Przedmiotowe środki dowodowe zostały zdefiniowane w art. 7 pkt 20 NPzp i są to środki służące potwierdzeniu zgodności oferowanych dostaw, usług lub robót budowlanych z wymaganiami, cechami lub kryteriami określonymi w opisie przedmiotu zamówienia lub opisie kryteriów oceny ofert, lub wymaganiami związanymi z realizacją zamówienia.
Przedmiotowe środki dowodowe odnoszą się bezpośrednio do właściwości przedmiotu przyszłego zobowiązania wykonawcy (przedmiotu zamówienia) i co do zasady są również w znaczeniu zarówno materialnym, jak i formalnym, częścią oferty rozumianej jako oświadczenie woli wyrażające zobowiązanie do określonego wykonania zamówienia.
Przedmiotowym środkiem dowodowym może być dokument producenta (np. karta techniczna wyrobu budowlanego, karta charakterystyki, specyfikacja techniczna urządzenia) oraz oświadczenie własne wykonawcy, w którym wykonawca potwierdza, że oferowany przedmiot zamówienia spełnia wymagania określone w opisie przedmiotu zamówienia (np. sporządzony przez zamawiającego wykaz parametrów technicznych i cech funkcjonalnych, w którym wykonawca wpisuje wartości parametrów technicznych i cechy funkcjonalne oferowanego urządzenia).
Tylko co do zasady przedmiotowe środki dowodowe należy rozpatrywać jako kwalifikowaną formę potwierdzenia zgodności oferowanego świadczenia z wymaganym przez zamawiającego („środki służące potwierdzeniu zgodności oferowanych dostaw, usług lub robót budowlanych z wymaganiami, cechami (…) określonymi w opisie przedmiotu zamówienia (…)).
Jeżeli zamawiający żąda złożenia przedmiotowych środków dowodowych, wykonawca składa je wraz z ofertą (art. 107 ust. 1 NPzp).
Z definicji legalnej przedmiotowego środka dowodowego (art. 7 pkt 20 NPzp) wynika, że zamawiający może żądać przedmiotowego środka dowodowego:
- w celu potwierdzenia, że oferowane dostawy, usługi lub roboty spełniają wymagania zamawiającego określone w opisie przedmiotu zamówienia („środki służące potwierdzeniu zgodności oferowanych dostaw, usług lub robót budowlanych z wymaganiami, cechami określonymi w opisie przedmiotu zamówienia”),
- w celu dokonania oceny ofert („środki służące potwierdzeniu zgodności oferowanych dostaw, usług lub robót budowlanych z kryteriami określonymi w opisie kryteriów oceny ofert”),
- na etapie realizacji umowy w sprawie zamówienia publicznego („środki służące potwierdzeniu zgodności oferowanych dostaw, usług lub robót budowlanych z wymaganiami związanymi z realizacją zamówienia”).
Kiedy przedmiotowy środek dowodowy będzie stanowić treść oferty?
Jeżeli zamawiający żąda przedmiotowych środków dowodowych w celu potwierdzeniu zgodności oferowanych dostaw, usług lub robót budowlanych z wymaganiami, określonymi w opisie przedmiotu zamówienia, wykonawca składa je wraz z ofertą (art. 107 ust. 1 NPzp). W takim przypadku, jeżeli wykonawca nie złożył przedmiotowych środków dowodowych lub złożone przedmiotowe środki dowodowe są niekompletne, zamawiający wzywa do ich złożenia lub uzupełnienia w wyznaczonym terminie, o ile przewidział to w ogłoszeniu o zamówieniu lub dokumentach zamówienia (np. w SWZ).
Jeżeli zamawiający żąda przedmiotowych środków dowodowych w celu potwierdzeniu zgodności oferowanych dostaw, usług lub robót budowlanych z wymaganiami, określonymi w opisie przedmiotu zamówienia, przedmiotowe środki dowodowe nie stanowią treści oferty. W takim przypadku zamawiający żąda wyjaśnień dotyczących treści przedmiotowych środków dowodowych na podstawie art. 107 ust. 4, a nie na podstawie art. 223 ust. 1 zdanie pierwsze NPzp.
Przedmiotowe środki dowodowe stanowią treść oferty tylko w przypadku, gdy zamawiający żąda ich złożenia w celu dokonania oceny ofert („jeżeli przedmiotowy środek dowodowy służy potwierdzeniu zgodności z cechami lub kryteriami określonymi w opisie kryteriów oceny ofert”).
W takim przypadku nie stosuje się przepisu art. 107 ust. 2 NPzp. Jeżeli przedmiotowy środek dowodowy służy potwierdzeniu zgodności z cechami lub kryteriami określonymi w opisie kryteriów oceny ofert, a wykonawca nie złoży go wraz z ofertą lub złożone przedmiotowe środki dowodowe są niekompletne, niedopuszczalne jest wezwanie wykonawcy do ich złożenia lub uzupełnienia (zob. art. 107 ust. 3 NPzp).
Jeżeli przedmiotowy środek dowodowy służy potwierdzeniu zgodności z cechami lub kryteriami określonymi w opisie kryteriów oceny ofert, zamawiający żąda wyjaśnień dotyczących treści przedmiotowych środków dowodowych na podstawie na podstawie art. 223 ust. 1 zdanie pierwsze NPzp
Józef Edmund Nowicki