Zgodnie z art. 126 ust. 3 i art. 274 ust. 3 ustawy Pzp, jeżeli zachodzą uzasadnione podstawy do uznania, że złożone uprzednio podmiotowe środki dowodowe nie są już aktualne, zamawiający może w każdym czasie wezwać wykonawcę lub wykonawców do złożenia wszystkich lub niektórych podmiotowych środków dowodowych, aktualnych na dzień ich złożenia. Przepisy art. 126 ust. 3 i art. 274 ust. 3 ustawy Pzp pozwalają na wezwanie wykonawcy lub wykonawców do złożenia wszystkich lub niektórych podmiotowych środków dowodowych aktualnych na dzień ich złożenia. Nie będzie to jednak możliwe zawsze. Muszą zachodzić uzasadnione podstawy do uznania, że złożone uprzednio podmiotowe środki dowodowe nie są już aktualne. Na podstawie art. 126 ust. 3 i art. 274 ust. 3 ustawy Pzp zamawiający może sprawdzić, czy wykonawca nadal nie podlega wykluczeniu z postępowania lub spełnia warunki udziału w postępowaniu.
Zamawiający, chcąc skorzystać z przepisów art. 126 ust. 3 i art. 274 ust. 3 ustawy Pzp musi mieć uzasadnione obawy, że złożone uprzednio podmiotowe środki dowodowe nie są już aktualne. Uzasadnioną podstawą może być znaczny upływ czasu (np. wnoszone odwołania i przedłużające się postępowanie), informacja medialna lub informacja przekazana zamawiającemu przez innego wykonawcę, że wobec wykonawcy, który złożył wcześniej podmiotowe środki dowodowe zachodzą podstawy wykluczenia z postępowania lub wykonawca ten już nie spełnia warunków udziału w postępowaniu. W takich przypadkach zamawiający chcąc mieć pewność, że wykonawca, którego oferta została najwyżej oceniona przykładowo nadal nie zalega z opłacaniem podatków i opłat oraz składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, może wezwać tego wykonawcę do złożenia nowego zaświadczenia właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzającego potwierdzających, że wykonawca nadal nie zalega z opłacaniem podatków i opłat.
Wykonawca, który na wezwanie z art. 126 ust. 1, art. 274 ust. 1 lub art. 128 ust. 1 ustawy Pzp złożył zaświadczenie właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzające, że nie zalega z opłacaniem podatków i opłat, na wezwanie z art. 126 ust. 3 lub art. 274 ust. 3 ustawy Pzp nie może złożyć ponownie tego samego zaświadczenia, argumentując, że jest ono wciąż aktualne. W takim przypadku wykonawca musi wystąpić do właściwego naczelnika urzędu skarbowego o wydanie nowego zaświadczenia, że nie zalega z opłacaniem podatków i opłat.
Na podstawie przepisów art. 126 ust. 3 i art. 274 ust. 3 ustawy Pzp zamawiający może również żądać od wykonawcy nowej informacji banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej potwierdzającej, że nadal posiada zdolność kredytową, dokumentów potwierdzających, że wykonawca jest nadal ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia ze wskazaniem sumy gwarancyjnej tego ubezpieczenia.
Należy zauważyć, że wykonawca do zakończenia postępowania powinien być w stanie ciągłego niepodlegania wykluczeniu z postępowania oraz spełniania warunków udziału w postępowaniu. Jeżeli na wezwanie z art. 126 ust. 3 lub art. 274 ust. 3 ustawy Pzp, wykonawca nie złożył podmiotowych środków dowodowych, lub są one niekompletne lub zawierają błędy, zamawiający na podstawie art. 128 ust. 1 ustawy Pzp wzywa wykonawcę odpowiednio do ich złożenia, poprawienia lub uzupełnienia w wyznaczonym terminie, chyba że wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo oferta wykonawcy podlegają odrzuceniu bez względu na ich złożenie, uzupełnienie lub poprawienie lub zachodzą przesłanki unieważnienia postępowania.
W wyroku z dnia 17 września 2018 r., KIO 1777/18 Krajowa Izba Odwoławcza zwróciła uwagę, że „okoliczność spełnienia warunków udziału w postępowaniu musi charakteryzować się ciągłością, co oznacza, że wykonawca jest zobowiązany spełniać warunki nie tylko w dacie składania ofert, ale przez cały okres aż do zakończenia postępowania. Na taką interpretację wskazuje treść art. 26 ust. 2f Pzp2004. Zamawiający może zwrócić się o złożenie dokumentów, które stały się już nieaktualne na każdym etapie postępowania tak aby wykonawca dawał rękojmię należytego wykonania zamówienia aż do zakończenia postępowania. Dotyczy to jednak sytuacji, gdy w toku postępowania dokumenty wcześniej potwierdzające warunki udziału w toku postępowania stały się nieaktualne. Warunki udziału w postępowaniu mają na celu wyłonienie wykonawcy zdolnego do wykonania zamówienia, nie zaś zdolnego wyłącznie na dzień składania ofert, dlatego też stan ich spełnienia musi być utrzymany również na moment ich złożenia.” Analogiczne w wyroku z dnia 24 października 2018 r., KIO 2026/18 („Taka niezbędność natomiast zaistnieje niewątpliwie wtedy, gdy pojawia się ryzyko udzielenia zamówienia wykonawcy, który w toku postępowania przestał spełniać warunki udziału w postępowaniu lub zaszły wobec niego przesłanki wykluczenia.”).
Jeżeli na wezwanie z art. 126 ust. 3 lub art. 274 ust. 3 ustawy Pzp, wykonawca nie złożył podmiotowych środków dowodowych, lub są one niekompletne lub zawierają błędy, zamawiający na podstawie art. 128 ust. 1 ustawy Pzp wzywa wykonawcę odpowiednio do ich złożenia, poprawienia lub uzupełnienia w wyznaczonym terminie, chyba że wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo oferta wykonawcy podlegają odrzuceniu bez względu na ich złożenie, uzupełnienie lub poprawienie lub zachodzą przesłanki unieważnienia postępowania.