Protokół postępowania jest ważnym dokumentem sporządzanym przez zamawiającego, który potwierdza nie tylko przebieg postępowania o udzielenie zamówienia, ale zawiera również istotne informacje dotyczące czynności związanych z przygotowaniem postępowania oraz osób, którym powierzono dokonywanie takich czynności.

Na podstawie art. 214 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp zamawiający może udzielić zamówienia z wolnej ręki, jeżeli dostawy, usługi lub roboty budowlane mogą być świadczone tylko przez jednego wykonawcę z przyczyn:
     a) technicznych o obiektywnym charakterze,
     b) związanych z ochroną praw wyłącznych wynikających z odrębnych przepisów
‒ jeżeli nie istnieje rozsądne rozwiązanie alternatywne lub rozwiązanie zastępcze, a brak konkurencji nie jest wynikiem celowego zawężenia parametrów zamówienia;

W wyniku kontroli doraźnej Prezes Urzędu Zamówień Publicznych stwierdził, że doszło do następujących naruszeń ustawy:  

Zgodnie z treścią SIWZ zamawiający wymagał wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy w wysokości 10% ceny całkowitej podanej w ofercie. 

Jednocześnie we wzorze umowy zamawiający zawarł następujący zapis: Zabezpieczenie służyć będzie do pokrycia roszczeń z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy w szczególności kar umownych i odsetek.

Orientacyjna wartość zamówienia jest przypuszczalną wartością planowanych robót budowlanych, dostaw lub usług i do jej ustalenia zamawiający może wykorzystać informacje dotyczące podobnych zamówień udzielonych w latach ubiegłych czy też pozyskane wskutek rozeznania rynku.

Zatrzymując wadium wniesione przez Odwołującego Zamawiający powołał się na art. 98 ust. 6 pkt 2 lit. b oraz pkt 3 ustawy Pzp. 

Zgodnie z art. 1 ust. 1 ustawy o dostępie do informacji publicznej („UDIP”), każda informacja o sprawach publicznych stanowi informację publiczną w rozumieniu ustawy i podlega udostępnieniu i ponownemu wykorzystywaniu na zasadach i w trybie określonych w ustawie. Informacją publiczną jest zatem każda wiadomość wytworzona lub odnoszona do władz publicznych, a także wytworzona lub odnoszona do innych podmiotów wykonujących funkcje publiczne w zakresie wykonywania przez nie zadań publicznych. 

Z charakteru wynagrodzenia powoda określonego w umowie jako ryczałtowe, w rozumieniu art. 632 § 1 k.c., wynika, iż należy się ono w umówionej wysokości i wykonawca w zasadzie nie może żądać jego podwyższenia, chociażby w czasie zawarcia umowy nie można było przewidzieć rozmiaru lub kosztów prac. Ten charakter wynagrodzenia prowadzi do obciążenia wykonawcy ryzykiem nieprzewidzianego wzrostu rozmiaru prac lub kosztów.

Zgodnie z art. 255 pkt 3 ustawy Pzp zamawiający unieważnia postępowanie,  jeżeli cena lub koszt najkorzystniejszej oferty lub oferta z najniższą ceną przewyższa kwotę, którą zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, chyba że zamawiający może zwiększyć tę kwotę do ceny lub kosztu najkorzystniejszej oferty.

W ocenie Krajowej Izby Odwoławczej zamawiający nie dopełnił obowiązków informacyjnych nałożonych ustawą w związku z wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie z wolnej ręki, ponieważ naruszył art. 262 ustawy Pzp. Przepis ten stanowi, że w przypadku unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia zamawiający niezwłocznie zawiadamia wykonawców, którzy ubiegali się o udzielenie zamówienia w tym postępowaniu, o wszczęciu kolejnego postępowania, które dotyczy tego samego przedmiotu zamówienia lub obejmuje ten sam przedmiot zamówienia. 

WARTO WIEDZIEĆ O TYM, ŻE …

Zgodnie z art. 67 ust. 1 pkt 1 lit. a Pzp zamawiający może udzielić zamówienia z wolnej ręki, jeżeli dostawy, usługi lub roboty budowlane mogą być świadczone tylko przez jednego wykonawcę z przyczyn technicznych o obiektywnym charakterze, jeżeli nie istnieje rozsądne rozwiązanie alternatywne lub rozwiązanie zastępcze, a brak konkurencji nie jest wynikiem celowego zawężenia parametrów zamówienia.

Samo uzasadnienie zastrzeżenia tajemnicy nie może być objęte tajemnicą przedsiębiorstwa. Uzasadnienie jest elementem jawnym, ma ono służyć weryfikacji prawidłowości wykazania przez wykonawcę objęcia tajemnicą przedsiębiorstwa składnych dokumentów. 

W wyroku z dnia 17 lutego 2016 r., KIO 149/16 Krajowa Izba Odwoławcza uznała, że informacje zawarte w wyjaśnieniach mają wartość gospodarczą, w szczególności dotyczy to takich zagadnień jak: organizacja pracy, logistyka, koszty wykonywania usług, wysokość zysku, kontakty z kontrahentami, ceny uzyskane za podwykonawstwo, ceny materiałów, wielkość rabatów, źródła dostaw. Ponadto sposób kalkulacji ceny zapewniający wykonawcy optymalizację zysków stanowi zbiór wypracowanych w praktyce metod prowadzenia własnej działalności gospodarczej, wpływający na sposób budowania ceny oferty.

Przedmiar robót budowlanych, stanowiący podstawę sporządzenia kosztorysu, jest opracowaniem wtórnym w stosunku do projektu i specyfikacji technicznych i to nie on determinuje zakres prac objętych przedmiotem zamówienia.

Zawarte w przedmiarze robót zestawienia mają zobrazować skalę roboty budowlanej i pomóc wykonawcom w oszacowaniu kosztów inwestycji, wobec czego przedmiarowi robót można przypisać wyłącznie charakter dokumentu pomocniczego.

Ustalając wartość zamówienia należy pamiętać, że jeżeli zamawiający planuje udzielić zamówienia na roboty budowlane lub usługi w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania, lub dopuszcza możliwość składania ofert częściowych, wartością zamówienia jest łączna wartość poszczególnych części zamówienia (art. 30 ust. 1 ustawy Pzp).

Umowa o roboty budowlane powinna określać, czy od odbioru częściowego rozpoczynają się okresy rękojmi i gwarancji.

Jeżeli odebrane częściowo przez inwestora roboty budowlane nadal znajdują się pod nadzorem wykonawcy, to wówczas cały czas ryzyko i odpowiedzialność pozostają po stronie wykonawcy jako odpowiedzialnego za powierzony mu teren budowy.