Czy w obecnym stanie prawnym, na gruncie przepisów o ochronie danych osobowych, zamawiający może żądać kopii umów o pracę zawierających imię i nazwisko osób, które świadczyć będą czynności na rzecz zamawiającego, datę zawarcia umowy, rodzaj umowy o pracę oraz wymiar etatu?
Krajowa Izba Odwoławcza nie podzieliła poglądu odwołującego o braku przepisu ustawowego uprawniającego do żądania przez zamawiającego kopii umów o pracę czy innych dokumentów wymaganych przez zamawiającego do kontroli wymagań wskazanych w art. 29 ust. 3a ustawy Pzp.
W opinii Urzędu Zamówień Publicznych z dnia 28 kwietnia 2018 r. dotyczącej art. 29 ust. 3a ustawy Pzp, Prezes UZP w sposób jednoznaczny wskazał, że „(...) Zamawiający w oparciu o dyspozycję art. 36 ust. 2 pkt 8a lit. a) ustawy Pzp, może wymagać od wykonawcy zatem wyłącznie takich informacji, które są niezbędne z punktu widzenia celu, jakim jest kontrola spełniania przez ten podmiot wymagań w zakresie zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących czynności w zakresie realizacji zamówienia na roboty budowlane lub usługi.
W konsekwencji, na gruncie art. 36 ust. 2 pkt 8a lit. a) ustawy Pzp możliwe będzie żądanie przez zamawiającego kopii umów o pracę zawierających imię i nazwisko osób, które świadczyć będą czynności na rzecz zamawiającego, datę zawarcia umowy, rodzaj umowy o pracę oraz wymiar etatu.
Ponadto, w ocenie Urzędu Zamówień Publicznych, w celu wykazania spełnienia ww. warunku, zamawiający może żądać przedłożenia przez wykonawcę lub podwykonawcę oświadczenia o zatrudnieniu na podstawie umowy o pracę osób wykonujących czynności w związku z realizacją zamówienia.
Dopuszczalne będzie też żądanie dokumentów potwierdzających opłacanie składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne z tytułu zatrudnienia na podstawie umów o pracę (wraz z informacją o liczbie odprowadzonych składek), które będzie mogło przyjąć postać zaświadczenia właściwego oddziału ZUS lub zanonimizowanych, z wyjątkiem imienia i nazwiska, dowodów potwierdzających zgłoszenie pracownika przez pracodawcę do ubezpieczeń.”
Ponadto zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 2 ustawy o ochronie danych osobowych przetwarzanie danych osobowych jest dopuszczalne m.in. jeśli jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa. Jest oczywiste, że obowiązkiem zamawiającego wynikającym z art. 29 ust. 3a ustawy Pzp jest żądanie, by zatrudnienie przy określonych czynnościach przy wykonywaniu zamówienia odbywało się na podstawie umów o pracę. Jest również oczywiste, że uprawnieniem zamawiającego wynikającym z art. 36 ust. 2 pkt 8a ustawy Pzp jest kontrola formy zatrudnienia. Jeśli więc zamawiający będzie w stanie wykazać, że do spełnienia tego obowiązku i wykonywania uprawnienia niezbędne jest pozyskanie danych osobowych osób wykonujących wskazane czynności - może żądać udostępnienia danych osobowych. Zaznaczyć przy tym należy, że żądanie udostępnienia musi być ograniczone do tych danych osobowych, które nie wykraczają poza pojęcie niezbędności. To zaś podlega ocenie przez zamawiającego w okolicznościach konkretnej sprawy.
W ocenie Krajowej Izby odwoławczej informacje dotyczące imienia i nazwiska, podstawy zatrudnienia czy zakresu wykonywanych czynności przy realizacji zamówienia są informacjami niezbędnymi do realizacji przez zamawiającego uprawnienia do weryfikacji obowiązku zatrudnienia pracowników na podstawie umowy o pracę.
Wyrok z dnia 30 lipca 2018 r., KIO 1380/18, KIO 1384/18
Źródło: www.uzp.gov.pl