Zmiana w systemie obiegu dokumentów a unieważnienie postępowania
Zamawiający poinformował odwołującego o unieważnieniu postępowania na podstawie art. 255 pkt 5 ustawy Pzp, wskazując że:
„wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania i wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym, czego nie można było wcześniej przewidzieć, na podstawie art. 255 pkt 5 ustawy Pzp”, wskazując, że (…) po wszczęciu postępowania (19 lipca 2024 r.), w dniu 29 października 2024 r. Zarząd Zmawiającego podjął decyzję o wdrożeniu u Zamawiającego systemu elektronicznego obiegu dokumentów (EOD), którego założeniem jest wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów. Na skutek wdrożenia wspomnianego systemu EOD, zapotrzebowanie Zamawiającego na wydruk dokumentów ulegnie istotnej zmianie, mającej wpływ na potrzeby zakupowe Zamawiającego w zakresie usługi zapewnienia Systemu wydruku (usługi wydruku podążającego). W świetle przedmiotowego postępowania, decyzja Zamawiającego o wprowadzeniu systemu EOD, powodować będzie nie tylko zmiany wpływające ilości drukowanych dokumentów i ilości wykorzystywanych do tego urządzeń ale i zmiany w zakresie sposobu zapewnienia możliwości drukowania dokumentów czy zmiany względem planowanego sposobu świadczenia usługi. Zmiana okoliczności determinowana podjętą przez Zarząd Zamawiającego decyzją, prowadzi więc do istotnej zmiany charakteru zamówienia w porównaniu z pierwotnie określonym, a w szczególności do znacznej zmiany zakresu zamówienia. Na obecnym etapie postępowania (a więc po otwarciu ofert), zmiana dokumentów zamówienia odzwierciedlająca zmienione potrzeby zakupowe Zamawiającego w zakresie wydruku nie jest możliwą, jako niezgodna z art. 223 ust. 1 zd. 2 ustawy Pzp, bowiem prowadziłaby do negocjowania z Wykonawcami treści złożonych ofert. Mając też na uwadze moment identyfikacji potrzeby przedmiotowej zmiany okoliczności, wykluczonym powinno być też rozwiązanie polegające na zawarciu z Wykonawcą umowy w obecnym kształcie z zamiarem dokonania jej zmiany po zawarciu umowy (nawet przy przyjęciu, że Zamawiający mógłby rozstrzygnąć postępowanie w sposób prowadzący do wyboru oferty, a taka zmiana byłaby dopuszczalną w trybie art. 455 ustawy Pzp). Zamawiający dokonałby wówczas oceny, że oferta Wykonawcy, z którym zamierza zawrzeć umowę jest najkorzystniejsza, w sytuacji w której treść tej oferty, nie będzie zgodna z rzeczywistym zakresem zamówienia jakiego Zamawiający ma udzielić zgodnie ze swoimi nowymi potrzebami zakupowymi. W sposób oczywisty, takie rozwiązanie godziłoby w zasadę konkurencyjności postępowania i nakaz udzielenia zamówienia Wykonawcy, którego oferta - w świetle faktycznych potrzeb zakupowych Zamawiającego - jest najkorzystniejszą. (…)”.
Mając na uwadze powyższe Krajowa Izba Odwoławcza zważyła, co następuje:
Art. 255 pkt 5) ustawy Pzp stanowi, że „Zamawiający unieważnia postępowanie o udzielenie zamówienia, jeżeli: (…) wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym, czego nie można było wcześniej przewidzieć”.
Zgodnie z art. 255 pkt 5 ustawy Pzp możliwość unieważnienia postępowania przewidziana uzależniona jest od kumulatywnego wystąpienia trzech przesłanek, tj. wystąpiła istotna zmiana okoliczności, jej zaistnienie musi powodować, że prowadzenie postępowania nie leży w interesie publicznym i zmiany okoliczności nie można było wcześniej przewidzieć. Przesłanki muszą mieć charakter trwały i nieprzewidywalny w chwili wszczęcia postępowania.
Co istotne zmiana okoliczności nie musi być nadzwyczajna, a więc nie musi być spowodowana niezwykłymi okolicznościami, które rzadko się zdarzają, są wyjątkowe, niezwykłe. Wystarczy, aby była ona istotna, przy czym za istotną nie może być uznana każda zmiana okoliczności. „Pewna skala zmian mieści się bowiem w zakresie zwykłego ryzyka związanego z działalnością zamawiającego (tzw. normalne ryzyko kontraktowe). Ponadto zmiana okoliczności musi faktycznie zaistnieć, nie wystarczy tylko możliwość jej zaistnienia. (….) istotna zmiana okoliczności może być przede wszystkim następstwem okoliczności o charakterze faktycznym (np. blokada środków w budżecie przeznaczonych na postępowanie) oraz prawnym (np. zbędność przedmiotu świadczenia z uwagi na zdjęcie obowiązku realizacji określonego zadania w wyniku uchylenia przepisów nakładających na inwestora obowiązek remontu określonych kategorii dóbr).”. (H. Nowak, M. Winiarz, Prawo zamówień publicznych, Komentarz, Warszawa 2024) Oznacza to, że zmiana okoliczności musi powodować upadek potrzeby udzielenia zamówienia lub kontynuowania postępowania w świetle interesu publicznego.
W niniejszym stanie faktycznym zamawiający jako zewnętrzną przyczynę unieważnienia postępowania na podstawie art. 255 pkt 5 ustawy Pzp wskazał na wdrożenie w organizacji zamawiającego (zgodnie z decyzją podjętą przez Zarząd w październiku 2024 r.) systemu EOD, który wyeliminuje - jak podniósł zamawiający - obecnie i tak już malejące zapotrzebowanie na druk dokumentów u zamawiającego. Powyższe wymuszone jest także tym, że wszystkie organizacje zamawiającego, jak i te, z którymi współpracuje zamawiający odchodzą od drukowania dokumentów i wybierają obieg elektroniczny. Nastąpiła więc istotna zmiana okoliczności powodująca, że wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym. Okoliczność ta nie była znana ani też nie można jej było przewidzieć w momencie wszczęcia tego postępowania. Wdrożenie systemu EOD spowoduje - jak podkreślił zamawiający - odpadnięcie potrzeby zakupowej jaką miało realizować przedmiotowe postępowanie. Nastąpi bowiem realny spadek wydruków. A ponadto zawarcie tej umowy wiązałoby się także z dostawą zbędnych urządzeń.
Wykazał więc, że przygotowując i prowadząc postępowanie, dochował należytej staranności i nie dopuścił się w tym zakresie żadnych zaniedbań, gdyż nie mógł przewidzieć, iż nastąpią takie okoliczności, które spowodują, że kontynuowanie postępowania nie leży w interesie publicznym. (…)
Wprowadzony został już bowiem w organizacji zamawiającego system EOD i zmiana ta - jak wyjaśnił zamawiający - podyktowana była okolicznościami mającymi także charakter zewnętrzny (współpraca z organizacjami wyposażonymi w elektroniczne systemy obiegu dokumentów, które takiego sposobu komunikacji wymagały). Nie można bowiem interesu publicznego postrzegać z pominięciem celu, dla którego zaspokojenia miało być realizowane przedmiotowe zamówienie, a który na skutek dalszego prowadzenia tego postępowania nie zostałby osiągnięty.
Krajowa Izba Odwoławcza nie stwierdziła naruszenia przez zamawiającego art. 255 pkt 5 ustawy Pzp.
Wyrok z dnia 3 marca 2025 r., KIO 199/25
Dziękujemy za przeczytanie tego artykułu do końca. Czytaj portal wPrzetargach.pl na bieżąco
Portal wPrzetargach.pl to kompendium wiedzy o zamówieniach publicznych