Opatrzenie znaku graficznego pieczęcią imienną nie oznacza, że znak taki staje się podpisem, posłużenie się przez pełnomocnika parafą, a nie skróconym podpisem pod tłumaczeniami dokumentów nie pozwala przyjąć, że zostały one złożone w sposób skuteczny, a parafą może być również cały podpis lub podpis nieczytelny

Zagadnienie formy pisemnej, także w odniesieniu do oferty oraz oświadczeń, o którychnmowa w art. 25a ust. 1 Pzp, nadal budzi wątpliwości. W praktyce, zamawiający w postępowaniach o udzielenie zamówienia o wartości mniejszej niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 Pzp, nie decydują się na odrzucenie oferty, nie dostrzegając wad formy pisemnej skutkujących jej odrzuceniem. Co więcej, problem ten dotyczy również zamówień, do których nie stosuje się przepisów Pzp na podstawie chociażby art. 4 pkt 8 i art. 133 ust. 1 Pzp, a także zamówień udzielanych na podstawie art. 138g ust. 1 pkt 1 i 2 oraz art. 138o Pzp.

Zagadnienie wad formy pisemnej jest pomijane często w toku kontroli udzielonych zamówień publicznych. Znaczenie tego problemu - ze względu na korekty finansowe - ma olbrzymie znaczenie w przypadku zamówień współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej.

Do zagadnienia wad formy pisemnej odniosła się Krajowa Izba Odwoławcza w wyroku z dnia 8 czerwca 2017 r., KIO 888/17.

Wyrok ten dotyczy wprawdzie już nieobowiązującego stanu nprawnego w odniesieniu do JEDZ-a. Jednak ze względu na zagadnienie wady formy pisemnej, pozostaje aktualny zarówno w odniesieniu zarówno do wstępnego oświadczenia, o którym mowa w art. 25a Pzp, składanego w postępowaniu o wartości mniejszej niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 Pzp oraz ofert składanych w takich postępowaniach.

Warto zauważyć, że po zmianie § 14 ust. 2 rozporządzenia Ministra Rozwoju z dnia 26 lipca 2016 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy w postępowaniu o udzielenie zamówienia (Dz.U. z 2016 r. poz. 1126), dokumenty lub oświadczenia, o których mowa w tym rozporządzeniu, składane są w oryginale w postaci dokumentu elektronicznego lub w elektronicznej kopii dokumentu lub oświadczenia poświadczonej za zgodność z oryginałem. Zgodnie natomiast z § 14 ust. 4 zdanie pierwsze rozporządzenia poświadczenie za zgodność z oryginałem elektronicznej kopii dokumentu lub oświadczenia, o której mowa w § 14 ust. 2 rozporządzenia następuje przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego. W praktyce będzie to elektroniczne odwzorowanie oryginalnego oświadczenia lub dokumentu sporządzonego pierwotnie w postaci papierowej, czyli skan oświadczenia lub dokumentu papierowego, a następnie potwierdzenie za zgodność z oryginałem przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Zgodnie natomiast z § 14 ust. 2a rozporządzenia w przypadku postępowań o udzielenie zamówienia w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa, w których, zgodnie z wyborem zamawiającego, nie została dopuszczona możliwość składania dokumentów lub oświadczeń, o których mowa w rozporządzeniu, przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, dokumenty lub oświadczenia składane są w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem. W takim przypadku poświadczenie za zgodność z oryginałem następuje przez opatrzenie kopii dokumentu lub kopii oświadczenia, sporządzonych w postaci papierowej, własnoręcznym podpisem.

Również w przypadkach, o których mowa w art. 10c ust. 1 Pzp (gdy zamawiający odstąpi od wymogu użycia środków komunikacji elektronicznej przy składaniu ofert), dokumenty lub oświadczenia, o których mowa w tym rozporządzeniu, mogą być składane za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe, osobiście lub za pośrednictwem posłańca (§ 14 ust. 2b rozporządzenia). W takim przypadku poświadczenie za zgodność z oryginałem następuje przez opatrzenie kopii dokumentu lub kopii oświadczenia, sporządzonych w postaci papierowej, własnoręcznym podpisem.

W wyroku KIO 888/17, zwrócono m. in. uwagę, że opatrzenie znaku graficznego pieczęcią imienną nie wywołuje skutku, że określony znak graficzny staje się przez to podpisem, ponieważ to podpis ma identyfikować osobę, która go złożyła, a nie pieczęć imienna.

Posłużenie się przez pełnomocnika parafą, a nie skróconym podpisem pod tłumaczeniami dokumentów nie pozwala natomiast przyjąć, że zostały one złożone w postepowaniu w sposób skuteczny.

Co więcej, Krajowa Izba Odwoławcza zwróciła uwagę na znaczenie parafy oraz to, że parafą może być również cały podpis lub podpis nieczytelny.

Temat formy pisemnej, podpisu własnoręcznego, formy i postaci oświadczeń i dokumentów składanych w postępowaniach, zostanie omówiony szerzej w grudniowym NEWSLETTERZE PRAWA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH.

W obowiązujących przepisach prawa nie została ukształtowana definicja podpisu, jednakże w oparciu o poczynione wykładnie w orzecznictwie sadów powszechnych oraz Sądu Najwyższego należy wskazać, że podpis musi obejmować co najmniej nazwisko. Podpis dokumentuje nie tylko brzmienie nazwiska ale również i charakter pisma osoby podpisującej, co ułatwia jej identyfikację. Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 8 maja 1997 r., II CKN 153/97, wskazał, że podpis musi być złożony własnoręcznie w taki sposób, aby można było ustalić kto jest autorem tego podpisu, gdyż chodzi o udokumentowanie nie tylko brzmienia nazwiska, ale także i charakteru pisma, by w ten sposób ułatwić orientację w rozpoznaniu osoby. Treść podpisu stanowi, co najmniej nazwisko składającego oświadczenie, natomiast zgodnie z uchwałą składu 7 sędziów SN z dnia 30 grudnia 1993 r., III CZP 146/93, nazwisko może przybrać postać skróconą. W uchwale tej uznano, że podpis nieczytelny stanowi wyraz woli napisania nazwiska wtedy, gdy podpisujący w taki właśnie sposób pisze swoje nazwisko, składając podpisy na dokumentach. Sąd Najwyższy w uzasadnieniu znaczył również, że „Składając podpis na dokumencie obejmującym oświadczenie woli, podpisujący wyraża wolę wywołania określonych skutków prawnych i daje jednocześnie wyraz temu, że dokument zawiera ostateczną, a nie jedynie projektowaną treść danego oświadczenia, że oświadczenie to jest zupełne, oraz że pochodzi od osoby podpisanej. Powyższe funkcje podpisu nie pozostają bez znaczenia dla rozumienia treści tego pojęcia. Można bowiem przyjmować, że skoro podpis jest napisanym znakiem ręcznym określonej osoby, to powinien on wskazywać tę osobę, a więc przedstawiać nie tylko jej charakter pisma, ale i dane, które ją indywidualizują. Należą do nich, między innymi, imię i nazwisko, przy czym funkcję indywidualizującą pełni przede wszystkim nazwisko.

Z punktu widzenia semantyki podpis oznacza „nazwisko (imię), rzadziej godło, inicjały, napisane zwykle własnoręcznie”, natomiast podpisać się - to „napisać własnoręcznie swoje nazwisko (imię), rzadziej godło, inicjały; zaświadczyć, stwierdzić coś swym podpisem” (por. Słownik języka polskiego, PWN, Warszawa 1978, t. 2, s. 743). W mowie potocznej słowo „podpis” jest używane w dwóch różnych znaczeniach. W stosunkach rodzinnych lub towarzyskich przez podpis rozumie się każde zakończenie pisma przez osobę, od której pismo pochodzi, np. tylko imię, i to także zdrobniałe. Jeżeli chodzi o podpisy składane w stosunkach urzędowych, zwłaszcza na pismach mających charakter czynności prawnej, przyjmuje się powszechnie, że podpis oznacza imię i nazwisko lub co najmniej nazwisko podpisującego. Przeświadczenie takie utrwaliło się w społeczeństwie ze względu na funkcję nazwiska, która polega na ustaleniu tożsamości osoby fizycznej. W braku wyraźnego ustanowienia terminologicznego użyte w ustawie wyrazy rozumie się w takim znaczeniu, w jakim są one powszechnie i stale używane w mowie potocznej. Są zatem argumenty na rzecz tezy, ze podpis w rozumieniu ustawy powinien obejmować co najmniej nazwisko podpisującego.”

W postanowieniu z dnia 17 czerwca 2009 r., IV CSK 78/09, Sąd Najwyższy potwierdził, że dopuszczalne jest skrócenie nazwiska, nie musi też być ono w pełni czytelne, zastrzegając, że podpis powinien składać się z liter i umożliwiać identyfikację autora oraz umożliwiać porównanie i ustalenie, czy został złożony w formie zwykle przez daną osobę używanej. Powyższe pozwala na jednoznaczne określenie, że podpis może przybrać postać skróconą ale winien zawierać litery i umożliwiać identyfikację autora podpisu.

W uchwale Sądu Najwyższego z 30 grudnia 1993 r., III CZP 146/93, czytamy: „Podpis nieczytelny stanowi wyraz woli napisania nazwiska jedynie wówczas, gdy podpisujący w taki właśnie sposób pisze swoje nazwisko, składając podpisy na dokumentach. Dlatego też podpis nieczytelny powinien być złożony w formie zwykle używanej przez wystawcę weksla, a więc w formie, która jest tym samym znana szerszemu kręgowi osób. Tak wykonany podpis, choć nie daje się odczytać, wyraża napisane nazwisko a zarazem pełni funkcję identyfikacyjną”.

W ocenie Krajowej Izby Odwoławczej znamienne znaczenie w rozpoznawanej sprawie było to, że wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu zostały podpisane przez określone osoby - co najważniejsze, podpis złożony na wniosku odpowiadał ugruntowanej na podstawie orzecznictwa wykładni tego czym ma charakteryzować się podpis. Natomiast kolejne dokumenty w tym JEDZ-e nie zostały podpisane przez umocowane osoby, ponieważ w miejscach, gdzie złożenie tego podpisu było wymagane nie widniał podpis, tylko jakiś znak graficzny, który w zasadzie nie mógł zostać uznany za nic innego jak tylko parafę.

Co do miejsca złożenia podpisu na dokumencie oczywiście idealnie byłoby, gdyby podpis został złożony pod treścią, jednakże w ocenie Krajowej Izby Odwoławczej, nie istnieje również taki przepis, który nakazywałby dla skuteczności podpisu złożenie go bezpośrednio, w określonej odległości, pod treścią. Krajowa Izba Odwoławcza zwróciła jednak uwagę, że i w tym zakresie Sąd Najwyższy w uchwale z dnia 30 grudnia 1993 r., III CZP 146/93, wskazał między innymi, że „parafę odróżnia od podpisu przede wszystkim funkcja. Parafa stanowi bowiem sposób sygnowania dokumentu, mający świadczyć o tym, że jest on przygotowany do złożenia podpisu. Nawet wówczas, gdy parafujący zamiast inicjałów zamieści na dokumencie swój pełny podpis, jego znak zachowa znaczenie przygotowania dokumentu do złożenia na nim podpisu. O merytorycznym znaczeniu znaku bowiem przesądzi w takim wypadku treść dokumentu”.
Krajowa Izba Odwoławcza uznała zatem, że „w przypadku Konsorcjum S.T., JEDZ S.T.S.P. spółka z o.o. nie został podpisany przez umocowaną do reprezentacji osobę, a jedynie co najwyżej został parafowany.”

W ocenie Krajowej Izby odwoławczej nie miało znaczenia, że ta sama osoba, która była uprawniona w imieniu danego podmiotu do podpisania dokumentów parafowała te dokumenty, nie istnieje bowiem takie prawo, które by tego zabraniało.

Krajowa Izba Odwoławcza zwróciła uwagę, że w oświadczeniu Pana A.Ł. z dnia 25 maja 2017 r. Pan Ł., wskazał, że „znak graficzny widniejący w prawym dolnym roku wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu (...) w tym na formularzu JEDZ S.T.S.P. spółka z o.o. jest moim własnoręcznym podpisem nieczytelnym, którym stale się posługuję i opatruję nim podpisywane przez siebie dokumenty”. Jednakże - w ocenie Krajowej Izby Odwoławczej - nie ulegało wątpliwości, że wniosek został podpisany pełnym imieniem i nazwiskiem składającego podpis, a jednocześnie parafowany w prawym dolnym rogu dokumentu. Tak samo został podpisany JEDZ, tj. imieniem i nazwiskiem oraz jednocześnie postawieniem znaku graficznego, który w ocenie Krajowej Izby Odwoławczej może być uznany jedynie za parafę.

Jednocześnie Krajowa Izba Odwoławcza zwróciła uwagę, że potoczne rozumienie podpisu oraz przekonanie podpisującego się, że znak graficzny, którym się posługuje stanowi podpis nie może i nie stanowi usprawiedliwienia dla braku podpisu na dokumencie.

W ocenie Krajowej Izby Odwoławczej potwierdziło to również stanowisko zamawiającego, który wskazał, że jedynie badanie wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu w zakresie całokształtu złożonych dokumentów pozwoliło na zidentyfikowanie osoby, natomiast znak graficzny postawiony na JEDZ-u nie pozwolił na identyfikację osoby podpisującej dokument.

 

Józef Edmund Nowicki, Redaktor naczelny

Orzecznictwo:  www.uzp.gov.pl

 

ś