Przedłużenie terminu do złożenia, poprawienia lub uzupełnienia oświadczeń lub dokumentów

Termin, który zamawiający może wyznaczyć na złożenie, poprawienie lub uzupełnienie w trybie art. 26 ust. 3 ustawy Pzp nie został przez ustawodawcę określony.

Termin ten powinien być jednak realny i umożliwić wykonawcom złożenie, poprawienie lub uzupełnienie wymaganych w postępowaniu oświadczeń lub dokumentów. 

Zamawiający określając termin w wezwaniu z art. 26 ust. 3 ustawy Pzp powinien uwzględnić dzień, w którym wykonawca przy zachowaniu należytej staranności powinien zapoznać się z treścią wezwania oraz możliwości wykonawcy co do złożenia, poprawienia lub uzupełnienia wymaganych oświadczeń i dokumentów w terminie wskazanym w wezwaniu. 

Tylko w uzasadnionym przypadku wykonawca może zwrócić się do zamawiającego o przedłużenie terminu do złożenia, poprawienia lub uzupełnienia. W takim przypadku wykonawca musi wykazać, że żąda przedłużenia terminu ze względu na wyjątkową sytuację niewynikającą z przyczyn leżących po jego stornie, której nie mógł on przewidzieć, co uniemożliwia mu złożenie, poprawienie lub uzupełnienie oświadczen lub dokumentów w terminie wskazanym w wezwaniu.  

Jeżeli wezwanie z art. 26 ust. 3 ustawy Pzp nie było wadliwe, w tym również, gdy termin wskazany w wezwaniu był terminem realnym do złożenia, poprawienia lub uzupełnienia, niedopuszczalne będzie przedłużenie tego terminu przez zamawiającego, z jego własnej inicjatywy. 

Byłoby to naruszenie zasady jednokrotnego wezwania.

W wyroku z dnia 15 kwietnia 2014 r., KIO 691/14 Krajowa Izba Odwoławcza uznała, że „Odpowiedni termin to (…) termin, który jest realny do dochowania w danej sytuacji. Niewątpliwie termin do uzupełnienia dokumentów doręczony w piątek po południu, a upływający w poniedziałek, jest terminem krótkim. Choć formalnie trzydniowy, w praktyce skraca się do jednego dnia. (…). Zasadą oczywiście jest, że wykonawca powinien dysponować wszystkimi dokumentami w dniu składania ofert, jednak skoro ustawodawca dopuścił uzupełnianie dokumentów - nie można wykluczyć, że w niektórych przypadkach zajdzie konieczność pozyskania dokumentu od osoby trzeciej; wykonawca dopiero po otrzymaniu wezwania może się zorientować, o jaki dokument chodzi.”. 

W wyroku z dnia 26 czerwca 2013 r., KIO 1393/13, Krajowa Izba Odwoławcza odnosząc się do stanowiska odwołującego, że termin określony w wezwaniu przypadał w trakcie tzw. „długiego weekendu” uznała, że „odwołujący jako uczestnik postępowania o udzielenie zamówienia winien był przewidzieć, że również w trakcie trwania, jak to określono tzw. „długiego weekendu”, może wystąpić konieczność uzupełnienia dokumentów lub udzielenia wyjaśnień w ramach omawianego postępowania, a zatem nie na nikim innym, a właśnie na odwołującym spoczywał ciężar zapewnienia niezakłóconej pracy w spółce, a także zorganizowanie pracy w ten sposób, aby umożliwić wywiązanie się spółce z wszelkich obowiązków związanych z przedmiotowym postępowaniem.”. 

W wyroku z dnia 11 kwietnia 2014 r., KIO 631/14 Krajowa Izba Odwoławcza stwierdziła natomiast, że „Wyznaczenie wykonawcy na uzupełnienie dokumentów terminu kilkudniowego w warunkach postępowań o udzielenie zamówienia publicznego i szybkości tego postępowania i generalnie krótkich terminów ustawowych nie jest czymś nadzwyczajnym. Istotą wezwania do uzupełniania dokumentów jest możliwość przedłożenia przez wykonawcę dokumentów, które miały potwierdzać spełnianie warunków udziału w postępowaniu (bądź też dokumentów przedmiotowych), które wykonawca powinien posiadać już w momencie upływu terminu składania ofert czy wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu. Oczekiwanie ze strony wykonawcy, prezentowane w treści rozpoznawanego przez Izbę odwołania, że termin na uzupełnienie dokumentów musi pozwolić wykonawcy na pozyskanie nowych osób i odpowiednich dla nich dokumentów dla potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu, jest nieuprawnione. Wykonawca przede wszystkim na dzień składania ofert (upływ terminu do składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu) powinien dysponować określonym potencjałem i dokumentami go potwierdzającymi.”. 

Należy zauważyć, że wykonawca już w chwili wszczęcia postępowania ma wiedzę, jakie oświadczenia i diokumenty żąda zamawiający. Stąd właśnie konieczne jest wykazanie przez wykonawcę, że żąda on przedłużenia terminu ze względu na wyjątkową sytuację niewynikającą z przyczyn leżących po jego stornie, której nie mógł on przewidzieć. 
 

Józef Edmund Nowicki

 

ś