dokumentu a zatrzymanie wadium

Zgodnie z piśmiennictwem „Przepis art. 128 ust. 1 ustawy Pzp nie przewiduje sztywnego lub minimalnego terminu. Powinien być to odpowiedni termin, stosownie do okoliczności danego przypadku obejmujący czas potrzebny do skompletowania dokumentacji, uzupełnienia lub doprecyzowania oraz przesłania dokumentów zamawiającemu. Długość terminu będzie więc zależała każdorazowo od okoliczności i rodzaju dokumentu. Przedłużenie terminu jest co do zasady dopuszczalne, jeżeli zamawiający stwierdzi, że pierwotnie wyznaczony termin był obiektywnie za krótki. „Zamawiający wyznacza termin na złożenie dokumentów. Termin ten powinien być ustalony odpowiednio do rodzaju żądanych dokumentów, tak by czynność wezwania nie stała się czynnością pozorną”. „Za nadal obowiązujący należy uznać pogląd, że termin powinien być terminem realnym, pozwalającym na zadośćuczynienie wezwaniu zamawiającego przy dołożeniu należytej staranności przez wykonawcę. Powinien być zatem wyznaczany z uwzględnieniem rodzaju dokumentu lub oświadczenia podlegającego konwalidacji i niezbędnego czasu na dokonanie tej czynności”.

Krajowa Izba Odwoławcza uznała, że termin wyznaczony przez Zamawiającego na złożenie wykazu osób był terminem pozornym, termin ten był rażąco krótki w biorąc pod uwagę szereg czynności, które musiał wykonać Odwołujący w celu przedłożenia wykazu osób, a których świadomy był Zamawiający i w niniejszej sytuacji konieczne było jego przedłużenie, co było w pełni uzasadnione i miało podstawy w przepisach ustawy Pzp.

Zamawiający w żaden sposób nie wykazał. że w niniejszej sprawie ziściły się przesłanki zawarte w art. 98 ust. 6 pkt 1 ustawy Pzp, które umożliwiałyby zatrzymanie wadium złożonego przez Odwołującego. Zamawiający ograniczył się wyłącznie do przytoczenia brzmienia art. 98 ust. 6 pkt 1 ustawy Pzp.

Zamawiający nie przedstawił szerszego wywodu na temat przesłanki zatrzymania wadium, ograniczając się do stwierdzenia, że oferta Odwołującego była najwyżej oceniona spośród ofert podlegających ocenie. Zamawiający nie odniósł się do przyczyn odrzucenia oferty Odwołującego, w których nie sposób dopatrzeć się podstaw do zatrzymania wadium, nie poddano ocenie, czy wynikają one z okoliczności leżących po stronie Odwołującego.

Biorąc pod uwagę obowiązujące przepisy prawa oraz uwzględniając okoliczności sprawy, Zamawiający nie jest w stanie wykazać spełnienia przesłanek z art. 98 ust. 6 pkt 1 ustawy Pzp, a tym samym zasadności zatrzymania wadium, ponieważ Zamawiający dokonał tej czynności bez podstawy prawnej.

Dla zatrzymania wadium z powodu zaniechania uzupełnienia dokumentów lub oświadczeń konieczne jest zaistnienie łącznie trzech przesłanek, których ciężar wykazania - w myśl art. 6 k.c. - spoczywa na zamawiającym. (...) Drugą przesłankę stanowi nieuzupełnienie dokumentów (oświadczeń) z przyczyn leżących po stronie wykonawcy. Artykuł 98 ust. 6 pkt 1 ustawy Pzp - ze względu na brak rozróżnienia - wiąże odpowiedzialność z każdą przyczyną zależną od wykonawcy. Dlatego przyczynami leżącymi po stronie wykonawcy mogą być zarówno przyczyny przez niego zawinione, jak i niezawinione. Zatrzymanie wadium nie wchodzi w grę, gdy wykonawca działa w dobrej wierze, czyli błędnym, ale usprawiedliwionym przekonaniu, że spełnia warunki zamówienia (za Komentarzem Urzędu Zamówień Publicznych z 2021 r.).

Przypadki zatrzymania wadium powinny być, na zasadzie wyjątku, interpretowane w sposób ścieśniający. Celem art. 98 ust. 6 pkt 1 ustawy Pzp jest ograniczenie nieprawidłowości w postępowaniu wykonawców działających w złej wierze i w sposób celowy. Dotkliwa sankcja w postaci zatrzymania wadium ma służyć ograniczeniu zmów przetargowych, a nie karać wykonawców, którzy z powodów niezawinionych przez siebie, nie przedłożyli podmiotowych środków dowodowych. W niniejszej sprawie oczywistym jest, że Odwołujący nie był w stanie przedstawić podmiotowych środków dowodowych, z wykazem zawierającym specjalistę posiadającego ściśle określone uprawnienia w terminie zaledwie 2 dni. Zamawiający posiadał wiedzę, że osoba skierowana przez Wykonawcę do realizacji zamówienia, zrezygnowała ze współpracy z przyczyn niezależnych od Wykonawcy oraz, że Wykonawca nie posiada wśród swoich pracowników osoby spełniającej warunki.

Ze względu na specyficzne uprawnienia, jasne jest, że znalezienie takiej osoby przy dołożeniu należytej staranności nie jest możliwe w terminie do 2 dni. Jednocześnie, mimo braku odpowiedzi na wnioski o przedłużenie terminu, Wykonawca poszukiwał osoby zdolnej do realizacji zamówienia. W takim stanie f nie ma mowy o spełnieniu przesłanki z art. 98 ust. 6 pkt 1 ustawy Pzp, która mówi o tym, że wykonawca z przyczyn leżących po jego stronie nie złożył podmiotowych środków dowodowych. Wykonawca w chwili składania oferty spełniał warunki udziału w postępowaniu, również w chwili złożenia podmiotowych środków dowodowych na wezwanie Zamawiającego, co wykazał składając wykaz osób 31 stycznia 2022 r. Dopiero w 7 lutego, niespodziewanie, otrzymał rezygnację ze współpracy specjalisty, którego udział w zamówieniu stanowił warunek w postępowaniu. Od razu po otrzymaniu wypowiedzenia, podjął szereg czynności mających na celu znalezienie innego specjalisty (rekrutacja) oraz poinformował o tym Zamawiającego. Brak jakiejkolwiek odpowiedzi Zamawiającego na 2 pisma, w których Spółka wykazywała, że jest w trakcie zmiany osoby wykazanej w wykazie osób i przedstawia szerokie uzasadnienie zasadności swojego wniosku, stanowi naruszenie przez Zamawiającego art. 128 ust. 1 ustawy Pzp.

Zamawiający wymagał przedstawienia wykazu osób zawierającego jako kierownika robót inną osobę, niż wskazana w poprzednim wykazie złożonym przez Wykonawcę, mając świadomość, że Odwołujący nie dysponuje taką osobą i będzie musiał nawiązać nową współpracę, aby przedłożyć stosowny wykaz. Zamawiający powinien rozsądnie ocenić czas konieczny na skompletowanie podmiotowego środku dowodowego, a w przypadku, gdy pierwotny termin wyznaczony przez Zamawiającego był za krótki, powinien go przedłużyć Wykonawcy.

Wobec powyższego, w sprawie nie doszło do niezłożenia przez Odwołującego podmiotowych środków dowodowych z przyczyn leżących po jego stronie. Nie wystąpiły kumulatywnie wszystkie trzy przesłanki wskazane w art. 98 ust. 6 pkt 1 ustawy Pzp, uprawniające Zamawiającego do zatrzymania wadium, co prowadzi do wniosku, że Zamawiający zatrzymał wadium złożone przez Odwołującego bez podstawy prawnej.
 

Dziękujemy za przeczytanie tego artykułu do końca. Czytaj portal wPrzetargach.pl na bieżąco
Portal wPrzetargach.pl to kompendium wiedzy o zamówieniach publicznych