Bezzasadność wezwania do złożenia podmiotowych środków dowodowych

Odwołujący podnosił, że Zamawiający zastosował wobec Odwołującego podejście nadmiernie formalistyczne, kierując do niego nieprecyzyjne i wadliwe wezwania, które nie umożliwiały skutecznego wyjaśnienia ani uzupełnienia dokumentów, a następnie interpretując wszelkie niejasności wyłącznie na jego niekorzyść. Jednocześnie wobec Konsorcjum L. Zamawiający przyjął podejście skrajnie liberalne, pomijając istotne uchybienia, w tym brak pełnomocnictwa osoby podpisującej ofertę oraz niewykazanie spełnienia warunku doświadczenia. Tak diametralnie różne standardy oceny wykonawców naruszają zasadę równego traktowania i wypaczają wynik postępowania, eliminując ofertę Odwołującego oraz premiując ofertę obarczoną oczywistymi brakami.

Zdaniem Odwołującego, procedury nie są celem samym w sobie, a ich stosowanie, wbrew zdrowemu rozsądkowi, nie może prowadzić do odrzucania poprawnie złożonych ofert. W niniejszej sprawie, wobec przedstawienia przez wykonawcę referencji do złożonego uprzednio wykazu usług, aktualność dokumentu była jasna i oczywista. Wykonawca nie składał żadnych innych wykazów usług ani innych oświadczeń, które mogłyby wywołać wątpliwość Zamawiającego co do aktualności dokumentu. Przesyłane kolejno wezwania do potwierdzenia aktualności posiadanego już wykazu, niejasne co do treści i celu, w ocenie Odwołującego, zostały sztucznie wykreowane na potrzeby odrzucenia jego oferty z postępowania.

W ocenie Krajowej Izby Odwoławczej, że zasada równego traktowania wykonawców oznacza jednakowe traktowanie wykonawców na każdym etapie postępowania, bez stosowania przywilejów, ale także środków dyskryminujących. Jej przestrzeganie polega na stosowaniu jednej miary do wszystkich wykonawców znajdujących się w tej samej lub podobnej sytuacji, nie zaś na jednakowej ocenie wykonawców. Zasada ta wymaga traktowania na równych prawach wszystkich podmiotów ubiegających się o zamówienie. Oznacza to jednakowe traktowanie podmiotów znajdujących się w jednakowej bądź podobnej sytuacji, a nie jednakową ocenę wszystkich wykonawców. Naruszeniem tej zasady oraz zasady uczciwej konkurencji jest nierozróżnianie wykonawców wiarygodnych, dających rękojmię właściwego wykonania zamówienia od podmiotów nieposiadających ani niezbędnego potencjału, ani doświadczenia.

Krajowa Izba Odwoławcza za istotną uznała okoliczność, że Odwołujący w trakcie postępowania nie przedstawiał innych dokumentów dotyczących warunku udziału w postępowaniu w zakresie zdolności technicznych i zawodowych, tj. nie powoływał się na inne, nowe usługi. Odwołujący w odpowiedzi na kolejne wezwania Zamawiającego konsekwentnie przedstawiał usługi wskazane w pierwotnym wykazie usług.

Nie ulega wątpliwości, że w przypadku gdy zamawiający posiada podmiotowe środki dowodowe, wykonawca nie jest zobowiązany do ich złożenia, ale - na wezwanie zamawiającego - zobowiązany jest je wskazać oraz potwierdzić ich prawidłowość i aktualność (art. 127 ust. 2 ustawy Pzp). W takiej sytuacji wykonawca, który chce skorzystać z instytucji przewidzianej art. 127 ust. 2 Pzp może, na wezwanie zamawiającego, oświadczyć, że będące w posiadaniu zamawiającego dokumenty są prawidłowe i aktualne, wobec czego nie ma potrzeby ponownego ich składania.

Zamawiający niewątpliwie był zobowiązany do wezwania wykonawcy do potwierdzenia prawidłowości i aktualności złożonych wraz z ofertą dokumentów (wezwanie z dnia 24 października 2025 r.). W odpowiedzi Odwołujący przedłożył referencje dotyczące wskazanych wraz z ofertą usług oraz potwierdzenie opłacenia składki polisy, załączonej również do oferty. Zatem charakter określonych środków dowodowych (tj. dowody potwierdzające należyte wykonanie świadczonych usług oraz dowód opłacenia składki polisy) wskazuje na oczywistą bezzasadność ponownego wezwania wykonawcy do potwierdzenia prawidłowości i aktualności złożonych dokumentów.

Zamawiający powinien już po otrzymaniu dokumentów w dniu 30 października 2025 r. ocenić czy Odwołujący spełnia warunki udziału w postępowaniu i w przypadku odpowiedzi negatywnej wezwać wykonawcę do uzupełnienia dokumentów w taki sposób aby potwierdzały spełnienie przez wykonawcę wymaganych warunków udziału w postępowaniu.

W ocenie Krajowej Izby Odwoławczej w okolicznościach przedmiotowej sprawy odrzucenie oferty Odwołującego było wynikiem nadmiernego formalizmu Zamawiającego, który nie może być priorytetem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Oczywiście, postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego jest postępowaniem sformalizowanym i z uwagi na pochodzenie środków takie być musi, jednak nie może znikać z pola widzenia jego cel, którym jest wybór oferty najkorzystniejszej i zawarcie ważnej umowy. Izba stwierdziła, że w konkretnych okolicznościach przedmiotowej sprawy zrealizowanie celu postępowania jest możliwe, bowiem Odwołujący winien zostać wezwany do uzupełnienia i wyjaśnienia podmiotowych środków dowodowych.

Tym samym należy uznać, że Zamawiający naruszył w kwestionowanym zakresie art. 16 pkt 1 ustawy Pzp, zgodnie z którym zamawiający przygotowuje i przeprowadza postępowanie o udzielenie zamówienia w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie wykonawców.

Wyrok z dnia 19 stycznia 2026 r., KIO 5231/25

Przeczytaj również:
https://www.wprzetargach.pl/stosowanie-przepisow-art-127-ust-2-art-126-ust-3-i-art-274-ust-3-ustawy-pzp
https://www.wprzetargach.pl/niecelowe-zwracanie-sie-przez-wykonawce-do-zamawiajacego-o-wystawienie-referencji-0
https://www.wprzetargach.pl/kategorie/podmiotowe-srodki-dowodowe-2019/podmiotowe-srodki-dowodowe-zlozone-bez-wezwania-z-oferta